Každý podnikateľ v začiatkoch svojho podnikania rieši mnohé povinnosti. Jednou z tých najdôležitejších je aj používanie registračnej pokladne a s tým spojená evidencia tržieb. Povinnosť každého podnikateľa evidovať svoje tržby upravuje zákon 298/2008 Z.z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice (ERP). Na základe tohto zákona má, až na pár výnimiek každý podnikateľ povinnosť evidovať svoje tržby a zasielať ich na portál Finančnej správy (ďalej FS).
Na slovenskom trhu je mnoho riešení a jedným z nich je aj Papaya POS. eKasa riešenia z našej ponuky obsahujú veľké množstvo funkcií. Ak sa neviete rozhodnúť, nechajte nám kontakt pre nezáväznú ponuku.
Čo je eKasa a ako funguje?
eKasa alebo ORP (Online registračná pokladnica) je každá pokladnica, ktorá je napojená na portál Finančnej správy a podnikateľ tak môže zaznamenávať svoje tržby a následne ich zasielať na portál FS. Ak chce byť dodávateľ pokladníc napojený na portál FS a predávať certifikované pokladnice, musí splniť požiadavky na ERP a prejsť certifikáciou. Každá eKasa má zabudované CHDÚ alebo chránené dátové úložisko, kde sa uchovávajú všetky transakcie a tržby, ktoré prejdú pokladňou. Zabraňujú tak nekalým praktikám podnikateľov, ktorí zámerne neevidujú svoje tržby.
Virtuálna registračná pokladnica (VRP) je bezplatnou aplikáciou Finančnej správy a je prijateľnou alternatívou eKasy. Je možné ju využívať na mobile či tablete a spolu s eKasa tlačiarňou je tak podnikateľ v súlade so zákonom o používaní ERP. Využívanie VRP však má aj svoje úskalia - musí byť neustále online, je vhodná iba pre malých podnikateľov s menším množstvom tovaru a podobne.
Pod termín eKasa môžeme zaradiť jednak on-line registračnú pokladnicu, ako aj virtuálnu registračnú pokladnicu. Podstatou systému eKasa je prepojenie registračných pokladníc a virtuálnych pokladníc na databázu finančnej správy. Každý podnikateľ má k dispozícii tzv. on-line eKasa zónu na webovom sídle finančnej správy, kde sú evidované informácie o prijatých tržbách.
Od 1. júla 2019 tak musia byť na systém eKasa celoplošne napojení všetci podnikatelia. Túto povinnosť upravuje zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice. Zároveň by sme týmto chceli upozorniť podnikateľov, že od 1.1.2026 vstúpia v tejto oblasti do účinnosti viaceré novinky, o ktorých Vás budeme informovať v závere článku.
Výnimky z používania registračnej pokladnice
Máte zdravotný hendikep a poskytujete služby či predávate tovar? V takom prípade ste oslobodený od povinnej registračnej pokladnice. Prevádzkujem bar, mám však preukaz ZŤP - týkajú sa ma nejaké úľavy? Ako odpovedá právnička Hedviga Takáčová, povinnosť evidovať tržbu cez registračné pokladnice sa skutočne nevzťahuje na taký tovar a služby, ktorý predávajú alebo poskytujú zdravotne ťažko postihnutí občania.
Ako upozorňuje Finančná správa aj na svojej webovej stránke, je celý rad činností a situácií, pri ktorých sa na povinnosť evidovať tržby cez registračné pokladnice vzťahuje výnimka. Tá sa týka napríklad predaja tovarov prostredníctvom predajných automatov či na dobierku, predaja tovarov vo vysokohorských zariadeniach, ktoré sú bez napojenia na cestnú sieť a verejnú elektrorozvodnú sieť, ďalej sa výnimka vzťahuje na predaj živých zvierat (okrem akvarijných rybičiek, exotického vtáctva a zvierat, hadov, škrečkov, či iných hlodavcov) alebo aj na tovar vyrobený v rámci praktického vyučovania žiakov.
Typickou situáciou je trebárs poskytovanie masérskych služieb zo strany podnikateľa - maséra, ktorý má preukaz ZŤP. Aj keď tu ide o poskytovanie služby, ktorú nájdete v zozname vymenovaných služieb s povinnou registračkou (služby týkajúce sa telesnej pohody), na tohto podnikateľa sa povinnosť pokladnice nevzťahuje. Pozor však - aj podnikateľ, ktorý nemusí mať registračnú pokladnicu, je povinný vyhotoviť na prijatie platby od spotrebiteľa doklad.
Medzi výnimky z povinnosti používania pokladnice e-kasa klient je aj ŤZP občan, ktorý disponuje preukazom ŤZP. To znamená, že podnikateľovi, ktorý je ŤZP občanom, nevzniká povinnosť používať pri predaji tovaru alebo poskytovaní vymedzenej služby pokladnicu e-kasa klient. Ako potvrdenie postačuje preukaz ŤZP alebo osvedčená fotokópia, ktoré preukáže na predajnom mieste. Podnikateľovi, ktorý je občanom s ŤZP, nevzniká povinnosť používať pri predaji tovaru alebo poskytovaní vymedzenej služby pokladnicu e-kasa klient, to neplatí, ak za takúto osobu prijíma tržbu osoba, ktorá nie je osobou so zdravotným postihnutím. Ako potvrdenie postačuje preukaz ŤZP alebo osvedčená fotokópia, ktoré preukáže na predajnom mieste. Zároveň má takýto podnikateľ povinnosť na predajnom mieste sprístupniť oznámenie, v ktorom uvedie, že nie je povinný na účely zákona o ERP používať pokladnicu e-kasa klient.
Smrťou občana zanikne právo na preukaz osoby s ŤZP, ktorý vyhotovil a vydal príslušný úrad práce. V prípade pokračovania v živnosti po zosnulej osobe, ktorá bola držiteľom preukazu osoby s ŤZP pozostalou osobou, zaniká právo na možnosť uplatnenia si tejto výnimky pri pokračovaní živnosti touto osobou. To znamená, že osoba pokračujúca v podnikaní je už povinná na evidenciu tržby prijatej v hotovosti používať pokladnicu e-kasa klient.
Príklady služieb a tovarov s výnimkou
- Predaj cenín okrem poukazu podľa osobitného predpisu, cestovných lístkov mestskej hromadnej dopravy, telefónnych kariet, dennej tlače a periodickej tlače.
- Predaj mincí z drahých kovov, pamätných bankoviek, pamätných mincí, zberateľských mincí, hárkov bankoviek a súborov obehových mincí, ako aj bankoviek a mincí, ktoré boli stiahnuté z peňažného obehu a stratili status zákonného platidla po uplynutí obdobia určeného na ich výmenu, v Národnej banke Slovenska, v bankách, v pobočkách zahraničných bánk a na numizmatických burzách.
- Predaj poštových cenín na filatelistických burzách.
- Predaj tovaru prostredníctvom predajných automatov.
- Predaj tovaru na dobierku.
- Predaj doplnkového tovaru súvisiaceho s poskytovaním poštových služieb.
- Predaj tovaru súvisiaceho s poskytovaním doplnkových služieb vo vozidlách železničnej dopravy a autobusovej dopravy, v leteckej doprave a vodnej doprave.
- Predaj tovaru fyzickou osobou s ťažkým zdravotným postihnutím.
- Predaj živých zvierat okrem akvarijných rybičiek, exotického vtáctva, exotických zvierat, hadov, škrečkov, morčiat a iných hlodavcov.
- Predaj tovaru predávaného vo vysokohorských zariadeniach, ktoré sú bez napojenia na cestnú sieť a verejnú rozvodnú sieť elektrickej energie.
- Predaj tovaru vyrobeného v rámci praktického vyučovania žiakov.
- Služby poskytované fyzickou osobou s ťažkým zdravotným postihnutím.
- Služby poskytované vo vysokohorských zariadeniach, ktoré sú bez napojenia na cestnú sieť a verejnú rozvodnú sieť elektrickej energie.
- Služby poskytované v rámci praktického vyučovania žiakov.
- Služby poskytované prostredníctvom predajných automatov.
- Ubytovacie služby - tržby prijaté v hotovosti za poskytovanie tejto služby nepodliehajú evidencii v pokladnici.
- Lekárske a zubárske služby - pri ich poskytovaní nie je potrebné používať pokladnicu.
- Prepravné služby.
Podnikateľ, na ktorého sa nevzťahuje povinnosť evidovať tržbu podľa § 3 ods. 2, je povinný na každom predajnom mieste sprístupniť oznámenie, v ktorom uvedie, že nie je podľa tohto zákona povinný používať elektronickú registračnú pokladnicu alebo pokladnicu e-kasa klient tak, aby toto oznámenie bolo pre kupujúceho jednoznačné, zrozumiteľné, ľahko prístupné a dobre čitateľné.
Ak podnikateľ nemá povinnosť používať elektronickú registračnú pokladnicu alebo pokladnicu e-kasa klient podľa § 3 ods. 2 písm. a) ôsmeho bodu alebo písm. b) prvého bodu, je povinný mať na predajnom mieste na účely kontroly podľa § 17 ods. 1 preukaz fyzickej osoby s ťažkým zdravotným postihnutím alebo preukaz fyzickej osoby s ťažkým zdravotným postihnutím so sprievodcom alebo úradne osvedčenú fotokópiu týchto preukazov.
Vklad a výber hotovosti
Každý vklad a výber hotovosti do pokladnice musí byť taktiež zaevidovaný v rámci ERP s vyhotovením dokladu ako „VKLAD“ a „VÝBER“. Ak podnikateľ vloží do elektronickej registračnej pokladnice hotovosť okrem prijatej tržby, je povinný ju bez zbytočného odkladu po jej vložení zaevidovať v elektronickej registračnej pokladnici, pričom vyhotoví doklad označený slovom „VKLAD“. Ak podnikateľ vloží do pokladnice e-kasa klient hotovosť okrem prijatej tržby alebo vyberie z pokladnice e-kasa klient hotovosť, je povinný ich bez zbytočného odkladu po ich vložení alebo vybratí zaevidovať v systéme e-kasa.
Čo robiť, ak nie je možné pripojenie na internet?
Ak na predajnom mieste nie je dostupný internetový signál, podnikateľ je povinný bez zbytočného odkladu podať žiadosť o povolenie odkladu zo zasielania údajov z on-line registračnej pokladnice do systému e-kasa ktoréhokoľvek daňového úradu a túto skutočnosť preukázať. Žiadosť sa podáva v predpísanej štruktúrovanej forme spôsobom podľa daňového poriadku prostredníctvom elektronického formulára. Daňový úrad vydá rozhodnutie o povolenie odkladu zo zasielania údajov z on-line registračnej pokladnice do systému e-kasa.
Ak podnikateľ nemôže z dôvodu nedostupnosti internetového signálu zaslať uloženú dátovú správu do systému e-kasa, je povinný ju zaslať najneskôr do 30 dní od jej uloženia. Ak nemožno zaevidovať údaje z dátovej správy do systému e-kasa najneskôr v posledný deň tejto lehoty z dôvodov na strane finančného riaditeľstva, lehota sa považuje za zachovanú, ak sú údaje z dátovej správy zaevidované v systéme e-kasa do 96 hodín od zverejnenia oznámenia o odstránení prekážok na strane finančného riaditeľstva na svojom webovom sídle.
Pokuty za nedodržanie predpisov
Za nedodržanie povinností týkajúcich sa používania registračnej pokladnice alebo eKasy môžu byť podnikateľom uložené pokuty. Finančné riaditeľstvo môže uložiť pokutu vo výške od 330 eur do 3 300 eur. V závažných prípadoch môže dôjsť aj k zrušeniu živnostenského oprávnenia k činnosti, pri ktorej došlo k porušeniu zákona.
