Interná smernica o príspevku na rekreáciu: Komplexný sprievodca pre zamestnávateľov a zamestnancov

S účinnosťou novely zákona o dani z príjmov od 1. januára 2019 sa zavádza možnosť pre zamestnávateľov poskytovať príspevky na rekreáciu zamestnancom. Táto interná smernica upravuje práva a povinnosti zamestnávateľa a zamestnancov pri poskytovaní tohto príspevku. Cieľom je zabezpečiť, aby boli splnené všetky zákonné podmienky pre daňovú uznateľnosť príspevku pre zamestnávateľa a oslobodenie od dane pre zamestnanca.

Vzhľadom na ustanovenie § 5 ods. 7 písm. b) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, ktoré oslobodzuje príspevky na rekreáciu od dane pre zamestnancov, a § 19 ods. 2 písm. c) bod 5 ZDP, ktorý umožňuje zamestnávateľom zahrnúť tieto príspevky do daňových výdavkov, je nevyhnutné, aby zamestnávateľ mal jasne definované podmienky poskytovania príspevkov prostredníctvom internej smernice. Súčasťou tejto smernice by mal byť aj vzor žiadosti zamestnanca o príspevok a vzor vyúčtovania. Daňovým výdavkom je totiž iba výdavok, ktorý spĺňa podmienky stanovené zákonom.

Všeobecné ustanovenia a rozsah pôsobnosti smernice

Táto interná smernica (ďalej len "Smernica") upravuje práva a povinnosti zamestnávateľa a zamestnancov pri poskytovaní príspevku na rekreáciu zamestnancov (ďalej len "Príspevok") v súlade s § 152a zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce (ďalej len "Zákonník práce"). Zamestnávateľ vydáva túto Smernicu na základe ustanovenia § 152a Zákonníka práce, ktorý bol do zákona vložený zákonom č. 347/2018 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 91/2010 Z. z.

Smernica sa nevzťahuje na osoby, ktoré sú so zamestnávateľom v pracovnoprávnom vzťahu na základe dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Zamestnávateľ si vyhradzuje právo rozhodnúť o spôsobe čerpania príspevku na rekreáciu.

Definície kľúčových pojmov

• Zamestnávateľ: (Doplniť názov a identifikačné údaje zamestnávateľa).
• Zákonník práce: Zákon č. 311/2001 Z. z.
• Príspevok: Príspevok, ktorý Zamestnávateľ poskytuje podľa § 152a Zákonníka práce Oprávnenej osobe na základe písomnej žiadosti v sume 55 % oprávnených výdavkov, najviac však v sume 275 € za kalendárny rok. U Zamestnanca, ktorý má dohodnutý pracovný pomer na kratší pracovný čas, sa najvyššia suma Príspevku na rekreáciu za kalendárny rok zníži v pomere zodpovedajúcom kratšiemu pracovnému času. Rozhodujúcim na určenie rozsahu sumy Príspevku na rekreáciu je dohodnutý pracovný čas Zamestnanca ku dňu začatia rekreácie.
• Iné služby súvisiace s rekreáciou: Wellness, masáže, lístky na vleky a lanovky a pod., ale len v prípade, ak sú súčasťou pobytového balíka.
• Oprávnená osoba: Zamestnanec, ktorého pracovný pomer u Zamestnávateľa trvá nepretržite najmenej 24 mesiacov. Príspevok na rekreáciu sa poskytuje aj Zamestnancovi na materskej dovolenke a rodičovskej dovolenke. Zamestnanec, ktorý je dlhodobo uvoľnený na výkon verejnej funkcie, nárok na príspevok na rekreáciu nemá.
• Poskytovateľ rekreácie: Ubytovacie zariadenie poskytujúce ubytovanie alebo ubytovanie so stravovaním spojené s Inými službami súvisiacimi s rekreáciou alebo aj fyzická alebo právnická osoba, poskytujúca služby, spočívajúce v organizovaní viacdenných aktivít alebo zotavovacích podujatí pre deti počas školských prázdnin na území Slovenskej republiky.
• Prenocovanie: Podľa zákona č. 91/2010 Z. z. o podpore cestovného ruchu v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon č. 91/2010 Z. z.“) sa rozumie prenocovanie fyzickej osoby v zariadení prevádzkovanom ekonomickým subjektom poskytujúcim služby prechodného ubytovania, za ktoré odviedol obci miestnu daň za ubytovanie.
• Ubytovacie zariadenie: Budova, priestor alebo plocha, v ktorom sa verejnosti celoročne poskytuje za úhradu prechodné ubytovanie a s ním spojené služby. Ubytovacím zariadením môže byť aj sezónne ubytovacie zariadenie poskytujúce ubytovanie a s ním spojené služby najviac deväť mesiacov v roku.
• Nariadenie GDPR: Nariadenie Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
• Osobné údaje: Tak ako ich definuje čl. 4 ods. 1 nariadenia GDPR.

Podmienky pre poskytnutie príspevku

Pre zamestnávateľa

Zákonnú povinnosť poskytovať príspevok na rekreáciu má zamestnávateľ, ktorý zamestnáva viac ako 49 zamestnancov (t. j. aspoň 50 a viac zamestnancov v pracovnom pomere). Rozhodujúci je priemerný evidenčný počet zamestnancov za predchádzajúci kalendárny rok. Ak zamestnávateľ zamestnával v predchádzajúcom roku menej ako 50 zamestnancov (napr. 49 zamestnancov), nemá povinnosť príspevok poskytovať, aj keď v aktuálnom roku zamestnáva 50 a viac zamestnancov.

Zamestnávateľ s menej ako 50 zamestnancami však môže príspevok poskytovať dobrovoľne, za rovnakých podmienok a v rovnakom rozsahu. V takomto prípade však už nemá zákonnú povinnosť príspevok na rekreáciu poskytovať; zákonodarca teda necháva na rozhodnutí zamestnávateľov s počtom zamestnancov menším ako 50, či svojim zamestnancom príspevok na rekreáciu poskytnú alebo nie.

Pre zamestnanca

Nárok na príspevok má zamestnanec, ktorého pracovný pomer u zamestnávateľa trvá nepretržite najmenej 24 mesiacov. Do tohto obdobia sa započítava aj zmena pracovného pomeru z doby určitej na dobu neurčitú. Na poskytnutie príspevku nemá zároveň vplyv aktuálny právny status zamestnanca v danom pracovnom pomere.

O príspevok na rekreáciu môžu požiadať zamestnávateľa aj zamestnanci, ktorí čerpajú materskú, prípadne rodičovskú dovolenku, vrátane dlhodobo práceneschopných zamestnancov (ak to ich liečebný režim pripúšťa), či dokonca v prípade zamestnancov, ktorí sú na „neplatenom voľne“ a pod.

V deň začatia rekreácie musí byť zamestnanec so zamestnávateľom v pracovnom pomere, a to najmenej po dobu 24 mesiacov. V opačnom prípade nárok na poskytnutie príspevku na rekreáciu nevznikne. Ak zamestnanec splní podmienku minimálnej dĺžky trvania pracovného pomeru (24 mesiacov) až v priebehu daného kalendárneho roka, je oprávnený zamestnávateľa požiadať o príspevok na rekreáciu iba s ohľadom na tie rekreačné pobyty, ktoré sa začali až v tej časti kalendárneho roka, kedy už zamestnanec bol v pracovnom pomere so zamestnávateľom najmenej počas predchádzajúcich 24 mesiacov.

Žiadosť o príspevok

Príspevok na rekreáciu sa zamestnancovi poskytuje na základe jeho žiadosti. Zákonník práce nepredpisuje formu žiadosti, ale zamestnávateľ môže určiť záväzný vzor. Zamestnanec môže o príspevok požiadať len u jedného zamestnávateľa za kalendárny rok, aj keď má viacero pracovných pomerov. Súhlas zamestnávateľa s poskytnutím príspevku na rekreáciu sa nevyžaduje.

Žiadosť s prílohami sa predkladá oddeleniu personalistiky a miezd najneskôr do 30 dní odo dňa skončenia rekreácie. Zamestnanec k žiadosti o príspevok na rekreáciu prikladá kópiu účtovného dokladu a originál predloží zamestnávateľovi len k nahliadnutiu, ak ho oň zamestnávateľ požiada. Spôsob preukazovania nároku na príspevok na rekreáciu si určuje zamestnávateľ sám.

Výška a formy poskytovania príspevku

Výška príspevku

Zamestnávateľ prispieva zamestnancovi na rekreáciu sumou 55 % z oprávnených výdavkov, maximálne však sumou 275 eur ročne. Ak zamestnanec vynaloží na rekreáciu menej ako 500 eur ročne, zamestnávateľ mu prispeje sumou zodpovedajúcou 55 % z týchto výdavkov.

U zamestnanca, ktorý má dohodnutý pracovný pomer na kratší pracovný čas, sa maximálna suma príspevku zníži v pomere zodpovedajúcom kratšiemu pracovnému času. Rozhodujúci je dohodnutý pracovný čas zamestnanca ku dňu začatia rekreácie.

Formy poskytovania príspevku

Zákonník práce rozoznáva dve formy poskytovania príspevku:

1. Preplatenie rekreácie po jej absolvovaní: Zamestnanec uhradí rekreačný pobyt z vlastných prostriedkov a po jeho skončení požiada zamestnávateľa o príspevok, pričom predloží účtovné doklady.
2. Rekreačný poukaz: Zamestnávateľ poskytne zamestnancovi rekreačný poukaz, ktorý slúži ako platobný prostriedok na úhradu oprávnených výdavkov. Rekreačný poukaz je neprenosný a vydáva sa pre konkrétnu fyzickú osobu. V prípade, ak zamestnávateľ poskytuje rekreačný poukaz, tak zamestnancovi vydá viac rekreačných poukazov - za každý pracovný pomer.

Zamestnávateľ si vyhradzuje právo rozhodnúť o spôsobe čerpania príspevku na rekreáciu. Zamestnávateľ môže rozhodnúť, že príspevok na úhradu nákladov na rekreáciu zamestnancov Zamestnávateľa bude poskytovaný vo forme rekreačného poukazu v elektronickej podobe.

Oprávnené výdavky

Definícia oprávnených výdavkov

Za oprávnené výdavky sa považujú výdavky na rekreáciu na území Slovenskej republiky, t. j. zamestnávateľ nemá povinnosť preplatiť zahraničné rekreačné pobyty.

Oprávnené výdavky zahŕňajú:

• Ubytovanie: Ubytovanie v ubytovacom zariadení na území Slovenskej republiky najmenej na dve prenocovania. Pod pojmom "prenocovanie" sa rozumie prenocovanie fyzickej osoby v zariadení, ktoré je prevádzkované ekonomickým subjektom poskytujúcim služby prechodného ubytovania, za ktoré odviedol obci miestnu daň za ubytovanie. Ubytovacie zariadenie možno definovať ako budovu, priestor alebo plochu, v ktorých sa verejnosti celoročne poskytuje za úhradu prechodné ubytovanie, a s ním spojené služby.
• Služby cestovného ruchu: Služby cestovných kancelárií a cestovných agentúr.
• Sprievodcovské služby.
• Prepravné služby: Cestná, železničná, lodná, letecká doprava, lanovky a vleky.
• Kúpeľné a zdravotné služby.
• Služby cestovného poistenia.
• Organizované viacdenné aktivity a zotavovacie podujatia: Organizované viacdenné aktivity a zotavovacie podujatia pre deti zamestnanca počas školských prázdnin na území Slovenskej republiky. Podmienkou je, aby išlo o dieťa navštevujúce základnú školu alebo niektorý z prvých štyroch ročníkov gymnázia s osemročným vzdelávacím programom.

Príspevok na rekreáciu teda neslúži len na úhradu ubytovania, ale môže slúžiť aj na ďalšie služby, ktoré ubytovacie zariadenie popri ubytovaní ponúka, napríklad strava, wellness, skipass, ak je ubytovanie spojené s lyžovačkou a pod. Pokiaľ ide o organizované viacdenné aktivity a zotavovacie podujatia počas školských prázdnin pre dieťa zamestnanca, zákonodarca tu nepožaduje, aby takýto druh oprávneného výdavku bol spojený s prenocovaním, resp. s minimálnym počtom prenocovaní. Požaduje iba to, aby išlo o „viacdennú aktivitu alebo o zotavovacie podujatie, a to pri kumulatívnom splnení podmienky, že uvedený typ rekreácie bude prebiehať počas školských prázdnin (typickým príkladom sú napr. letné tábory pre deti, prímestské tábory a pod.).

Od 1.1.2025 sa rozšíril rozsah oprávnených výdavkov na rekreáciu aj na rodiča zamestnanca alebo jeho manžela.

Špecifické situácie a oprávnené výdavky

• Rekreácia u osoby bez živnostenského oprávnenia: V praxi nastávajú prípady, keď zamestnanec absolvuje rekreáciu (pobyt) u osoby, ktorá nie je "živnostníkom", ani nemá obchodnú spoločnosť, ale poskytuje služby ubytovania na tzv. "DIČ". Podmienkou je, že táto osoba odviedla obci miestnu daň za ubytovanie.
• Rekreácia v rôznych ubytovacích zariadeniach: Môže nastať situácia, že zamestnanec absolvuje rekreáciu v trvaní napríklad 3 dní, pričom každú noc spal v inom ubytovacom zariadení, a teda predloží zamestnávateľovi aj viac účtovných dokladov o ubytovaní a strave. Podľa § 152a Zákonníka práce má ísť o ubytovanie najmenej na dve prenocovania, ale predmetné ustanovenie neupravuje väzbu na jedno ubytovacie zariadenie. Ani z definície prenocovania nevyplýva, že má ísť o dve za sebou idúce prenocovania v jednom ubytovacom zariadení.
• Rekreácia s rodinnými príslušníkmi: Predpokladom oprávnenosti výdavkov zamestnanca na rodinného príslušníka je, že rodinný príslušník sa zúčastňuje rekreácie spolu so zamestnancom a zamestnanec priamo znáša tieto oprávnené výdavky na rekreáciu rodinného príbuzného. Výnimkou je situácia podľa § 152a ods. 4 písm. V zmysle § 152a ods. 5 Zákonníka práce má zamestnávateľ povinnosť prispieť zamestnancovi nielen na náklady jeho vlastnej rekreácie, ale aj na rekreáciu ďalšieho špecifického okruhu osôb, ktoré sú Zákonníkom práce vymedzené (napr. manžel/manželka, vlastné dieťa, dieťa zverené do náhradnej starostlivosti, iná osoba žijúca so zamestnancom v spoločnej domácnosti). Predpokladom pre preplatenie nákladov rekreácie týchto osôb je spoločná účasť zamestnanca a takejto osoby na rekreačnej aktivite (t. j. musí ísť o identickú rekreačnú aktivitu, na ktorej musia byť zamestnanec a oprávnená osoba spoločne prítomní).

Doklady preukazujúce oprávnené výdavky

Zamestnanec je povinný preukázať zamestnávateľovi oprávnené výdavky najneskôr do 30 dní odo dňa skončenia rekreácie predložením účtovných dokladov, ktorých súčasťou musí byť označenie zamestnanca. Náležitosti účtovného dokladu definuje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Zamestnanec je povinný predložiť taký doklad, ktorý spĺňa podmienky oprávneného výdavku definovaného v § 152a Zákonníka práce.

Ak na účtovnom doklade je uvedené meno a priezvisko zamestnanca, je to na účely § 152a ZP postačujúce. Prioritne úhrada oprávnených výdavkov na rekreáciu má byť zaplatená z účtu zamestnanca. Jediný prípad, kedy možno akceptovať úhradu z iného účtu je v prípade manželov, ktorí majú bezpodielové spoluvlastníctvo manželov.

Príklady posudzovania dokladov

1. Nedostatočný doklad: Ak doklad z ERP neobsahuje všetky povinné údaje vyplývajúce z osobitných predpisov (napr. § 152a ZP), nie je považovaný za postačujúci.
2. Akceptovateľný pokladničný doklad: Ak príjmový pokladničný doklad spĺňa všetky náležitosti účtovného dokladu podľa § 10 zákona o účtovníctve, je akceptovateľný aj pre účely poskytnutia príspevku podľa § 152a ZP.
3. Voucher ako objednávka: Voucher sa považuje len za "objednávku", ktorou sa objednáva ubytovanie (aj v prípade, že sa za voucher zaplatí vopred). Nie je to sám o sebe účtovný doklad.
4. Zmluva o ubytovaní: Na účely § 152a ZP možno aj zmluvu o ubytovaní považovať za relevantný doklad, ak obsahuje všetky náležitosti účtovného dokladu podľa § 10 zákona o účtovníctve. Súčasťou zmluvy však musí byť označenie zamestnanca a iných oprávnených osôb, na ktoré je uplatnený príspevok na rekreáciu a súčasne zo zmluvy musí byť jasné, že došlo k naplneniu zmluvy. Ak zo zmluvy alebo dokladu o zaplatení nevyplýva, že ubytovanie bolo poskytnuté, je potrebné doložiť túto zmluvu aj potvrdením ubytovacieho zariadenia, že ubytovanie bolo poskytnuté.
5. Platba preddavku: V prípade, že zamestnanec zaplatil preddavok pred uskutočnením rekreácie (napr. bankovým prevodom) a doplatok v hotovosti (doklad z ERP), je potrebné, aby preukázal úhradu zálohovej platby, napr. výpisom z bankového účtu.

Daňové a účtovné aspekty

Príspevky na rekreáciu, ktoré budú zamestnancovi poskytnuté jeho zamestnávateľom, sú oslobodené od dane z príjmov. Suma, ktorú poskytne zamestnávateľ zamestnancovi ako príspevok na rekreáciu, sa nebude zamestnancovi zdaňovať. Rovnako tak nepodlieha príspevok na rekreáciu odvodovej povinnosti do zdravotnej a Sociálnej poisťovne (uvedené platí aj pre zamestnávateľa).

Pre zamestnávateľa sú príspevky na rekreáciu poskytnuté v rozsahu a za podmienok ustanovených Zákonníkom práce daňovým výdavkom, ktorý znižuje jeho základ dane z príjmov. Pri príspevkoch na rekreáciu poskytnutých vo výške viac ako 55 % oprávnených výdavkov a v sume viac ako 275 eur ročne už o príspevkoch na rekreáciu v užšom slova zmysle nebudeme môcť uvažovať, avšak zamestnávateľ môže zamestnancovi poskytovať rekreačný príspevok (v širšom slova zmysle) aj nad tento rozsah. Ak sa zamestnávateľ rozhodne poskytnúť zamestnancovi príspevok na rekreáciu prekračujúci vyššie uvedený zákonný limit, príspevok v rozsahu presahujúcom 55 % oprávnených výdavkov rekreácie, resp. sumu 275 eur ročne bude síce možné považovať za daňovo uplatniteľný výdavok, avšak v rozsahu prekračujúcom vyššie uvedený zákonný limit bude príspevok z pohľadu zamestnanca podliehať daňovej a odvodovej povinnosti (obdobne ako mzda).

Účtovanie príspevkov na rekreáciu

Náklady na rekreácie vo výške a za podmienok ustanovených pre zamestnancov podľa § 152a ZP sa účtujú na účet 527 - Zákonné sociálne náklady.

Ak zamestnávateľ poskytne zamestnancovi preddavok na rekreáciu, o tomto preddavku síce účtuje, ale zúčtuje ho až v momente vyúčtovania so zamestnancom, t. j. v momente, keď zamestnanec predloží zamestnávateľovi príslušné doklady preukazujúce použitie poskytnutého preddavku na určený účel. Znamená to, že preddavok na rekreáciu v čase poskytnutia zamestnancovi nezdaní. Zamestnávateľ v čase vyúčtovania preddavku, t. j. najneskôr do konca roka posúdi, či sú splnené všetky ustanovené podmienky v § 152a ZP. Ak sú splnené všetky ustanovené podmienky, potom príspevok na rekreáciu za kalendárny rok (preddavok + doplatok, max. 275 €) predstavuje pre zamestnanca príjem oslobodený od dane a pre zamestnávateľa daňový výdavok. Ak však ustanovené podmienky nie sú splnené, preddavok na rekreáciu v sume 200 € zamestnancovi zdaní, a to najneskôr v decembrovej výplate, u zamestnávateľa nepôjde o daňový výdavok.

tags: #interna #smernica #prispevok #na #rekreaciu