Účtovanie nemocenských dávok zamestnávateľom: Komplexný sprievodca

Práceneschopnosť (PN) je situácia, s ktorou sa stretáva každý zamestnávateľ a zamestnanec. Keď človek ochorie a lekár mu vystaví „péenku“, okrem zdravotných obáv zvyčajne prichádza aj praktická otázka: Koľko peňazí dostanem, keď nebudem môcť pracovať? Správne účtovanie a spracovanie miezd počas PN je kľúčové pre dodržiavanie legislatívy a zabezpečenie spokojnosti zamestnancov.

Tento článok poskytuje komplexný pohľad na problematiku práceneschopnosti z hľadiska mzdového účtovníctva, od výpočtu náhrady príjmu a nemocenských dávok až po povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej a zdravotnej poisťovni.

Čo je to práceneschopnosť (PN)?

PN je skratka pre dočasnú pracovnú neschopnosť. Práceneschopnosť, skrátene PN, je oficiálny dokument, potvrdenie o dočasnej pracovnej neschopnosti, ktoré vystavuje lekár ako potvrdenie, že je zamestnanec chorý a nemôže pracovať. To znamená, že zamestnanec alebo poistenec nemôže dočasne vykonávať svoju prácu z dôvodu choroby, úrazu alebo zdravotného stavu, ktorý mu bráni pracovať.

PN znamená dočasnú práceneschopnosť zamestnanca vykonávať pracovnú činnosť z dôvodu choroby, úrazu, pracovného úrazu, úrazu zavineného inou osobou, karanténneho opatrenia, izolácie alebo choroby z povolania. Dočasne práceneschopným môže byť zamestnanec uznaný len ošetrujúcim lekárom. Počas PN má nárok na nemocenské dávky alebo náhradu mzdy, aby bol aspoň čiastočne finančne zabezpečený.

Legislatíva upravujúca PN

Problematiku PN upravujú viaceré zákony:

• Zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Nárok na náhradu príjmu a nemocenské

Zamestnanec má počas PN, za predpokladu splnenia určitých podmienok, nárok na náhradu príjmu od zamestnávateľa, resp. na nemocenskú dávku vyplácanú Sociálnou poisťovňou.

Kto platí počas PN?

• 1. až 10. deň PN: Náhradu príjmu vypláca zamestnávateľ. Prvých 10 dní PN dostávate náhradu príjmu od zamestnávateľa.
• Od 11. dňa PN: Nemocenské vypláca Sociálna poisťovňa ako tzv. nemocenské dávky. Toto rozdelenie platí pre zamestnancov.

Náhradu príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti poskytuje zamestnancovi jeho zamestnávateľ, a to za kalendárne dni od 1. dňa dočasnej pracovnej neschopnosti do skončenia dočasnej pracovnej neschopnosti, najdlhšie do 10. dňa. Od 11. dňa dočasnej pracovnej neschopnosti do jej skončenia (najdlhšie do 52. týždňa) vypláca nemocenské Sociálna poisťovňa.

Zamestnanec nemusí žiadať zamestnávateľa o náhradu príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti a ani Sociálnu poisťovňu o nemocenské. Podľa prvej podmienky nevznikne nikdy nárok na náhradu príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti a na nemocenské študentovi pracujúcemu na základe dohody o brigádnickej práci študentov a dôchodcovi (starobný, predčasný starobný, invalidný dôchodca, výsluhový dôchodca po dovŕšení dôchodkového veku a invalidný výsluhový dôchodca) pracujúcemu na základe dohody o vykonaní práce alebo dohody o pracovnej činnosti.

Výška náhrady príjmu počas PN

Výška náhrady príjmu počas dočasnej PN je stanovená nasledovne:

• 1. - 3. deň (vrátane): 25 % denného vymeriavacieho základu (DVZ).
• 4. - 10. deň: 55 % denného vymeriavacieho základu (DVZ).

Celková suma náhrady príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti sa zaokrúhľuje na eurocenty nahor. Kolektívnou zmluvou je možné dohodnúť dennú výšku náhrady príjmu aj vo vyššej percentuálnej sadzbe, najviac však vo výške 80 % DVZ, napr. zamestnávateľ môže v kolektívnej zmluve dohodnúť, že svojim zamestnancom bude vyplácať 70 % náhrady príjmu už od prvého dňa trvania PN. Na náhradu príjmu nemá zamestnanec nárok, ak si PN privodil úmyselne, napr. požitím alkoholu. Dávka môže byť aj polovičná, ak sa niekto stal práceneschopným pod vplyvom alkoholu alebo omamných látok.

Výška nemocenskej dávky počas PN

Sociálna poisťovňa vypláca zamestnancovi nemocenské vo výške 55 % denného vymeriavacieho základu (DVZ), a to od 11. dňa trvania PN. Celková suma nemocenskej dávky sa zaokrúhľuje na 10 eurocentov nahor. Nemocenská dávka sa primárne vypláca na bankový účet alebo v hotovosti na adresu, ktoré zamestnanec pri vzniku prvej ePN oznámil Sociálnej poisťovni.

Nemocenské dávky sa vypočítavajú z denného vymeriavacieho základu (DVZ) alebo z pravdepodobného denného vymeriavacieho základu (PDVZ). U zamestnancov predstavuje nemocenské 55 % DVZ alebo PDVZ, pričom od 11. dňa PN dávku vypláca Sociálna poisťovňa, zatiaľ čo od 1. do 10. dňa je náhrada príjmu od zamestnávateľa. V ostatných prípadoch (SZČO, DNPO, fyzická osoba v ochrannej lehote alebo zamestnanec, ktorému zanikne pracovný pomer počas prvých 10 dní PN) platí: od 1. do 3. dňa PN je nemocenské 25 % DVZ alebo PDVZ a od 4. dňa 55 % DVZ alebo PDVZ.

Pre lepšiu prehľadnosť uvádzame nasledujúcu tabuľku:

Ochranná lehota

Ak zamestnanec ukončí pracovný pomer so zamestnávateľom a stane sa dočasne práceneschopným v období do 7 dní po ukončení pracovného pomeru, dostáva sa do tzv. ochrannej lehoty. Ak zamestnancovi plynie ochranná lehota, napr. ukončí pracovný pomer 2.2.2024, v období 7 dní, t.j. od 3.2.2024 do 9.2.2024, PN mu vyplatí Sociálna poisťovňa nemocenské. V prípade, že zamestnanec splní podmienky nároku na nemocenské v ochrannej lehote, poisťovňa ho vypláca v rovnakej výške ako náhrada príjmu, t. j. 55% DVZ.

Dĺžka ochrannej lehoty trvá sedem dní po skončení nemocenského poistenia (t.j. 7 dní po ukončení prac. pomeru), alebo osem mesiacov, ak je zamestnankyňa tehotná a nemocenské poistenie jej zaniklo v období tehotenstva (napr. ukončenie pracovného pomeru uzavretého na dobu určitú). Zároveň platí, že ochranná lehota trvá toľko dní, koľko trvalo nemocenské poistenie.

Denný vymeriavací základ (DVZ)

Pre účely určenia výšky náhrady príjmu, resp. nemocenského, je potrebné identifikovať rozhodujúce obdobie a vypočítať denný vymeriavací základ (DVZ). Základom výpočtu je tzv. súčet vymeriavacích základov na platenie poistného na nemocenské poistenie dosiahnutých v rozhodujúcom období / počet dní rozhodujúceho obdobia.

Určenie rozhodujúceho obdobia

Rozhodujúce obdobie je obdobie najmenej od 1.1. kalendárneho roka, ktorý predchádza kalendárnemu roku, v ktorom vznikla dočasná PN (t. j. kalendárny rok predchádzajúci kalendárnemu roku, v ktorom vznikla dočasná PN - ak nemocenské poistenie trvalo nepretržite najmenej od 1. januára). Ak zamestnanec nebol nemocensky poistený počas celého rozhodujúceho obdobia, do úvahy sa berie obdobie nemocenského poistenia (t. j. obdobie od vzniku nemocenského poistenia do dňa, ktorý predchádza dňu, v ktorom vznikla dočasná PN).

V prípade, že počas rozhodujúceho obdobia mal zamestnanec prerušené povinné nemocenské poistenie (napr. z dôvodu PN), tieto dni sa odpočítajú z 365. Vymeriavací základ sa počíta z rozhodujúceho obdobia predchádzajúceho roka. Ak nemocenské poistenie pred vznikom dočasnej PN trvalo menej ako 90 dní (zamestnanec nemal v rozhodujúcom období príjem počas celého roka), tak rozhodujúce obdobie sa počíta od vzniku nemocenského poistenia. Ak nemocenské poistenie trvalo menej ako 90 dní a pred vznikom dočasnej PN zaniklo (z dôvodu ukončenia pracovného pomeru) a zamestnanec je v ochrannej lehote, tak rozhodujúcim obdobím je obdobie od vzniku nemocenského poistenia.

Pri určení rozhodujúceho obdobia na zistenie DVZ sa neprihliada na prerušenie povinného nemocenského poistenia.

Maximálny denný vymeriavací základ

Je však ustanovený aj maximálny denný vymeriavací základ. Vypočíta sa z 24-násobku priemernej mesačnej mzdy za kalendárny rok, ktorý dva roky predchádza kalendárnemu roku, v ktorom vznikol dôvod na poskytnutie náhrady príjmu alebo nemocenského. Maximálny DVZ pre rok 2024 je 85,7425 EUR. Maximálny mesačný vymeriavací základ je 1 304 €.

Elektronická PN (ePN)

Zamestnanca za práceneschopného uznáva ošetrujúci lekár, ktorý PN potvrdí vytvorením elektronického záznamu o dočasnej pracovnej neschopnosti v elektronickej zdravotnej knižke v systéme ezdravie. Táto elektronická práceneschopnosť (ePN) v plnom rozsahu nahrádza predchádzajúce 5-dielne papierové potvrdenie, ktoré sa od 1. júna 2023 muselo vystavovať elektronicky.

Od 1. júna 2023 musia všeobecní lekári, lekári zdravotníckych zariadení a gynekológovia vystavovať potvrdenie o dočasnej pracovnej neschopnosti elektronicky, tzv. ePN. Od 1. januára 2024 by mali do systému ePN podľa zákona pribudnúť povinne aj lekári-špecialisti, vrátane lekárov poskytujúcich zubno-lekársku starostlivosť. Zaevidovaná ePN sa automatizovane prenesie aj do systému elektronických služieb Sociálnej poisťovne, kde si ju ako na jedinom mieste môže zamestnávateľ pozrieť.

Ako funguje ePN?

1. Lekár vytvára zamestnancovi tzv. ePN priamo v Národnom zdravotníckom informačnom systéme (NZIS).
2. Zamestnanec už nemusí doručovať zamestnávateľovi a Sociálnej poisťovni žiadne dokumenty. Túto oznamovaciu povinnosť za neho splní Sociálna poisťovňa.
3. Sociálna poisťovňa informuje zamestnanca aj zamestnávateľa o tom, že mu bola ePN vystavená. Zamestnávateľa však bez zbytočného odkladu musíte informovať, že ste PN a nedostavíte sa do práce.
4. Nemusíte podávať ani žiadosť o nemocenské. Považuje sa za ňu samotné vystavenie ePN.
5. Zamestnanec je povinný dodržiavať liečebný režim.
6. Komunikácia so Sociálnou poisťovňou sa realizuje prostredníctvom e-služieb Sociálnej poisťovne.
7. Zamestnávateľ nahlasuje údaje potrebné pre výplatu dávky prostredníctvom e-služieb Sociálnej poisťovne, v záložke „ePN“. Ak podľa predbežného dátumu skončenia ePN možno predpokladať, že zamestnancovi vznikne nárok na nemocenské, musíte Sociálnej poisťovni oznámiť číslo účtu, na ktoré vyplácate zamestnancovi mzdu a dátum posledného dňa výkonu práce pred vznikom ePN. Na nahlásenie týchto údajov máte 3 dni od sprístupnenia informácie o vzniku ePN Sociálnou poisťovňou.
8. Ak je ePN potvrdená z dôvodu pracovného úrazu alebo choroby z povolania, do 3 dní odo dňa zániku nároku na náhradu príjmu musíte na Sociálnu poisťovňu oznámiť aj dni, za ktoré zamestnancovi patrila náhrada príjmu pri práceneschopnosti.
9. Ak vás Sociálna poisťovňa požiada o informáciu, či zamestnanec vykonáva prácu počas PN vystavenej na iného zamestnávateľa, ste povinní jej ju poskytnúť.
10. Zamestnávateľ môže sledovať ePN svojich zamestnancov aj prostredníctvom mzdového softvéru.

Mzdové účtovníctvo a PN

Mzdové účtovníctvo zohráva kľúčovú úlohu pri spracovaní PN. Program Mzdy a personalistika dokáže evidovať a sledovať dochádzku zamestnancov. Celý dochádzkový systém je rozdelený na evidenciu „Denných záznamov“, kde môžete hromadne pridávať odpracované dni zamestnanca, jeho čerpanú dovolenku a na „Obdobia neprítomnosti“. Do dochádzky je teda možné zaevidovať okrem odpracovaných dní aj tie dni, ktoré zamestnanec z akýchkoľvek dôvodov neodpracoval. Medzi tzv. vylúčené obdobia patrí napr. nemoc, neplatené voľno, ošetrenia u lekára, absencia, materská dovolenka atď. Evidencia dochádzky má potom vplyv na výpočet mzdy zamestnanca.

Softvér pre mzdy a personalistiku

Aplikácia Mzdy a personalistika podporuje import údajov z dochádzkových systémov SYSTEM-IS AMS, APIS, spol. s r.o., RS ALFA, ARBE, spol. s r.o., TINNOC, WEGA LH spol. Mzdový číselník obsahuje preddefinované položky, ktoré vstupujú do výpočtu mzdy zamestnanca. Mzdový číselník zároveň umožní pridávať a definovať ľubovoľné položky, ktoré následne použijete resp. aplikujete do mzdy zamestnanca. Program na základe vyplnených údajov zamestnancov v Personalistike vypočíta mzdy zamestnancov. Vypočíta poistné, náhrady príjmu za nemoc, za ošetrenia u lekára, neplatené voľno, absenciu atď. Aktivovaním jednej funkcie program vypočíta všetky poistné naraz.

Exporty a výkazy

Program ponúka množstvo tlačových zostáv a umožňuje exporty výkazov pre Sociálnu a zdravotné poisťovne. Jednoducho vytlačíte príkazy k úhrade a program na základe údajov z generovaných príkazov na úhradu a vypočítaných miezd zamestnancov umožňuje vystaviť Mesačný prehľad o dani a Ročné vyúčtovanie dane z príjmu. Po nadefinovaní vzorových účtov (pre podvojné účtovníctvo) a nadefinovaní kódov (pre jednoduché účtovníctvo) môžete vyexportovať mzdové údaje za zadané výplatné obdobie.

Verzie softvéru

Existujú rôzne verzie softvéru pre mzdy a personalistiku, napr.:

• Základná verzia
• Multi verzia
• XXL verzia

Multi a XXL verzie ponúkajú napríklad funkciu prepojenia na ePN Sociálnej poisťovne, ktorá umožňuje priamo z programu importovať pracovné neschopnosti do agendy Obdobia neprítomnosti. Umožňuje prístup viacerých užívateľov sieťovo prepojených počítačov do programu.

Povinnosti zamestnávateľa

Zamestnávateľ má voči Sociálnej a zdravotnej poisťovni niekoľko povinností súvisiacich s PN zamestnanca.

Sociálne poistenie

• Register zamestnávateľov: § 231 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom poistení.
• Register poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia: § 231 ods. 1 písm. b) zákona o sociálnom poistení. Ak mesačný príjem zamestnanca presiahol 66 €, resp. nepresiahol 66 €.
• Prerušenie poistenia: § 231 ods. 1 písm. c) zákona o sociálnom poistení. Zamestnávateľ je povinný oznámiť pobočke Sociálnej poisťovne prerušenie poistenia zamestnanca do ôsmich dní od vzniku prerušenia. Napr. prerušenie od 11. dňa potreby osobného a celodenného ošetrovania fyzickej osoby uvedenej v § 39 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom poistení alebo prerušenie od 11. dňa osobnej a celodennej starostlivosti o dieťa uvedené v § 39 ods. 1 písm. b) zákona o sociálnom poistení.
• Oznámenie materskej a rodičovskej dovolenky: § 231 ods. 1 písm. d) zákona o sociálnom poistení.
• Predloženie výkazu: § 231 ods. 1 písm. e) zákona o sociálnom poistení. Ak zamestnávateľ zistí, že pri výpočte mesačnej mzdy vypočítal a vo výkaze vykázal poistné z nižšieho vymeriavacieho základu, ako mal, je povinný prepočítať mzdu nanovo a podať opravný výkaz.
• Oznámenie zmeny: § 231 ods. 1 písm. f) a g) zákona o sociálnom poistení.
• Odvod poistného: § 141 ods. 1 a ods. 2 zákona o sociálnom poistení. Základnou povinnosťou zamestnávateľa je platiť a odvádzať poistné na sociálne poistenie na účet Sociálnej poisťovne za kalendárny mesiac pozadu.

Zdravotné poistenie

• Oznámenie zmeny platiteľa poistného: § 24 písm. a) zákona o zdravotnom poistení. Zmeny platiteľa poistného z dôvodu, že platiteľom poistného začína, resp. prestáva byť štát (§ 11 ods. 7 zákona o zdravotnom poistení). Zmeny platiteľa poistného z dôvodu, že poistenec v pracovnom pomere sa nepovažuje za zamestnanca v dňoch, v ktorých nepoberá príjem zo zárobkovej činnosti podľa § 10b ods. 1 písm. a) zákona o zdravotnom poistení a súčasne nie je fyzickou osobou, ktorá poberá náhradu príjmu, nemocenské, ošetrovné, materské, ktorej zanikol nárok na nemocenské a ktorej trvá dočasná pracovná neschopnosť alebo ktorej zanikol nárok na ošetrovné a ktorej trvá potreba ošetrovania alebo starostlivosti [§ 11 ods. 7 písm. m) a písm. n) zákona o zdravotnom poistení].
• Oznamovacia povinnosť: § 24 písm. b) a § 23 ods. 8 zákona o zdravotnom poistení.

Ročné zúčtovanie zdravotného poistenia

Ročné zúčtovanie zdravotného poistenia je proces, ktorý vykonávajú zdravotné poisťovne. Upravuje ho § 19 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení.

Termíny ročného zúčtovania

Zdravotná poisťovňa vykoná ročné zúčtovanie poistného najneskôr do 31. mája kalendárneho roka, v ktorom je povinnosť podať daňové priznanie. Ak daňovník podáva daňové priznanie, zdravotná poisťovňa vykoná ročné zúčtovanie do 31. októbra nasledujúceho roka.

Právoplatnosť výkazu nedoplatkov/preplatkov

Výkaz nedoplatkov/preplatkov sa stáva právoplatným dňom jeho doručenia poistencovi alebo platiteľovi poistného. Proti výkazu sa možno odvolať do 15 dní odo dňa doručenia (alebo doručenia nového oznámenia). Výkaz zostáva právoplatný, ak nedošlo k odvolaniu.

Účtovanie nedoplatkov a preplatkov

Ak výsledkom ročného zúčtovania zdravotného poistenia je nedoplatok, spoločnosť je povinná tento záväzok voči zdravotnej poisťovni uhradiť. Účtuje sa súvzťažne so záväzkom voči zdravotnej poisťovni. Ak vznikne preplatok, účtuje sa to ako pohľadávka voči zdravotnej poisťovni.

Vplyv ročného zúčtovania na daňovú povinnosť

Výsledok ročného zúčtovania zdravotného poistenia (nedoplatok alebo preplatok) má vplyv na daňovú povinnosť platiteľov poistného.

Účtovanie v jednoduchom účtovníctve

Hlavnou účtovnou knihou sústavy jednoduchého účtovníctva je peňažný denník. Postupy účtovania v JÚ ustanovuje opatrenie č. MF/27076/2007-72.

Členenie peňažného denníka

Peňažný denník sa člení do stĺpcov podľa § 4 ods. 6 Postupov účtovania v JÚ. Od 1. januára 2013 sa zrušil stĺpec „Prevádzková réžia“ a zaviedli sa dva nové stĺpce „Služby“ a „Ostatné výdavky“.

Účtovanie poistného a príspevkov

Do stĺpca „Poistné a príspevky“ peňažného denníka sa účtuje poistné a príspevky platené za fyzickú osobu, ktorá podniká alebo vykonáva inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazuje svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov a poistné a príspevky platené zamestnávateľom za zamestnancov.

Daňové hľadisko poistného a príspevkov

Podľa § 19 ods. 3 písm. i) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov sú poistné a príspevky hradené podnikajúcou FO a poistné a príspevky, ktoré je povinný platiť zamestnávateľ za zamestnancov, daňovým výdavkom podnikateľa.

Účtovanie odvodov do ZP a SP

Do stĺpca „Poistné a príspevky“ sa neúčtuje celá výška odvodov do ZP a SP, ktorú odvádza zamestnávateľ a vykazuje v mesačných výkazoch, ktoré odovzdáva každý mesiac do príslušných poisťovní. Príklad účtovania v peňažnom denníku: Podnikateľ Karol zamestnáva 2 zamestnancov v riadnom pracovnom pomere. Hrubá mzda za október 2013 zamestnanca Jána bola 802,29 € a hrubá mzda zamestnanca Juraja bola 699,06 €. Aj keď odvody zaplatil podnikateľ dvoma sumami (jednu do ZP a jednu do SP), v peňažnom denníku bude účtovať 4 úhrady.

Účtovanie miezd a zúčtovanie s poisťovňami v podvojnom účtovníctve

Účtová skupina 33 - Zúčtovanie so zamestnancami a inštitúciami

Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia sa vzťahuje na účtovnú jednotku ako zamestnávateľa, na zamestnancov a spoločníkov v obchodných spoločnostiach a členov družstiev, ktorí sú zároveň v pracovnoprávnom vzťahu k spoločnosti a družstvu.

Účet 331 - Zamestnanci

Na účte 331 - Zamestnanci sa účtujú záväzky z pracovnoprávnych vzťahov vrátane sociálneho poistenia voči zamestnancom alebo iným fyzickým osobám a ich zúčtovanie, okrem záväzkov voči spoločníkom a členom družstiev zo závislej činnosti.

tags: #zamestnavatel #zauctoval #narok #zamestnancov #na #nemocenske