Evidenčné listy dôchodkového poistenia a individuálny pracovnoprávny sporný vzťah

V kontexte dôchodkového poistenia a individuálnych pracovnoprávnych vzťahov sú evidenčné listy dôchodkového poistenia kľúčovým dokumentom. Povinnosť viesť a predkladať evidenčné listy je uložená všetkým zamestnávateľom. Evidenčné listy je potrebné vyhotovovať pre všetkých zamestnancov s právom na pravidelný aj nepravidelný príjem - poistencov, za ktorých sa počas trvania pracovnoprávneho vzťahu platilo poistné na dôchodkové poistenie.

Ide o dôležité záznamy, ktoré slúžia ako podklad pre výpočet dôchodkových dávok a preukazujú dobu poistenia a vymeriavacie základy. Je vhodné, aby zamestnávateľ pri vedení, vyplňovaní a predkladaní evidenčných listov postupoval v súlade s metodickým usmernením pre zamestnávateľov a návodom na vyplnenie jednotlivých rubrík evidenčného listu vydanými Sociálnou poisťovňou.

Povinnosti zamestnávateľa pri vedení evidencie

Zamestnávateľ je v zmysle § 24 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom poistení povinný viesť o svojich zamestnancoch evidenciu, ktorá je potrebná na účely sociálneho poistenia. Základným dokladom evidencie je mzdový list zamestnanca. Je vhodné, aby mzdové listy v praxi obsahovali všetky náležitosti, ktoré je zamestnávateľ povinný evidovať v zmysle právnych predpisov.

Zamestnávateľ je povinný viesť mzdové listy pre každú fyzickú osobu, ktorej poskytuje príjem zo závislej činnosti podľa § 5 zákona o dani z príjmov, t. j. pre zamestnancov v pracovnom pomere, pre osoby vykonávajúce práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, osoby vykonávajúce závislú prácu na základe iných zmlúv, iné osoby, ktorým poskytuje zdaniteľný príjem, napr. bývalým zamestnancom príjem zo sociálneho fondu.

V mzdovom liste sa uvádza úhrn vyplatených zdaniteľných miezd za každý kalendárny mesiac a nie úhrn zúčtovaných zdaniteľných miezd, t. j. zúčtovaný, ale nevyplatený príjem v stanovenom výplatnom termíne sa v mzdovom liste v príslušnom mesiaci neuvádza. Do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za príslušný kalendárny mesiac sa zahrnujú len príjmy vyplatené do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca a do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za zdaňovacie obdobie sa zahrnujú len príjmy vyplatené zamestnancom do 31. 1. nasledujúceho roka. Zamestnávateľ musí zabezpečiť, aby sa v rámci spracovania miezd po mesačnej uzávierke zo zúčtovaných miezd do mzdových listov zaúčtovali len údaje súvisiace s vyplateným príjmom v súlade s § 39 ods. 3 zákona o dani z príjmov.

Obsah evidenčného listu dôchodkového poistenia

Evidenčný list dôchodkového poistenia (ELDP) obsahuje dôležité údaje, ktoré sú kľúčové pre posúdenie nároku na dôchodkové dávky. Medzi hlavné náležitosti patria:

• Obdobie dôchodkového poistenia, t. j. znaku poistenia: A - zamestnanec (platí aj pre dohodárov), MD - materská dovolenka, RD - rodičovská dovolenka (do 30. 6. 2005), VS - vojenská služba (do 31. 12. 2005), CS - civilná služba (do 31. 12. 2005).
• Vymeriavací základ, t. j. vymeriavací základ počas vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j. poskytovania náhrady mzdy z vážnych prevádzkových dôvodov, pre ktoré zamestnávateľ nemôže prideľovať zamestnancovi prácu podľa § 142 ods. 4 Zákonníka práce.
• Počet kalendárnych dní vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j. ošetrovania člena rodiny od 11. dňa.

Peňažné údaje za obdobie do 31. 12. 2008 sa v evidenčnom liste dôchodkového poistenia uvádzajú v slovenských korunách a za obdobie od 1. 1. 2009 v eurách.

Termíny predkladania evidenčných listov

Aj napriek tomu, že zamestnávateľ je povinný Evidenčný list dôchodkového poistenia predložiť Sociálnej poisťovni pri uplatnení nároku na dôchodkovú dávku a pri skončení pracovnoprávneho vzťahu, je vhodné údaje za príslušný kalendárny rok do evidenčného listu zapisovať po odsúhlasení a uzatvorení mzdových listov. V praxi dochádza k situáciám, že predloženie evidenčného listu do 3 dní nie je možné z dôvodu, že zamestnávateľ v stanovenom termíne nemá k dispozícii údaje pre spracovanie mzdy za predchádzajúce mesačné obdobie. Sociálna poisťovňa akceptuje predloženie evidenčného listu ihneď po mzdovom vyúčtovaní.

Uchovávanie evidencie a dokladov

Zamestnávateľ po skončení pracovného pomeru so zamestnancami je povinný po dobu 10 rokov, počas ktorej existuje v zmysle § 147 ods. 1 zákona o sociálnom poistení právo Sociálnej poisťovne predpísať poistné, uchovávať evidenciu, ktorú viedol o zamestnancoch v zmysle § 232 ods. 1 zákona o sociálnom poistení.

Pri uchovávaní evidencie je zamestnávateľ povinný postupovať v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach. Súčasťou registratúr je aj personálna a mzdová agenda. Osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovnoprávneho vzťahu. Všetky tieto doklady majú charakter účtovných dokladov, preto sa na ne vzťahujú ustanovenia § 35 a § 36 o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie zákona o účtovníctve.

Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list.

Žiadosť o dôchodok a jej prílohy

Žiadosť o dôchodok je päťstranové tlačivo s dvoma prílohami Doba zamestnania, poistenia a iných činností a Zoznam príloh k žiadosti o dôchodok. V zmysle zákona o sociálnom poistení žiadosť o dôchodok so žiadateľom spisuje pobočka Sociálnej poisťovne. Nárok na starobný dôchodok vznikne poistencovi dovŕšením dôchodkového veku podľa platnej legislatívy SR a získaním najmenej 15 rokov obdobia dôchodkového poistenia (prihliada sa aj na obdobia poistenia získané v krajinách EÚ alebo zmluvnom štáte; podmienkou je získanie aspoň jedného roka obdobia dôchodkového poistenia v SR). O dôchodok musí poistenec požiadať písomnou žiadosťou v mieste svojho bydliska.

K žiadosti o dôchodok je potrebné priložiť doklady preukazujúce obdobie zamestnania a výšku hrubých zárobkov, ktoré nie sú uvedené v Informácii o stave individuálneho účtu poistenca za obdobie do 31. decembra 2003, a potvrdenie zamestnávateľa o období zamestnania pred 1. januárom 2004.

Mesačné a ročné výkazy

Platiteľ poistného, ktorý je zamestnávateľom, je povinný vykazovať preddavky na poistné za každý mesiac, za ktorý odvádza poistné, a to prostredníctvom výkazov. Sociálna poisťovňa zverejňuje rôzne verzie mesačných a ročných výkazov poistného a príspevkov, ktoré sa líšia v závislosti od platnosti. Napríklad:

• Mesačný výkaz poistného a príspevkov platný od 01.01.2026 (od obdobia 01/2026).
• Mesačný výkaz poistného a príspevkov platný od 1.1.2011 (prázdne tlačivo).
• Výkaz poistného a príspevkov platný od 1.1.2014.
• Výkaz poistného a príspevkov platný od 1.1.2013.
• Výkaz poistného a príspevkov platný od 1.1.2011.

Pred vyplnením každého výkazu je dôležité pozorne si prečítať poučenie na vyplnenie.

Registrácia zamestnávateľa a zamestnanca

Nový zamestnávateľ sa môže prihlásiť do registra zamestnávateľov a vybaviť si prístup do e-Služby súčasne - podpíše Dohodu o používaní elektronických služieb a súčasne vypíše a odovzdá aj registračný list zamestnávateľa. Urobí to priamo v pobočke Sociálnej poisťovne alebo dokumenty zašle cez ústredný portál verejnej správy elektronicky.

Zamestnanec nemá povinnosť registrovať sa v Sociálnej poisťovni, urobí to za neho zamestnávateľ, a to prostredníctvom Registračného listu fyzickej osoby. Povinné poistenie zamestnancovi vzniká dňom vzniku právneho vzťahu, ktorý zakladá právo na príjem zo závislej činnosti a zaniká dňom zániku tohto právneho vzťahu. Bezodkladne po prihlásení zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia Sociálna poisťovňa sprístupní cez e-Služby zamestnávateľovi pridelené identifikačné číslo právneho vzťahu (IČPV) zamestnanca.

tags: #evidencnych #listoch #dochodkoveho #poistenia #individualny #pracovopravny