PN a mesačný výkaz do zdravotnej poisťovne: Komplexný postup pre zamestnávateľov

Správne vykazovanie práceneschopnosti (PN) a mesačné výkazy poistného sú kľúčové pre zamestnávateľov na Slovensku. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na postupy a povinnosti súvisiace s vykazovaním PN, mesačnými výkazmi poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne, ako aj na vykazovanie zamestnankýň na materskej a rodičovskej dovolenke. Cieľom je poskytnúť jasné a zrozumiteľné informácie pre rôzne cieľové skupiny, od študentov až po profesionálov v oblasti účtovníctva.

Mesačný výkaz preddavkov na poistné do zdravotnej poisťovne

Mesačný výkaz preddavkov na poistné je kľúčový dokument, ktorý zamestnávatelia zasielajú zdravotnej poisťovni. Každý zamestnávateľ, ktorý má aspoň jedného zamestnanca poisteného u nás, nám každý mesiac najneskôr do troch dní odo dňa výplaty zasiela mesačný výkaz preddavkov na poistné.

V mesačnom výkaze nám oznamujete:

• príjmy vašich zamestnancov - našich poistencov;
• ich vymeriavací základ;
• celkovú výšku preddavku za všetkých vašich zamestnancov - našich poistencov;
• sumu preddavku za každého zamestnanca samostatne.

Po 1. januári 2021 je zasielanie výkazov možné výhradne elektronicky prostredníctvom bezplatnej Elektronickej pobočky. V nej nám dáta zašlete dávkou, ktorú vám vygeneroval váš mzdový či účtovný systém, alebo len predplníte do vopred pripraveného formulára.

Kód v mesačnom výkaze pri vypĺňaní mesačného výkazu používajte kód 2400 - čo je kód našej zdravotnej poisťovne určený Úradom pre dohľad nad zdravotnou starostlivosťou. Podrobnosti o vykazovaní preddavkov na poistné sú ustanovené v § 20 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a vo Vyhláške Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky č. 159/2018 Z. z.

Oprava nesprávne vykázaných údajov

Opravu prípadných nesprávne vykázaných údajov môže zamestnávateľ urobiť zaslaním opravného mesačného výkazu alebo aditívneho mesačného výkazu. V prípade nesprávne vykázaných údajov je potrebné zaslať opravný výkaz do 30 dní odo dňa doručenia chybového protokolu od zdravotnej poisťovne.

Oznamovacia povinnosť voči zdravotnej a sociálnej poisťovni pri PN a OČR

Zamestnávateľ plní oznamovaciu povinnosť a oznamuje vznik, zmenu alebo zánik platiteľa poistného v zmysle Metodického usmernenia Úradu pre dohľad nad zdravotnou starostlivosťou č. 159/2018 Z. z. Oznamovacia povinnosť zamestnávateľov v zmysle Metodického usmernenia ÚDZS č. 2005/ZP je kľúčová.

Platiteľ poistného, ktorý je zamestnávateľom je v zmysle § 24 ods.1 písmeno c) zákona č. 580/2004 Z.z. v znení neskorších predpisov povinný plniť oznamovaciu povinnosť za svojich zamestnancov, t.z. elektronicky oznámiť príslušnej zdravotnej poisťovni spôsobom určeným úradom najneskôr do ôsmich pracovných dní zmenu platiteľa poistného okrem zmeny platiteľa poistného z dôvodu uvedeného v § 11 ods. 7 písm. c), m), a s), ktorú treba oznámiť do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom došlo k zmene platiteľa poistného.

Oznamovanie PN do zdravotnej poisťovne

Začiatok PN sa do zdravotnej poisťovne oznamuje kódom 1O Z. Ak PN trvá do 10 dní, oznámite aj koniec s kódom 1O K. Začiatok poberania náhrady príjmu počas PN/ePN sa oznamuje do zdravotnej poisťovne kódom 1O Z s dátumom začiatku poberania náhrady príjmu. Ukončenie poberania náhrady príjmu oznamuje kódom 1O K, ale iba v prípade, ak PN trvá maximálne 10 dní. Ak práceneschopnosť trvá viac ako 10 dní, tak ukončenie PN/ePN ani poberanie náhrady príjmu zamestnávateľ neoznamuje. Rovnaké pravidlá platia aj pre dohodárov, oznamuje sa len začiatok poberania náhrady príjmu - začiatok kódom 1O Z, koniec poberania náhrady príjmu oznámi, len ak PN/ePN trvá max. 10 dní, a to kódom 1O K. Pokiaľ dohodár nemá nárok na náhradu príjmu z dôvodu, že napr. nie je nemocensky poistený, kód 1O sa nezasiela.

Príklad: Zamestnancovi vznikla PN 02. 08. 2022 a trvala do 15. 08. 2022 (14 dní). Do zdravotnej poisťovne pošlete začiatok PN s kódom 1O Z s dátumom 02. 08. Ukončenie PN/ePN neoznamuje, pretože PN/ePN zamestnanca trvá viac ako 10 dní.

Oznamovanie OČR do zdravotnej poisťovne

Do zdravotnej poisťovne sa OČR neoznamuje.

Oznamovanie PN a OČR do Sociálnej poisťovne

Od 01. 12. 2021 sa krátkodobá PN a OČR do Sociálnej poisťovne neoznamuje. Oznamuje sa iba v prípade prerušenia, t. j. PN po 52 týždňoch. Začiatok PN/ePN do Sociálnej poisťovne zamestnávateľ neoznamuje. Zamestnancovi sa prerušuje sociálne poistenie odo dňa nasledujúceho po uplynutí 52 týždňov trvania PN až do jej skončenia. Ak ide o ePN, zamestnávateľ nenahlasuje Sociálnej poisťovni prerušenie poistenia z tohto dôvodu. Pri PN/ePN, ktorá trvá viac než 52 týždňov, je potrebné v Personalistike zamestnanca na karte Pracovné pomery evidovať vyňatie Nemoc po 52. týždni. Program si odsleduje 52. týždeň PN a po uplynutí tejto doby automaticky pridá zložku mzdy N23 do výplaty. Na základe tohto zadania program vytvorí RLFO Prerušenie - dôvod 8, ktoré je potrebné zaslať, ak bola PN vystavená „papierovo“. Oznamovaciu povinnosť je potrebné urobiť do 8 kalendárnych dní od dátumu vzniku prerušenia / dátumu zániku prerušenia.

Príklad: Zamestnanec je s dieťaťom na krátkodobej OČR od 04. 08. 2022 do 31. 08. 2022 (28 dní). Do Sociálnej poisťovne pošlete začiatok prerušenia s kódom 4 od 15. kalendárneho dňa, t. j. k 18. 08. 2022, a koniec prerušenia s kódom 4 k 31. 08.

Platiteľ poistného nemusí zdravotnej poisťovni oznamovať napríklad poberanie rodičovského príspevku [§ 11 ods. 7 písm. c)], ošetrovného, materského, nemocenského [§ 11 ods. 7 písm. m)] vyplácaného Sociálnou poisťovňou, nemocenského [§ 11 ods. 7 písm. s)] vyplácaného Útvarom sociálneho zabezpečenia podľa osobitného predpisu § 5 písm. a), b) a d) zákona č. 328/2002 Z. z. Ak zdravotnej poisťovni poskytuje údaj o zmene platiteľa poistného z dôvodu uvedeného v § 11 ods. 7 písm. c), m) a s) úrad podľa § 29b ods. 6 zákona o zdravotnom poistení alebo iný subjekt verejnej správy, povinnosť platiteľa poistného oznamovať túto zmenu zdravotnej poisťovni nevzniká.

Prehľad oznamovacích povinností:

Práceneschopnosť (PN) a jej vplyv na mesačný výkaz

Dočasná práceneschopnosť (PN) predstavuje obdobie, kedy zamestnanec nemôže vykonávať svoju prácu z dôvodu choroby alebo úrazu. PN potvrdzuje ošetrujúci lekár, a to buď elektronicky (ePN), alebo na papierovom tlačive. V prípade ePN si zamestnávateľ nájde všetky potrebné údaje o zamestnancovi v systéme elektronických služieb Sociálnej poisťovne.

Práceneschopnosť zamestnanca má vplyv na vymeriavací základ a výšku preddavku na zdravotné poistenie. Dôležité je správne evidovať obdobie PN a zohľadniť ho pri výpočte mzdy a odvodov.

Nárok na náhradu príjmu a nemocenské dávky

Počas PN má zamestnanec nárok na hmotné zabezpečenie, ktoré mu poskytuje zamestnávateľ vo forme náhrady príjmu a Sociálna poisťovňa vo forme nemocenských dávok.

• Náhrada príjmu od zamestnávateľa: Vyplácaná zamestnávateľom za prvých 10 kalendárnych dní PN. Od 1. do 3. dňa PN vo výške 25 % denného vymeriavacieho základu (DVZ). Od 4. do 10. dňa PN vo výške 55 % denného vymeriavacieho základu (DVZ). Kolektívna zmluva môže upraviť nárok na vyššiu náhradu príjmu.
• Nemocenské dávky od Sociálnej poisťovne: Vyplácané Sociálnou poisťovňou od 11. dňa PN, najdlhšie do 52. týždňa. Výška nemocenského je 55 % denného vymeriavacieho základu. Povinne nemocensky poistenej SZČO a dobrovoľne nemocensky poistenej osobe vzniká nárok na nemocenské od prvého dňa PN.

Denný vymeriavací základ (DVZ)

Denný vymeriavací základ (DVZ) je kľúčový pre výpočet náhrady príjmu a nemocenských dávok. Vypočíta sa ako podiel súčtu vymeriavacích základov na platenie poistného na nemocenské poistenie dosiahnutých v rozhodujúcom období a počtu dní rozhodujúceho obdobia.

• Rozhodujúce obdobie pre zamestnanca: Ak nemocenské poistenie zamestnanca trvá nepretržite najmenej od 1. januára predchádzajúceho kalendárneho roka, rozhodujúcim obdobím je predchádzajúci kalendárny rok (1. január až 31. december). Ak nemocenské poistenie trvá menej ako jeden rok, rozhodujúcim obdobím je obdobie od vzniku poistenia do konca mesiaca predchádzajúceho mesiacu, v ktorom vznikla PN.
• Rozhodujúce obdobie pre SZČO a DNPO: Pre SZČO a dobrovoľne nemocensky poistené osoby (DNPO) platia podobné pravidlá ako pre zamestnancov, t.j., ak poistenie trvá nepretržite od 1. januára predchádzajúceho kalendárneho roka, rozhodujúce obdobie je predchádzajúci kalendárny rok. Ak poistenie trvá menej ako jeden rok, je to obdobie od vzniku poistenia do konca mesiaca predchádzajúceho mesiacu, v ktorom vznikla PN.

Mesačný výkaz poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne

Od 1. 3. 2022 majú zamestnávatelia možnosť žiadať o podporu v čase skrátenej práce, s čím však neprichádza len možnosť čerpania, ale aj platenie nového druhu poistného na financovanie podpory v čase skrátenej práce (označované ako PFP). Práve s touto zmenou súvisia aj zmeny vo výkazoch, ktoré sú predkladané zamestnávateľmi Sociálnej poisťovni. Nové mesačné výkazy sa podávajú prvýkrát za marec 2022, teda v apríli.

Potrebné je zasielať Sociálnej poisťovni výkazy výlučne elektronicky. Používanie GRID kariet v Sociálnej poisťovni skončilo 31. decembra.

Dôležité upozornenia pri vypĺňaní výkazu

Pri vypĺňaní mesačného výkazu je dôležité dodržiavať niekoľko zásad:

• Používanie správnych údajov: Systém nevie spracovať údaje, ktoré spolu nekorešpondujú.
• Samostatné vykazovanie: Každý právny vzťah sa vykazuje samostatne, napr. pracovný pomer a dohoda sa vykazujú samostatne vo výkaze poistného a príspevkov.
• Identifikácia chýb: Je potrebné venovať pozornosť hláseniam, na ktoré systém upozorňuje, pretože môžu mať za následok nespracovanie formuláru.
• Správne označenie obdobia: V mesačných výkazoch upravuje postup vykazovania obdobia pre jednotlivé prípady.
• Kontrola pred podaním: Je dôležité skontrolovať výkaz ešte pred podaním, aby sa predišlo nesprávnym údajom.

Minimálny preddavok na poistné od 1. januára 2023

S účinnosťou od 1. januára 2023 sa pri platení poistného a preddavkov na poistné uplatňuje inštitút tzv. minimálneho preddavku na poistné. Ak je skutočné poistné a preddavok na poistné zamestnanca a zamestnávateľa v súčte nižšie, zamestnanec má povinnosť doplatiť odvody do tejto sumy. Minimálny preddavok na poistné sa uplatní na obdobie od 1. januára 2023. Teda na príjem za mesiac december 2022 (vyplatený v januári 2023) sa minimálny preddavok nevzťahuje.

Výnimky z uplatňovania minimálneho preddavku

Medzi zamestnancov, na ktorých sa nevzťahuje minimálny preddavok, patria napríklad zamestnanci, ktorí sú zároveň aj poistencami štátu. V prípade, ak je zamestnanec zamestnaný u viacerých zamestnávateľov, alebo ak je zároveň SZČO, môže si uplatniť výnimku z uplatňovania minimálneho preddavku (minimálne poistné sa u neho potom zohľadní až v ročnom zúčtovaní poistného). O uplatnení výnimky zamestnanec informuje zamestnávateľa predložením vyhlásenia, zverejneného na webovom sídle MZ SR.

Označovanie platieb do poisťovní

Dôležité je správne označiť platbu poistného do poisťovní. Pri platbe preddavku na poistné do zdravotnej poisťovne musí zamestnávateľ zadať variabilný symbol, ktorým je číslo platiteľa poistného pridelené pri registrácii. Pri platbe poistného do Sociálnej poisťovne je variabilným symbolom identifikačné číslo zamestnávateľa, ktoré pri registrácii pridelila Sociálna poisťovňa. Ako špecifický symbol sa pri platení poistného uvádza mesiac a rok, za ktorý patrí úhrada, v tvare MMRRRR alebo v tvare RRRRMM. Je dôležité používať bankové spojenie v tvare IBAN.

Sankcie za porušenie povinností

Ak zamestnávateľ na výzvu Sociálnej poisťovne nepredloží podklady potrebné na zistenie správnej sumy poistného, Sociálna poisťovňa môže predpísať poistné na základe dokladov zamestnávateľa za predchádzajúce obdobie alebo na základe podkladov iného zamestnávateľa s činnosťou obdobného charakteru.

Účtovanie práceneschopnosti a odvodov

Účtovanie nemocenských dávok je dôležitou súčasťou mzdovej agendy každého zamestnávateľa. Správne zaúčtovanie týchto dávok je kľúčové pre zabezpečenie súladu s platnou legislatívou a pre správne vykazovanie finančných údajov. Zúčtovacie vzťahy so zamestnancami a orgánmi sociálneho zabezpečenia a zdravotného poistenia sa účtujú v účtovej skupine 33. Táto skupina zahŕňa zúčtovanie so zamestnancami vyplývajúce z pracovnoprávnych vzťahov, ako aj ostatné zúčtovania vo vzťahu k nim, vrátane zúčtovania sociálneho poistenia a zdravotného poistenia.

Účtovanie v podvojnom účtovníctve

V podvojnom účtovníctve sa náhrady za dočasnú pracovnú neschopnosť (PN) účtujú rôzne, ale najčastejšie sa používa účtovanie 527/331, pretože sa považujú za sociálne náklady.

Účtovné zápisy pre PN a súvisiace náklady:

• 527 - Sociálne náklady / 331 - Zamestnanci: Tento zápis sa používa na zaúčtovanie náhrady príjmu počas PN.
• 521 - Mzdové náklady / 331 - Zamestnanci: Používa sa na zaúčtovanie hrubej mzdy.
• 524 - Zákonné sociálne poistenie / 331 - Zamestnanci: Používa sa na zaúčtovanie odvodov do SP a ZP.

Pre presné účtovanie je potrebné rozúčtovať výplatnú pásku na jednotlivé účty (521, 527, 524) a správne ich zadefinovať v účtovnom softvéri.

Účtovanie v jednoduchom účtovníctve

Hlavnou účtovnou knihou sústavy jednoduchého účtovníctva (JÚ) je peňažný denník. Postupy účtovania v JÚ ustanovujú v § 4 ods. 6 písm. e) bod 4, že do stĺpca „Príspevky a poistné“ sa účtuje poistné a príspevky platené za fyzickú osobu, ktorá podniká alebo vykonáva inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazuje svoje výdavky, a poistné a príspevky platené zamestnávateľom za zamestnancov.

S platnosťou od 1. 1. 2013 došlo v peňažnom denníku k zmenám. Zrušil sa stĺpec „Prevádzková réžia“ a zaviedli sa dva nové stĺpce „Služby“ a „Ostatné výdavky“. To znamená, že do stĺpca „Poistné a príspevky“ sa neúčtuje celá výška odvodov do ZP a SP, ktorú odvádza zamestnávateľ a vykazuje v mesačných výkazoch, ktoré odovzdáva každý mesiac do príslušných poisťovní. Do stĺpca „Poistné a príspevky“ peňažného denníka sa účtuje poistné a príspevky platené za fyzickú osobu, ktorá podniká alebo vykonáva inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazuje svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov a poistné a príspevky platené zamestnávateľom za zamestnancov.

Príklad účtovania odvodov do ZP a SP v peňažnom denníku

Podnikateľ Karol zamestnáva 2 zamestnancov v riadnom pracovnom pomere. Aj keď odvody zaplatil podnikateľ dvoma sumami (jednu do ZP a jednu do SP), v peňažnom denníku bude 11. 11. (dátum úhrady odvodov) zaúčtovaná celková suma odvodov. Podľa § 4 ods. 6 písm. e) bod 4 Postupov účtovania v JÚ zaúčtuje podnikateľ do peňažného denníka do stĺpca „Príspevky a poistné“ okrem odvodov do ZP a SP, ktoré platí za seba ako SZČO, aj odvody do ZP a SP, ktoré platí ako zamestnávateľ z hrubej mzdy zamestnancov.

Odmeny konateľov a spoločníkov a ich vplyv na zdravotné poistenie

Osobitnou kategóriou sú odmeny konateľov a spoločníkov spoločností s ručením obmedzeným (s.r.o.). Ich príjmy a odvody sa riadia špecifickými pravidlami. Pre konateľa vzniká povinnosť byť poistený na účely zdravotného a sociálneho poistenia na území Slovenskej republiky odo dňa vzniku funkcie. Podľa postupov účtovania a rámcovej účtovej osnovy sa osobné náklady účtujú na účte 52 - Osobné náklady. Do hrubej mzdy sa zahrnie aj naturálna mzda, ak je súčasťou mzdy. Na účtoch tejto účtovej skupiny sa účtuje aj tvorba sociálneho fondu podľa § 61 ods. 2 postupov účtovania.

Zmluva o výkone funkcie je osobitný typ zmluvy, ktorý vyžaduje písomnú formu a schválenie valným zhromaždením. Do zmluvy je možné zakotviť rôzne výhody pre konateľa alebo spoločníka, ako napríklad služobné vozidlo, mobilný telefón alebo zdravotnú starostlivosť.

Mzdové systémy a ich funkcie

Mzdové systémy, ako napríklad PROLMY, umožňujú evidovať práceneschopnosť zamestnanca. Program zohľadňuje obdobie PN pri výpočte mzdy a odvodov. Je dôležité, aby boli údaje o PN správne zadané v systéme. Mzdové systémy sa neustále aktualizujú, aby zohľadňovali zmeny v legislatíve a uľahčili zamestnávateľom vykazovanie údajov.

Medzi najnovšie aktualizácie patria napríklad zapracovanie nového zoznamu študijných odborov pre študijný rok 2021/22, úprava výpočtu daňového bonusu pre pracovníka od 1. júla 2022, zmeny v súvislosti s finančným príspevkom na stravovanie od 1. marca 2021 a nová verzia RLFO (Registračný list fyzickej osoby) platná od 19. mája 2021. Funkcie pre evidenciu PN v mzdových systémoch ponúkajú jednoduchú evidenciu PN a automatický výpočet odvodov.

Riešenie problémov pri vykazovaní PN

Pri vykazovaní PN sa môžu vyskytnúť rôzne problémy. Najčastejším problémom je nesprávne zadanie údajov o PN v mzdovom systéme. Je preto potrebné dôkladne kontrolovať zadané údaje a overiť ich správnosť. V prípade chýb vo výpočte odvodov je potrebné preveriť nastavenie mzdového systému a overiť, či sú správne zadané všetky potrebné údaje. Pri elektronickom podaní mesačného výkazu sa môžu vyskytnúť technické problémy. Je potrebné overiť pripojenie na internet a skontrolovať, či sú správne nainštalované všetky potrebné programy.

tags: #pn #a #mesacny #vykaz #do #zdravotnej