Zakázané vydávanie kópií dokladov z e-kasa klient a súvisiace pravidlá

Tento článok sa zaoberá problematikou vydávania kópií dokladov z elektronickej registračnej pokladnice (ERP) v kontexte slovenského práva, najmä zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov. Cieľom je poskytnúť komplexný pohľad na túto problematiku, s prihliadnutím na rôzne interpretácie a praktické situácie, ktoré môžu nastať.

Aktuálna legislatíva a základné pojmy

Základom pre pochopenie problematiky je zákon o ERP, ktorý bol aktualizovaný 1. januára 2012. Tento zákon definuje povinnosti podnikateľov pri používaní elektronických registračných pokladníc a virtuálnych registračných pokladníc. Dôležité je tiež spomenúť zákon Slovenskej národnej rady č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov.

Od 01.07.2019 platí povinnosť používať online registračné pokladnice (ORP) vybavené systémom eKasa. V súčasnosti je na Slovensku možné evidovať tržby len prostredníctvom pokladnice e-kasa klient (ďalej len „PEKK“), ktorou sa podľa § 2 písm. x) zákona č. 289/2008 Z. z. rozumie on-line registračná pokladnica (ďalej len "ORP") a virtuálna registračná pokladnica (ďalej "VRP").

Kto je podnikateľ a jeho povinnosti?

Podľa zákona o ERP, podnikateľom sa rozumie fyzická alebo právnická osoba, ktorá predáva tovar alebo poskytuje služby na základe oprávnenia na podnikanie na území Slovenskej republiky a z tohto predaja prijíma tržby. Podnikaním sa podľa § 2 ods. 2 Obchodného zákonníka rozumie sústavná činnosť vykonávaná samostatne podnikateľom vo vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť, za účelom dosiahnutia zisku.

Povinnosť používať ORP/VRP sa vzťahuje na každú fyzickú alebo právnickú osobu, ktorá na základe oprávnenia na podnikanie predáva tovar alebo poskytuje vymedzené služby uvedené v prílohe č. 1 zákona. Povinnosť používať ERP alebo VRP má tuzemský aj zahraničný podnikateľ, ak predáva tovar alebo poskytuje službu na území SR a prijíma tržbu v hotovosti. Podnikateľ je povinný po zaevidovaní tržby do elektronickej registračnej pokladnice alebo virtuálnej registračnej pokladnice vydať kupujúcemu bez zbytočného odkladu pokladničný doklad, ktorý musí obsahovať najmenej údaje predpísané zákonom o ERP.

Zákonom o ERP je zakázané vydať kupujúcemu iný ako pokladničný doklad a na základe takéhoto dokladu prijať tržbu (nesmie byť vydaný doklad označený napr. ako priebežný, informatívny alebo neplatný). Podnikateľ je oprávnený vydať kupujúcemu iba jeden originál pokladničného dokladu, a to len po prijatí tržby za predaný tovar alebo za poskytnutú službu. Iný doklad vyhotovený pokladnicou e-kasa klient o prijatí tržby, napr. kópiu pokladničného dokladu, nesmie podnikateľ kupujúcemu odovzdať.

Pokladničný doklad vyhotovený pokladnicou e-kasa klient môže podnikateľ kupujúcemu zaslať alebo sprístupniť v elektronickej podobe, ak s tým kupujúci súhlasí a ak o to požiada pred vytlačením pokladničného dokladu a podnikateľ pokladničný doklad nevytlačí. Na účely zaslania pokladničného dokladu vyhotoveného pokladnicou e-kasa klient v elektronickej podobe je podnikateľ oprávnený spracúvať osobný údaj kupujúceho, ktorým je adresa elektronickej pošty kupujúceho.

Špecifické situácie a ich riešenia

Vrátenie tovaru a reklamácie

V prípade vrátenia tovaru alebo reklamácie služby, zákon o ERP ustanovuje, že podnikateľ je povinný ihneď vydať kupujúcemu pokladničný doklad, ktorý musí obsahovať rovnaké údaje ako doklad vydaný pri predaji tovaru alebo pri poskytnutí služby.

Strata dokladu

Podnikateľ nemôže žiadať vydať nový doklad, nakoľko podľa § 4 ods. 2 písm. b) 11. bod zákona o. Podnikateľ, ktorý používa pokladnicu e-kasa klient môže vytlačiť alebo elektronicky kupujúcemu zaslať iba jeden originál pokladničného dokladu. Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z.n.p. ani opatrenie Ministerstva financií SR zo 16. decembra 2002 č. 23054/2002-92 jednoznačne neupravuje, čo je originál alebo kópia účtovného dokladu.

Zákon o účtovníctve ustanovuje v § 6 ods. 1, že účtovná jednotka je povinná doložiť účtovné prípady účtovnými dokladmi, ktorých obsah je ustanovený v § 10 zákona o účtovníctve. Preukázateľnosť účtovného záznamu upravuje § 32 zákona o účtovníctve, pričom za preukázateľný záznam sa považuje aj účtovný záznam, ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov [§ 32 ods. 1 písm. Účtovná jednotka je v zmysle § 35 ods. 1 zákona o účtovníctve povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu.

Do daňových výdavkov sa uznávajú len tie výdavky, ktoré sú preukázateľne vynaložené a priamo súvisia s dosahovanými príjmami. Musí ísť o výdavky preukázateľne vynaložené daňovníkom, t.j. ich úhrada musí byť preukázaná buď platbou v hotovosti alebo cez účet. Správca dane nemusí takýto doklad akceptovať a uznať ho ako daňový výdavok. V nadväznosti na vyššie preto uvedené odporúčame podnikateľom predchádzať takejto situácii a zabezpečiť účtovnú dokumentáciu.

Doklady pri skúšobnej prevádzke a vklady hotovosti

Podnikateľ je povinný vyhotovovať doklady aj v rámci skúšobnej prevádzky pokladnice po jej oprave, pri zaškolení zamestnanca na pokladnici alebo v rámci vyhotovovania ďalších iných dokladov, ktoré nie sú pokladničnými dokladmi a obsahujú informácie o cene tovaru alebo služby; v takomto prípade je podnikateľ povinný vystavovať doklady, ktoré musia obsahovať slová „NEPLATNÝ DOKLAD“ v každom treťom riadku.

Pri vklade hotovosti do pokladnice je podnikateľ povinný vystavovať doklady, ktoré musia obsahovať slovo „VKLAD“ v každom treťom riadku. Ak podnikateľ vloží do elektronickej registračnej pokladnice hotovosť okrem prijatej tržby, je povinný ju bez zbytočného odkladu po jej vložení zaevidovať v elektronickej registračnej pokladnici a vytlačiť doklad označený slovom „VKLAD“ s údajmi ustanovenými v § 8 ods. 2 zákona. Z uvedeného vyplýva, že každý vklad hotovosti (napr. na vydávanie hotovosti zákazníkom) do elektronickej registračnej pokladnice okrem prijatej tržby musí byť zaevidovaný v elektronickej registračnej pokladnici. Takýto postup sa však uplatňuje len vtedy, ak podnikateľ uvedený vklad uskutoční. Ak podnikateľ eviduje len prijaté tržby a vklad neuskutočnil, nemá dôvod na uplatnenie postupu podľa § 3 ods. 3 zákona č. 289/2008 Z. z.

Interné doklady (objednávkové lístky)

Zákon o ERP rieši problematiku evidencie prijatých tržieb v pokladnici a ustanovuje, aké doklady má pokladnica vytlačiť a ako musia byť označené. Povinnými výstupmi pokladnice sú pokladničné doklady, doklady „NEPLATNÝ DOKLAD“ a „VKLAD“ a páska dennej uzávierky. Ak je v niektorých prevádzkach potrebné tlačiť aj iné doklady, napr. objednávkový lístok, zákon o ERP toto nerieši, t. j. nevylučuje vytlačenie aj iných dokladov. Pri tlači iných dokladov vo vzťahu k zákonu o ERP však treba dodržať požiadavku ustanovenú v § 4 ods. 2 písm. a) bod 7, t. j. vytlačenie ochranného znaku len na pokladničnom doklade a páske dennej uzávierky, a to až po vytlačení iných údajov uvedených v § 8 ods. 1 a § 12 ods. 2. Je vecou výrobcu, ako vyrieši tlač iných dokladov.

Úhrada faktúry - aký doklad vystaviť?

Zákon o ERP rieši problematiku evidencie prijatých tržieb v pokladnici a ustanovuje, aké doklady má pokladnica vytlačiť a ako musia byť označené. Pri úhrade pohľadávky je potrebné prijatú tržbu evidovať v elektronickej registračnej pokladnici, a to s prihliadnutím na to, že v prípade uhradenia vystavenej faktúry (pohľadávky) dochádza následne k prijatiu tržby za predaj tovaru alebo poskytnutie služby. V takomto prípade podnikateľ k pohľadávke (vystavenej faktúre) vyhotoví pre zákazníka pokladničný doklad (§ 8 ods. 2 zákona o ERP).

Pri úhrade faktúry alebo jej časti (pohľadávky) sú ustanovené údaje, ktoré pokladničný doklad nesmie obsahovať (ide o údaje súvisiace s daňou z pridanej hodnoty), čím bol odstránený problém, ktorý vznikol z dôvodu zákonom ustanovenej povinnosti evidovať v pokladnici tržbu prijatú pri úhrade faktúry, resp. jej časti a vydávať pokladničný doklad. Pokladničný doklad, ak ide o úhradu faktúry alebo jej časti, nesmie obsahovať údaje podľa odseku 1 písm. g), h) a j) až l).

Označovanie tovaru a služieb na pokladničnom doklade

Podľa § 8 ods. 3 zákona o ERP označenie tovaru alebo označenie služby musí byť vyjadrené tak, aby bolo možné predávaný tovar alebo poskytovanú službu jednoznačne určiť alebo pomenovať a odlíšiť od iného tovaru alebo inej služby, pričom sa môže uvádzať aj skrátený názov tovaru alebo služby.

Ak na pokladničnom doklade predloženom na kontrolu sú základné údaje o podnikateľovi, ako je obchodné meno, sídlo a predajné miesto podnikateľa bez interpunkčných znamienok a tieto údaje o podnikateľovi sú rozdielne s údajmi zapísanými v obchodnom registri, považuje sa toto zistenie za správny delikt podľa § 16a písm. f) zákona, za ktorý správca dane uloží pokutu podľa § 16b ods. 1 písm. c) zákona o používaní ERP.

Uchovávanie údajov z pokladnice

Podnikateľ je povinný zabezpečiť ochranu údajov uložených v pokladnici, t. j. v prevádzkovej pamäti a fiskálnej pamäti, údajov vytlačených na dokladoch označených slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“ alebo „VKLAD“ alebo údajov na paragónoch, údajov uložených na tlačových výstupoch, t. j. na páske dennej uzávierky, ako aj údajov uložených v elektronickej podobe na dátových médiách.

Dátové médiá, na ktorých sa ukladajú kontrolné záznamy, t. j. záznamy z pokladničných dokladov a denných uzávierok, sa musia uchovávať do uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane - § 45 zákona SNR č. 511/1992 Zb. Z uvedeného vyplýva, že kópie pokladničných dokladov sa neukladajú na kontrolnú pásku tak ako doteraz, čím sa odstránil problém so skladovaním kontrolných pások a tiež sa zabezpečí kvalitné uchovanie údajov počas dlhšieho časového horizontu.

Kontrolné záznamy sa ukladajú v elektronickej podobe na dátové médiá nezávisle od podnikateľa. Rovnako sa na dátové médiá ukladajú aj denné uzávierky. Podnikateľ je povinný kontrolné záznamy sprístupniť, a to vo forme požadovanej daňovým úradom alebo colným úradom, napr. v elektronickej alebo aj listinnej, t. j. papierovej podobe. Podnikateľ si na uchovanie údajov môže vybrať sám typ dátového média, ale toto musí byť také, aby garantovalo uchovanie údajov vo vyššie cit. lehote. Kópie paragónov a pásku dennej uzávierky je povinnosť uchovávať po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roku, v ktorom boli vyhotovené, z čoho vyplýva, že údaje dennej uzávierky sa z hľadiska dôsledného zabezpečenia údajov uchovávajú aj v papierovej podobe a aj v elektronickej podobe na dátových médiách.

Prerušenie prevádzky pokladnice

Prerušenie prevádzky pokladnice je podnikateľ povinný bez zbytočného odkladu nahlásiť servisnej organizácii a zároveň dôvod, dátum a čas prerušenia prevádzky pokladnice zaznamenať v knihe pokladnice. Podnikateľ sa počas prerušenia prevádzky pokladnice môže rozhodnúť, či bude pokračovať v predaji tovaru alebo v poskytovaní služby, alebo v predaji tovaru alebo v poskytovaní služby nebude pokračovať.

Ak sa podnikateľ rozhodne pokračovať v predaji tovaru alebo v poskytovaní služby, je povinný vyhotovovať náhradné pokladničné doklady - paragóny, ktoré musia obsahovať rovnaké údaje ako pokladničné doklady okrem ochranného znaku. Tieto paragóny musí podnikateľ vyhotovovať dvojmo, pričom originál podnikateľ vydáva kupujúcemu a kópiu si ponechá. Aj pri takejto evidencii tržieb je podnikateľ povinný z kópií paragónov vyhotovovať dennú uzávierku, a to rovnakým spôsobom ako doteraz. Údaje z vyhotovených paragónov sa musia v ustanovenej lehote dodatočne zaevidovať v tej pokladnici, ktorej prevádzka bola prerušená.

Alternatívne spôsoby evidencie

Ak pokladnica je vybavená tak, že dokáže vyhotovovať paragóny nezávisle od elektronickej registračnej pokladnice, t. j. formou nejakého samostatného softvéru a samostatnej tlačiarne na tlačenie paragónov, nie je takýto postup v rozpore so zákonom o ERP.

Výmena fiškálnej pamäte

Fiskálna pamäť musí byť vymenená, ak bola vyčerpaná jej kapacita, ale pokladnica je naďalej funkčná, došlo k poruche fiskálnej pamäte a neplní svoju funkciu, došlo k zmene údajov (ochranného znaku alebo daňového kódu pokladnice, alebo obchodného mena, sídla alebo miesta podnikania podnikateľa a predajného miesta, ak je odlišné od sídla alebo miesta podnikania, alebo daňového identifikačného čísla, ak podnikateľ nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty, alebo identifikačného čísla pre daň z pridanej hodnoty, ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty, alebo dátumu a času uvedenia pokladnice do prevádzky), alebo došlo k zmene vlastníka pokladnice. Servisná organizácia je povinná dôvody výmeny fiskálnej pamäte, ako aj dátum výmeny zaznamenať v knihe pokladnice a pôvodnú fiskálnu pamäť je povinná odovzdať podnikateľovi, ktorý jej prevzatie musí potvrdiť podpisom v knihe pokladnice a je povinný ju uchovávať do uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane.

Daňová kontrola - ako sa pripraviť?

Na kontrolu by sa mali daňové subjekty dôkladne pripraviť. Je potrebné pripraviť doklady, u ktorých možno predpokladať, že ich budú „daniari“ žiadať (t. j. následne odporúčam prekontrolovať doklady, či sú úplné, teda so všetkými obsahovými náležitosťami (napr. pri kontrole DPH náležitosti daňového dokladu podľa zákona o DPH; náležitosti dokladov podľa zákona o účtovníctve). Zvážiť možnosti vykonania obhliadky napr. zvážiť a prípadne upozorniť obchodných partnerov na to, že budú v súvislosti s obchodnými aktivitami kontrolovaného daňového subjektu kontaktovaní od daňového úradu za účelom potvrdenia/preverenia uskutočnenia obchodných prípadov. Ku každej evidovanej faktúre (daňovému dokladu) v účtovníctve treba pripraviť správcovi dane kópiu zmluvy s odkazom na jej konkrétny obsah, ktorý sa týka účtovného prípadu.

Problémy s eKasa systémom

Pri spúšťaní projektu eKasa podnikatelia očakávali, že v ich podnikaní sa v súvislosti s používaním eKasy oproti situácie s používaním ERP nič zásadné nezmení. Rátali jedine so zmenou, že sa bude jednať o kasy, ktoré budú online pripojené na finančnú správu. Nedošlo k zjednodušeniu, ba práve naopak, k ďalším starostiam a komplikáciám. Účtovníci každý mesiac nevedia, či majú ako záväznú brať sumu, ktorú majú v reportoch v eKasa zóne na finančnej správe alebo majú brať do úvahy sumu reálne inkasovaných peňazí na prevádzke, nakoľko veľmi často sa tieto sumy nezhodujú a nie vždy je to zapríčinené tým, že „neprešli“ niektoré doklady z dôvodu, že sa pokladňa nachádzala v off-line režime.

Medzi zásadné problémy, ktoré eKasa podnikateľov trápi najviac je spôsob, akým sú v rozhraní finančnej správy vytvárané reporty eKasy. Reporty sú vo forme veľmi jednoduchej (dokonca editovateľnej) excelovskej tabuľky. Podnikatelia by privítali aby reporty boli viac prepracované a aby poskytovali viac informácií, ktoré podnikatelia potrebujú na korektné účtovanie. Bolo by dobré aby reporty boli v inom formáte (napríklad PDF) so zobrazovaním údajov o jednotlivých pokladniach. Momentálne reporty dávajú dohromady údaje zo všetkých pokladní, ktoré podnikateľ má. Nie je možné identifikovať tržby podľa prevádzok alebo podľa druhu, či sa jedná o predaj tovaru alebo predaj služieb.

Rovnako ako nedostatok podnikatelia považujú skutočnosť, že reporty nie sú členené podľa druhu platby (hotovosť, platba kartou, poukážkou, šekom). Veľmi veľkým problémom je nesúlad v sumách medzi mesačnými tržbami, ktoré sú evidované v reportoch v eKasa zóne na finančnej správe a medzi údajmi, ktoré majú priamo u seba vo svojej pokladni. Nakoľko pokladne nevytvárajú mesačné reporty, musia podnikatelia prácne spočítavať denné tržby, aby si dokázali porovnať sumy s údajmi v reportoch v eKasa zóne. Podnikatelia už nemajú povinnosť vyhotovovať denné uzávierky (takto ich inštruujú aj technici, ktorí im kasy inštalujú). Z tohto dôvodu považujú podnikatelia údaje v reportoch z eKasa zóny za neúplné, nedostatočné a tým pádom za nedôveryhodné.

Zavedenie eKasy podnikateľom určite nepomohlo, práve naopak, podnikateľom pribudla vysoká administratívna záťaž, či už tým, že museli žiadať o pridelenie kódov eKasa, ako aj tým, že museli riešiť nové splnomocnenia pre oprávnenia na prístup k reportom. K skvalitneniu podnikania určite neprispel ani chaos so samotným procesom zavádzania eKasy (neskoré certifikácie, nedostatok pokladní, odklad „bez sankčného“ obdobia, kde sú podmienky iné pre používateľov ORP a iné pre používateľov VRP).

tags: #je #zakazane #vydavat #kopie #dokladov #z