Daňová uznateľnosť príspevku na ubytovanie a iných nákladov pre firmy a živnostníkov

Daňovo uznateľné výdavky znižujú základ dane, a tým aj samotnú daň. Správne a systematické uplatňovanie výdavkov môže významne znížiť daňový základ a zlepšiť prehľad o financiách vašej firmy. Živnostníci a firmy sa pri daňovom priznaní často vracajú k nákladom na konci roka, pričom sa môže ukázať, že niektoré oprávnené daňové výdavky zostali nepovšimnuté. Poznať všetky možnosti sa oplatí nielen kvôli úspore, ale aj kvôli lepšiemu plánovaniu cash flow a reálnemu prehľadu o tom, čo podnikanie stojí.

Odporúčame viesť dôslednú evidenciu, pravidelne kontrolovať limity a podmienky pre špecifické výdavky a spolupracovať s účtovníkom, ktorý pozná aktuálnu legislatívu.

Základné podmienky pre daňovú uznateľnosť nákladov

Aby bol výdavok považovaný za daňovo uznateľný, musia byť splnené tri základné podmienky:

• Súvislosť s podnikaním: Výdavok musí preukázateľne súvisieť s činnosťou, z ktorej podnikateľ dosahuje príjem. Napríklad, účtovnícky softvér pre firmu je daňovo uznateľný náklad, ale rodinný výlet do Tatier nie je. Daňovým výdavkom je výdavok (náklad) nielen na dosiahnutie, ale aj zabezpečenie alebo udržanie zdaniteľných príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom.
• Preukázateľnosť dokladom: Faktúra, pokladničný blok alebo iný účtovný doklad je nevyhnutný. Bez neho výdavok v účtovníctve neobstojí, aj keď by bol logicky spojený s podnikaním. Ak daňovník deklaruje prijatie dodávky tovaru alebo služby len preukázaním daňového dokladu - faktúry s predpísaným obsahom, je to len jedna časť dôkazného bremena v prípade podvodu, resp. nejednotných tvrdení zmluvných strán.
• Zaúčtovanie v správnom období: Výdavky sa uplatňujú v roku, v ktorom vznikli alebo v ktorom boli zaplatené, podľa toho, či podnikateľ vedie účtovníctvo alebo daňovú evidenciu. Výdavok je nutné zaúčtovať v účtovníctve, príp. zaevidovať v daňovej evidencii.

Dôležité je rozlišovať medzi daňovo uznateľnými a nedaňovými výdavkami. Daňovo uznateľné výdavky znižujú základ dane a tým aj samotnú daň. Nedaňové výdavky sú síce účtovne zaznamenané, ale na daň nemajú vplyv. Niektoré výdavky majú navyše špecifiká podľa toho, či podnikáte ako živnostník alebo ako s. r. o. Kým živnostník si môže uplatniť aj paušálne výdavky a často mieša súkromný a podnikateľský majetok (napríklad auto alebo byt), pri s. r. o. je potrebné dôslednejšie oddelenie súkromných a podnikateľských výdavkov.

Bežné daňovo uznateľné náklady

Existujú náklady, ktoré si väčšina podnikateľov uplatňuje automaticky a o ktorých vie každý účtovník. Patria sem:

• klasický kancelársky materiál,
• nájomné za priestory,
• pravidelné účty za telefón a internet,
• mzdy zamestnancov,
• účtovnícke služby,
• základné poistenia.

Podnikatelia si často neuvedomia, koľko rôznych typov daňových výdavkov si môžu úplne legálne uplatniť. Do nákladov patria nielen počítače a telefóny, ale aj menšia kancelárska technika, nábytok či softvérové licencie. Náklady na reklamu na sociálnych sieťach, tvorbu webstránky, grafiku či PR články sú daňovo uznateľné. Patria sem nielen pohonné hmoty, ale aj ubytovanie, cestovné lístky či stravné na pracovných cestách. Ak pracujete z domu, môžete si uplatniť pomernú časť nákladov na energie, internet alebo nájom. Dôležité je vedieť preukázať, aká časť priestoru sa reálne využíva na podnikanie. Školenia, odborná literatúra, jazykové kurzy alebo online kurzy, ktoré súvisia s podnikaním, sa často prehliadajú. Patria sem povinné lekárske prehliadky zamestnancov, ochranné pomôcky či školenia BOZP a PO. Poistenie majetku, zodpovednosti či profesijné poistenie, rovnako ako bankové poplatky alebo úroky z úverov na podnikanie, sú daňovo uznateľné.

Ubytovanie ako daňový náklad

Ubytovanie môže byť daňovo uznateľným nákladom v rôznych situáciách, najmä v súvislosti s pracovnými cestami zamestnancov alebo podnikateľa samotného.

Ubytovanie zamestnancov

Podľa § 19 ods. 2 písm. s) zákona o dani z príjmov sú výdavky (náklady) na ubytovanie zamestnancov daňovo uznateľné, ak sú splnené určité podmienky. Podmienkou pre uplatnenie výdavkov podľa uvedeného ustanovenia je ubytovanie zamestnancov v budovách zatriedených do kódov Klasifikácie stavieb 112 (dvojbytové a viacbytové budovy) a 113 (ostatné budovy na bývanie) podľa Vyhlášky č. 323/2010 Z. z. Uvedené kódy zahŕňajú dvojbytové a viacbytové budovy, napr. nájomné domy, rodinné domy, resp. aj ostatné budovy ako sú internáty, budovy pre spoločné ubytovanie - budovy ubytovní pracujúcich (robotnícke hotely).

Daňovým výdavkom zamestnávateľa v zmysle § 19 ods. 2 písm. s) zákona o dani z príjmov sú výdavky (náklady) na ubytovanie zamestnancov aj v prípade, keď zamestnávateľ vlastní alebo si prenajme samostatnú bytovú jednotku (jeden byt).

Zamestnávateľom poskytnuté ubytovanie v súlade s § 5 ods. 7 písm. p) zákona o dani z príjmov je oslobodené od dane v úhrnnej sume najviac 350 eur mesačne v prípade, že pracovný pomer zamestnanca u tohto zamestnávateľa trvá viac ako 24 mesiacov. Daňovým výdavkom zamestnávateľa podľa § 19 ods. 2 písm. s) zákona o dani z príjmov je celá suma výdavkov zamestnávateľa na ubytovanie bez ohľadu na sumu plnenia, ktorá je u zamestnanca príjmom oslobodeným od dane podľa § 5 ods. 7 písm. p). Na účely vyčíslenia výšky príjmov a výšky výdavkov v zariadeniach na uspokojovanie potrieb zamestnancov alebo iných osôb sa za príjmy považuje celé nepeňažné plnenie poskytnuté zamestnancom za účelom zabezpečenia ubytovania - vrátane plnení oslobodených od dane podľa § 5 ods. 7 písm. p).

V prípade, ak zamestnávateľ poskytuje ubytovanie vo vlastnom zariadení na uspokojovanie potrieb zamestnancov, strata z prevádzky takýchto zariadení sa v súlade s § 21 ods. 1 písm. f) zákona o dani z príjmov neuznáva.

Ubytovanie počas pracovných ciest

Ak živnostník alebo zamestnanec absolvuje pracovnú cestu, výdavky za ubytovanie sú daňovo uznateľné. Podľa § 19 zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v nadväznosti na zákon č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách má živnostník nárok na tieto daňové náklady súvisiace s pracovnými cestami:

• preukázané cestovné výdavky,
• preukázané výdavky za ubytovanie,
• stravné,
• vedľajšie potrebné výdavky.

Je dôležité mať preukázateľné doklady o ubytovaní, ako sú faktúry alebo potvrdenia z ubytovacieho zariadenia.

Príklad: Spoločnosť ABX, s. r. o., montuje výstavné stánky na rôznych výstavách v zahraničí. Vysiela svojich montážnikov, ale má aj externých živnostníkov, ktorí jej fakturujú svoju vykonanú prácu. Letenky a ubytovanie v rámci tejto zahraničnej pracovnej cesty vybavuje firma a hradí zo svojho firemného účtu. V tomto prípade sú náklady na ubytovanie a letenky externých montážnikov daňovo uznateľné, ak sú vymedzené v zmluve za montážne služby.

Refakturácia pre živnostníkov

Z pohľadu DPH ide o komplikovanejšiu situáciu, finančná správa odporúča refakturovať plnenie živnostníkom, i keď sú tieto náklady podľa zmluvy znášané spoločnosťou, ktorá stánky montuje. Refakturácia ako presný pojem v zákone absentuje, ale z pohľadu DPH ide o princíp uvedený v § 9 ods. 4 zákona o DPH - ak zdaniteľná osoba (spoločnosť s. r. o.) vo svojom mene pre inú osobu (živnostníkov) obstará dodanie služby. Vtedy platí, že táto zdaniteľná osoba (spoločnosť s. r. o.) sa považuje za osobu, ktorá službu prijala a sama ju dodala. Ak je spoločnosť platiteľom DPH, refakturácia bude obsahovať slovenskú DPH. Prijaté služby ubytovania zamestnancov subdodávateľa nemajú priame a bezprostredné spojenie s plnením na výstupe u platiteľa dane.

Daňová uznateľnosť teambuildingu

Teambuilding alebo budovanie pracovných vzťahov mimo pracovné prostredie slúži na prehĺbenie tímovej spolupráce. Článok 3 Zákonníka práce stanovuje, že zamestnávatelia sú povinní poskytovať zamestnancom mzdu a utvárať pracovné podmienky, ktoré zamestnancom umožňujú čo najlepší výkon práce podľa ich schopností a vedomostí, rozvoj tvorivej iniciatívy a prehlbovanie kvalifikácie. S ohľadom na túto skutočnosť je preto možné teambuilding chápať ako jednu z foriem vzdelávania zamestnancov podľa § 153 Zákonníka práce.

Daňová uznateľnosť nákladu závisí od cieľa teambuildingu, záleží či sa riešia pracovné záležitosti týkajúce sa obchodnej činnosti firmy alebo sa jedná o druh zábavy pre zamestnancov. Záleží taktiež na tom, či je účasť na teambuildingu pre zamestnancov povinná alebo dobrovoľná. Za daňové výdavky sa považujú výdavky na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov. Ak spoločnosť vynaložené náklady na organizáciu teambuildingu preukáže, je možné zaradiť tento náklad medzi daňové náklady (dôkazom môže byť prezenčná listina, program pracovného stretnutia, záznam zo stretnutia…). Daňovo uznateľným nákladom je okrem cestovných náhrad a mzdy zamestnancov aj náklad na dopravu zamestnancov, ubytovanie, prenájom priestorov, služby školiteľov, vzdelávací materiál, požičanie audiovizuálnej techniky a pod.

Oslobodenie od dane príspevku za ubytovanie odídencov

S blížiacou sa lehotou na podanie daňového priznania každoročne pribúdajú praktické otázky daňovníkov. Jednou z nich je tento rok otázka zdaniteľnosti príspevku za poskytovanie ubytovania ukrajinským odídencom. Vzhľadom na mimoriadnu situáciu na Ukrajine sa na Slovensku počas roka 2022 ocitlo množstvo cudzincov, ktorí prijali štatút dočasného útočiska na území Slovenskej republiky. Mnoho Slovákov poskytlo týmto odídencom ubytovanie vo svojich nehnuteľnostiach. V tejto súvislosti zverejnilo Finančné riaditeľstvo SR Usmernenie k zdaňovaniu príspevkov za ubytovanie.

Podľa § 9 ods. 2 písm. j) zákona o dani z príjmov sú (okrem iného) podpory a príspevky poskytované z prostriedkov štátneho rozpočtu, rozpočtov obcí, vyšších územných celkov a štátnych fondov vrátane nepeňažného plnenia oslobodené od dane. Príspevok podľa zákona o azyle aj príspevok podľa zákona o cestovnom ruchu je poskytovaný z prostriedkov štátneho rozpočtu. Pri oboch teda v prvom kroku vzniká nárok na oslobodenie od dane.

Príspevok bude podliehať dani z príjmov najmä v situáciách, kedy priestory, kde fyzická osoba ubytováva odídencov, bežne poskytuje na ubytovanie, alebo ich prenajíma. Fyzická osoba, ktorej je poskytnutý príspevok za ubytovanie podľa zákona o podpore cestovného ruchu, poskytuje ubytovanie a s ním spojené služby v ubytovacom zariadení podľa živnostenského zákona. To znamená, že predmetný príspevok je jej vždy poskytovaný v súvislosti s výkonom činnosti, z ktorej plynú príjmy podľa § 6 zákona o dani z príjmov.

V prípade, ak príspevok podlieha v konkrétnej situácii zdaneniu, daňovníci majú nárok na uplatnenie výdavkov vynaložených v súvislosti s poskytnutím ubytovania, napr. náklady na energie, údržbu alebo odpisy nehnuteľnosti.

Špecifické prípady a obmedzenia daňovej uznateľnosti

Niektoré náklady si síce môžete uplatniť, ale zákon k nim stanovuje určité obmedzenia alebo podmienky.

• Výdavky na darčeky a reprezentáciu: Výdavky na darčeky patria medzi najviac sledované. Reprezentačné náklady, ako sú večere či recepcie, nie sú daňovo uznateľné vôbec.
• Používanie vozidla na podnikanie aj súkromne: Ak vozidlo používate na podnikanie aj súkromne, do nákladov si môžete dať len pomernú časť nákladov - pohonné hmoty, servis, diaľničné známky či poistky. Pomerné rozdelenie musíte vedieť preukázať.
• Stravné: Limity sa odvíjajú od opatrenia MPSVR, pravidelne sa menia. Podnikatelia bez zamestnancov si môžu uplatniť stravné za každý odpracovaný deň podľa platných súm. Od roku 2025 je hodnota stravného pre podnikateľov bez zamestnancov 5,85 EUR na deň.
• Finančné náklady: Niektoré finančné náklady, napríklad úroky z úverov, sú daňovo uznateľné len vtedy, ak úver slúži výlučne na podnikanie.

Čo nie je daňovo uznateľné?

Nie všetky výdavky, ktoré podnikateľ vynaloží, sú automaticky daňovo uznateľné.

• Vlastné rekreačné zariadenie zamestnávateľa: Ak zamestnávateľ disponuje vlastným rekreačným zariadením a poskytuje ho zamestnancom, náklady na prevádzku takéhoto zariadenia (strata z prevádzky) sa v súlade s § 21 ods. 1 písm. f) zákona o dani z príjmov neuznávajú ako daňový výdavok. Do týchto nákladov sa zahŕňajú aj odpisy vlastného zariadenia.
• Príspevky zo Sociálneho fondu na rekreáciu: Tvorba Sociálneho fondu podľa zákona o Sociálnom fonde č. 152/1994 Z. z. je povoleným spôsobom čerpania, avšak daňová uznateľnosť príspevkov na rekreáciu poskytnutých podľa § 152a Zákonníka práce má špecifické podmienky.
• Niektoré výdavky súvisiace so sprostredkovaním: Keďže náklady spojené so sprostredkovaním nie sú súčasťou dojednanej provízie, ale nárok na úhradu nákladov spojených so sprostredkovaním je dojednaný osobitne popri provízii, na tieto náklady sa ustanovenie § 17 ods. 19 písm. d) zákona o dani z príjmov nevzťahuje.

Príklad: Zamestnávateľ vlastní fitnes centrum a poskytne toto zariadenie na využitie svojim zamestnancom a ich rodinám za symbolický poplatok. Nepeňažný príjem zamestnanca plynúci z cenového rozdielu oproti bežnej cene vstupného je oslobodený od dane. Náklady zamestnávateľa na prevádzku takéhoto zariadenia budú daňovými nákladmi podľa § 21 ods. 1 písm. f), čiže náklady nad príjmy od zamestnancov nie sú daňovými nákladmi.

Ako správne uplatniť daňovo uznateľné náklady

Pri daňovo uznateľných výdavkoch často nerozhoduje len to, či na ne máte doklad, ale aj správny postup ich uplatnenia. Faktúra bez povinných náležitostí alebo chýbajúci cestovný príkaz pri pracovnej ceste môžu spôsobiť, že náklad nebude uznaný.

1. Oddelenie súkromných a podnikateľských výdavkov: Používanie jedného účtu na podnikanie aj súkromné výdavky vedie k chaosu a zbytočným pochybnostiam.
2. Sledovanie limitov a pravidiel: Pri nákladoch na stravovanie, autá či darčeky sledujte zákonné limity a pravidlá.
3. Správne časové zaradenie výdavkov: Výdavky musíte zaúčtovať v roku, keď vznikli.
4. Efektívna evidencia výdavkov: Efektívna evidencia výdavkov dokáže podnikateľovi ušetriť čas aj peniaze a minimalizovať riziko problémov pri daňovej kontrole. Správny softvér umožní evidovať všetky doklady, rozdeľovať výdavky podľa typu a automaticky kontrolovať limity.
5. Archivácia dokladov: Faktúry, pokladničné doklady, cestovné príkazy alebo zmluvy - všetko je potrebné archivovať.
6. Priebežná kontrola výdavkov: Priebežná kontrola výdavkov počas roka umožní lepšie plánovanie cash flow a využitie všetkých daňových možností.

tags: #prispevok #na #ubytovanie #ako #naklad