Podnikateľské subjekty v súvislosti s plnením svojich úloh vysielajú svojich zamestnancov na pracovné cesty aj do zahraničia. Zamestnávateľom i zamestnancom pritom vznikajú výdavky predovšetkým na dopravu, stravovanie, ubytovanie a iné výdavky spojené s pracovnou cestou. Pre vysielanie zamestnancov na pracovné cesty tuzemské i zahraničné, uhrádzanie a zúčtovanie výdavkov spojených s pracovnou cestou platia zákonmi stanovené pravidlá.
Základnou právnou normou pre poskytovanie cestovných náhrad je zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách.
Pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Zahraničná pracovná cesta je čas pracovnej cesty v zahraničí, vrátane výkonu práce v zahraničí, a to do skončenia tejto cesty.
Podmienky vyslania na pracovnú cestu
Podmienky, za akých môže zamestnávateľ vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, stanovuje § 57 Zákonníka práce, v zmysle ktorého môže zamestnávateľ vyslať zamestnanca na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca len so súhlasom zamestnanca. Súhlas zamestnanca nie je potrebný, ak výkon práce vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce.
Trvanie pracovnej cesty nie je Zákonníkom práce obmedzené, pracovná cesta trvá nevyhnutne potrebné obdobie.
Vyslanie zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu a určenie jej podmienok sa v praxi realizuje vystavením cestovného príkazu. Záväzný formulár cestovného príkazu určený nie je. Zamestnávateľ je povinný určiť podmienky pracovnej cesty pri každej pracovnej ceste. Zamestnanec je viazaný na určené podmienky a nemôže ich svojvoľne zmeniť. Je vhodné, aby podmienky pracovnej cesty boli určené čo najpodrobnejšie. V prípade nepredvídaných okolností na pracovnej ceste musí zamestnávateľ zmeny dohodnutých podmienok dodatočne schváliť.
Pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty sa zamestnávateľ so zamestnancom môžu dohodnúť aj na prerušení pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca.
Pri vysielaní na zahraničnú pracovnú cestu sa zamestnávateľ so zamestnancom môžu písomne dohodnúť aj na návšteve rodiny zamestnanca v mieste pobytu rodiny alebo v inom dohodnutom mieste na území Slovenskej republiky.
Náhrady pri zahraničných pracovných cestách
Poskytovanie náhrad pri zahraničných pracovných cestách upravuje tretia časť zákona o cestovných náhradách. Rozdielnosť oproti tuzemským pracovným cestám spočíva v tom, že zamestnancom sa cestovné náhrady pri zahraničných pracovných cestách poskytujú za iných podmienok (napr. stravné) a v inom rozsahu (náhrady, ktoré sa pri tuzemských pracovných cestách neposkytujú, napr. poistenie liečebných nákladov).
Režim poskytovania náhrad je rovnaký pri tuzemských aj zahraničných pracovných cestách, t. j. náhrada preukázaných cestovných výdavkov, náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie, náhrada potrebných vedľajších výdavkov, náhrada výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí, náhradu výdavkov na iné komerčné poistenie.
1. Cestovné výdavky
Cestovné výdavky sú preukázané výdavky zamestnanca, ktoré vynaložil v súvislosti s uskutočnenou zahraničnou pracovnou cestou na dopravu, t. j. výdavky na cestovné lístky, letenky, ležadlá, lôžka, taxi, miestnu pravidelnú verejnú dopravu. Zamestnanec preukazuje cestovné výdavky dokladom podľa druhu a spôsobu dopravy, t. j. cestovným lístkom na autobus, vlak, letenkou a pod. Všetky doklady musia byť z časového aj vecného hľadiska v súlade s dátumom, časom a miestom zahraničnej pracovnej cesty.
V prípade, ak zamestnanec cestovné výdavky nepreukáže, napr. z dôvodu straty, krádeže a pod., zamestnávateľ môže v súlade s § 35 ods. 1 zákona uznať výdavky aj bez preukázania v ním uznanej výške s prihliadnutím na spôsob dopravy, ktorý mu určil v podmienkach zahraničnej pracovnej cesty.
Ak sa zamestnávateľ a zamestnanec pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty dohodli na prerušení zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca, zamestnanec má nárok na preukázané cestovné výdavky v takom rozsahu a výške, ako keby k prerušeniu pracovnej cesty nedošlo.
2. Výdavky na ubytovanie
Výdavky na ubytovanie sú preukázané výdavky zamestnanca, ktoré v čase trvania zahraničnej pracovnej cesty vynaložil na ubytovanie. Limity na výdavky za ubytovanie zákon nestanovuje, zamestnanec má nárok na preukázaný výdavok za ubytovanie. Limity nemôže určiť ani zamestnávateľ. Vo vnútornom predpise však môže stanoviť spôsob a podmienky pre určovanie rôznych druhov ubytovacích zariadení (ubytovňa, penzión, hotel rôznych kategórií) v podmienkach zahraničnej pracovnej cesty.
Zamestnanec preukazuje výdavky za ubytovanie dokladom z ubytovacieho zariadenia, napr. hotelového účtu, ktorý musí byť obsahovo a vecne v súlade s dátumom a miestom zahraničnej pracovnej cesty, musí obsahovať základné náležitosti a musí byť vystavený oficiálnym ubytovacím zariadením.
Ak zamestnanec cestovné výdavky nepreukáže, zamestnávateľ môže v súlade s § 35 ods. 1 zákona uznať výdavky aj bez preukázania v ním uznanej výške s prihliadnutím na spôsob ubytovania, ktorý mu určil v podmienkach zahraničnej pracovnej cesty, a za podmienok, ktoré musia byť dohodnuté vo vnútornom predpise zamestnávateľa.
Zamestnanec, ktorý sa na zahraničnej pracovnej ceste v Českej republike ubytoval u svojich známych a nemá oficiálny doklad o ubytovaní, nemá nárok na náhradu výdavkov za ubytovanie. Nárok na náhradu nemá ani v prípade, že mu známy vystaví potvrdenie o platbe za ubytovanie.
3. Potrebné vedľajšie výdavky
Potrebné vedľajšie výdavky sú všetky preukázané ostatné výdavky, ktoré zamestnancovi vzniknú v súvislosti s plnením úloh na zahraničnej pracovnej ceste alebo v súvislosti s podmienkami zahraničnej pracovnej cesty. Druh ani rozsah takýchto výdavkov v zákone vymedzený nie je. Nevyhnutnosť a účelnosť vynaloženia potrebných vedľajších výdavkov posudzuje zamestnávateľ. Za potrebné vedľajšie výdavky možno považovať napr. poplatok za telefón, za internet, za parkovanie, za použitie garáže, za diaľnicu a pod. Za potrebné vedľajšie výdavky nemožno považovať napr. výdavky na občerstvenie, na darčeky, za fitnes, úhradu pokút za dopravný priestupok a pod.
Ak sa zamestnávateľ a zamestnanec pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty dohodli na prerušení zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca, zamestnanec má nárok na preukázané potrebné výdavky v takom rozsahu a výške, ako keby k prerušeniu pracovnej cesty nedošlo.
4. Poistenie liečebných nákladov
Ak si zamestnanec poistenie uzatvoril a zaplatil sám, má nárok na náhradu výdavkov na poistenie liečebných nákladov pri vyslaní na každú zahraničnú pracovnú cestu, bez ohľadu na to, v ktorej krajine ju vykoná. Náhrada sa týka iba výdavkov na poistenie liečebných nákladov, nie na celkové cestovné poistenie, v ktorom sú zahrnuté aj iné druhy poistenia.
5. Očkovanie
Zamestnanec, ktorý sa pred nástupom na zahraničnú pracovnú cestu dal zaočkovať proti chrípke, má nárok na náhradu výdavkov na povinné alebo odporúčané očkovanie.
6. Návšteva rodiny
Pri vysielaní na zahraničnú pracovnú cestu sa zamestnávateľ a zamestnanec s ohľadom na dohodu môže dohodnúť na návšteve rodiny zamestnanca v mieste pobytu rodiny alebo v inom dohodnutom mieste na území Slovenskej republiky. V závislosti od dohody môže zamestnancovi vzniknúť nárok na všetky náhrady ako pri zahraničnej pracovnej ceste alebo len na niektoré dohodnuté náhrady, napr. náhradu cestovných výdavkov.
Zákon o cestovných náhradách umožňuje poskytnúť náhradu výdavkov za cesty na návštevu rodiny len na území Slovenskej republiky.
7. Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste
Stravné pri zahraničnej ceste sa poskytuje za každý kalendárny deň trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky, a to v závislosti od času trvania v tomto dni. Pri každej zahraničnej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na stravné bez ohľadu na dĺžku jej trvania.
Pri zahraničnej pracovnej ceste za čas pracovnej cesty na území Slovenskej republiky patrí zamestnancovi stravné v eurách, v rozsahu a za podmienok poskytovania stravného na tuzemskej pracovnej ceste.
Základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene ustanovuje všeobecne záväzný právny predpis, ktorý vydáva Ministerstvo financií SR. Pri zahraničnej pracovnej ceste v Českej republike s základnou sadzbou stravného 600 CZK platí:
- Prvý deň prekročenia hranice o 15:00 hod. - stravné vo výške 50 % zo základnej sadzby (300 CZK).
- Druhý deň v ČR - stravné v plnej výške (600 CZK).
- Tretí deň prekročenia hranice o 05:30 hod. - stravné vo výške 25 % zo základnej sadzby (150 CZK).
Vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste
Vreckové môže byť poskytnuté do výšky 40 % stravného, ktoré je stanovené v zákone o cestovných náhradách. V rámci jedného zamestnávateľa sa môže vreckové poskytovať v rozdielnej výške pre rôznych zamestnancov alebo pre skupiny zamestnancov, ak je na rozdielnu výšku oprávnený dôvod (zásada rovnakého zaobchádzania).
Vreckové je paušálna náhrada, ktorú zamestnanec nevyúčtováva/nedokladuje a ani nezdôvodňuje zamestnávateľovi jej použitie.
SZČO a cestovné náhrady
Živnostníci a iné SZČO často za výkonom svojho podnikania musia absolvovať tuzemské či zahraničné pracovné cesty. Podnikateľ a SZČO s príjmami podľa § 6 ods. 1 a 2 zákona o dani z príjmov si môže do daňových výdavkov uplatniť výdavky vynaložené v súvislosti s pracovnou cestou. Za pracovnú cestu živnostníka alebo inej SZČO sa považuje cesta za výkonom jeho podnikateľskej činnosti v inom mieste, ako je miesto, v ktorom sa činnosť pravidelne vykonáva.
Výška daňových výdavkov je obmedzená výškou ustanovenou pre zamestnancov podľa zákona o cestovných náhradách.
Daňové výdavky SZČO spojené s pracovnou cestou
- Výdavky na stravovanie
- Výdavky na ubytovanie
- Výdavky na cestovné dopravnými prostriedkami
- Nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v tomto mieste
Živnostník alebo iná SZČO môže na účely pracovnej cesty využiť napríklad vlastný automobil nezaradený v obchodnom majetku, automobil vo vlastníctve manžela alebo manželky, vypožičaný automobil alebo prenajatý automobil.
Za miesto, na ktorom sa pravidelne vykonáva podnikateľská činnosť živnostníka alebo inej SZČO je možné považovať napríklad kanceláriu, prevádzku alebo iné zmluvne dohodnuté miesto.
Pracovná cesta sa začína nástupom fyzickej osoby v mieste pravidelného vykonávania podnikateľskej činnosti na cestu do iného miesta, vrátane výkonu činnosti na tomto mieste a zahŕňa i návrat do miesta pravidelného vykonávania činnosti.
Stravné SZČO pri tuzemskej pracovnej ceste
Výška stravného pre tuzemské pracovné cesty je stanovená pre jednotlivé časové pásma:
- 5 až 12 hodín - 6 eur
- nad 12 hodín až 18 hodín - 9 eur
- nad 18 hodín - 13,70 eur
V prípade, ak podnikajúca fyzická osoba absolvuje tuzemskú pracovnú cestu trvajúcu menej ako 5 hodín, nárok na stravné nevzniká.
Osobitosti zahraničnej pracovnej cesty SZČO
Zahraničná pracovná cesta je čas pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty. Stravné poskytované v súvislosti so zahraničnou pracovnou cestou je spravidla vyššie, ako v SR. Výška základnej sadzby stravného je určená osobitne pre každú krajinu.
Ak pri zahraničnej pracovnej ceste navštívi živnostník alebo iná SZČO viacero krajín, má nárok na stravné tej krajiny, v ktorej sa zdržal najdlhšie. Ak vo viacerých krajinách strávil rovnako dlhý čas, potom sa poskytne stravné, ktoré je preňho výhodnejšie.
Stravné sa poskytuje za každý kalendárny deň trvania pracovnej cesty mimo územia SR. Na výšku má vplyv aj čas trvania v tomto dni, ktorý je rozdelený na 3 časové pásma:
- do 6 hodín - nárok na štvrtinu základnej sadzby stravného
- nad 6 hodín do 12 hodín - nárok na polovicu základnej sadzby stravného
- nad 12 hodín - nárok na základnú sadzbu stravného
Nárok na stravné nevzniká počas prerušenia zahraničnej pracovnej cesty alebo pri návšteve rodiny.
Vreckové nie je daňovým výdavkom podnikateľa.
Videoseminár Cestovné náhrady štatutárov
Tabuľka porovnania náhrad
| Nárok | Zamestnanec | SZČO |
|---|---|---|
| Náhrada preukázaných cestovných výdavkov | ✓ | ✓ |
| Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie | ✓ | ✓ |
| Náhrada potrebných vedľajších výdavkov | ✓ | ✓ |
| Poistenie liečebných nákladov v zahraničí | ✓ | ✓ |
| Povinné alebo odporúčané očkovanie | ✓ | ✓ |
| Náhrada za cesty na návštevu rodiny | ✓ | ✓ |
| Stravné | ✓ | ✓ |
Rozdiel pri uplatňovaní preukázateľných nákladov na zahraničnú pracovnú cestu zamestnanca a SZČO spočíva v tom, že SZČO je povinná vydokladovať blokmi, faktúrami, cestovnými lístkami, letenkami, nákladmi na PHM všetky výdavky, v prípade straty dokladu a nebude možné si daný náklad uplatniť. U zamestnanca môže zamestnávateľ podľa § 35 ods. 1 zákona o cestovných náhradách uznať tento výdavok aj bez preukázania.