Efektívna a profesionálna písomná komunikácia je kľúčom k úspechu v mnohých oblastiach života, od pracovného prostredia až po formálne žiadosti. Správne formulovanie prosieb, žiadostí, sťažností či oznamovanie dobrých alebo zlých správ si vyžaduje nielen jasnosť, ale aj primeranú úroveň zdvorilosti a profesionality. Jednou z kľúčových súčastí tejto komunikácie je správne ukončenie listu alebo e-mailu, kde fráza "za prehodnotenie a schválenie, ďakujem" hrá dôležitú úlohu.
V písomnej komunikácii je dôležité myslieť na to, že adresát nemá veľa času. Preto je potrebné, aby bol text prehľadný a aby sa informácie podávali priamo a stručne. Prehľadnosť textu je základom. Kľúčové slová môžete vyznačiť tučným písmom, prípadne dať malú časť textu kurzívou. Určite sa vyhnite písaniu výkričníkov, pokiaľ nejde o zvolacie vety. Pôsobí to príliš agresívne. Nepíšte text veľkými písmenami. Ak sa dá časť textu vypísať v bodoch, uprednostnite ich pred vetami.
Štruktúra formálneho listu
Formálna písomná komunikácia má svoje štandardné časti. V úvode je už spomínané oslovenie a zároveň sa môžete adresátovi predstaviť a ak vás zďaleka nepozná, prípadne mu zložiť nejaký kompliment. Do jadra môžete pridať aj odpovede na pár (základných) často kladených otázok. Ak vyjadrujete kritiku, formulujte ju slušne. V prípade kladnej odpovede, čiže takej, ktorá považuje vnútroštátne predpisy uvedené v predchádzajúcich bodoch za zlučiteľné s právnou úpravou Spoločenstva, má sa článok 49 ES ďalej vykladať v tom zmysle, že v prípade obmedzenia slobodného poskytovania služieb z dôvodov všeobecného záujmu je potrebné prihliadať na to, či tento všeobecný záujem nebol už dostatočne zohľadnený v právnych predpisoch, kontrolách a previerkach, ktorým poskytovateľ služieb podlieha v štáte, v ktorom je usadený?
Na začiatku formálnej písomnej komunikácie oslovíme adresáta podľa toho, čo je ním žena alebo muž. "Dear Mr. - Vážený pán", "Dear Ms. používame najmä v písomnej komunikácii, ak nepoznáme adresáta. Každý z nás sa určite poteší, keď nás ľudia oslovia menom. Je to osobnejšie a navyše nám to dodáva pocit dôležitosti. Berte si príklad od veľkých firiem ako Starbucks a dbajte na oslovenie adresáta. Keď je k pozdravu pripojené aj meno, adresát vie, že ste si dali námahu zistiť, kto je, prípadne čo robí. K menu patrí aj titul, prípadne pozícia, ktorú osoba zastáva (napr. Dobrý deň, pani Ing.).
V príkladoch vyššie ste si mohli všimnúť, že zámená Vás, Vám sú napísané veľkým začiatočným písmenom. Toto pravidlo platí, aj keď oslovujeme viacerých ľudí. V prípade kladnej odpovede, čiže takej, ktorá považuje vnútroštátne predpisy uvedené v predchádzajúcich bodoch za zlučiteľné s právnou úpravou Spoločenstva, má sa článok 49 ES ďalej vykladať v tom zmysle, že v prípade obmedzenia slobodného poskytovania služieb z dôvodov všeobecného záujmu je potrebné prihliadať na to, či tento všeobecný záujem nebol už dostatočne zohľadnený v právnych predpisoch, kontrolách a previerkach, ktorým poskytovateľ služieb podlieha v štáte, v ktorom je usadený?
Pri úradnej korešpondencii alebo inom formálnom písomnom prejave by sa nemali používať skrátené gramatické formy ako napríklad you´re, we´ll, they´ve , she can´t nakoľko sa nepovažujú za dostatočne profesionálne. Niekedy sa môže stať, že musíme druhej strane zdeliť nepríjemnú vec. Je to niečo, čo sa nepíše veľmi ľahko. Ak sa stane, že sa dostanete do nejakej nepríjemnej situácie, je dôležité vedieť vyjadriť aj ospravedlnenie. Angličtina má nespočetné množstvo hovorových a slangových pozdravov. Vedeli ste však, že vo väčšine prípadov aj stará známa fráza ako sa máš How are you / How are you doing sa používa ako pozdrav? Vo väčšine prípadov Váš anglicky hovoriaci známy alebo aj predavač v obchode vychrlí túto otázku tak rýchlo, že na ňu nestihnete ani odpovedať. Vo formálnej písomnej komunikácií sa to používa tiež veľmi často. Prípadne môžete po pozdrave dodať zo slušnosti: I hope, you are doing well.
Skvelý tip pre získanie lepšej spätnej väzby je používať konkrétne otázky. Napríklad namiesto otázky Kedy by Vám vyhovovalo stretnutie? sa radšej opýtajte, Vyhovovalo by Vám stretnutie budúcu stredu? Na záver môžete ešte adresátovi poďakovať, popriať príjemný deň alebo vyjadriť, že sa tešíte na spoluprácu. Ak použijete rovno formulu S pozdravom či S úctou, nepíšte za ňu bodku, a ani čiarku. Opäť vynechajte riadok, a za ním napíšte vaše celé meno, prípadne vložte predpripravený/automatický podpis. Výhodou automatického podpisu je, že v ňom nájde adresát ďalšie potrebné informácie, ako vašu pracovnú pozíciu, telefónne číslo, firmu a jej adresu, atď.
Taktiež uveďte predmet, ktorý je stručný, ale výstižný. Stačia dve, tri slová, ktoré príjemcovi napovedia, o čo ide. Ako dôležitý alebo urgentný sa označuje len v prípade, že to tak skutočne je. Ak vyjadrujete kritiku, formulujte ju slušne. ďakujeme Vám za dodanie podkladov. Všimli sme si, že chýba ešte fotokópia zmluvy. Ďakujem.
Ušetrím vás všetkých tých prečo, poviem vám ako. 1. Vážení súdruhovia, zabudnite na slovo vážení/ý. Je to socialistický prežitok. Pre nás mnohých príjemná nostalgia, spomienka na predmet hospodárska korešpondencia a strojopis na ekonomickej, ale doba je už trošku inde. A strojopis už nie je.
2. To ako keby ste napísali: Hej ty tam… Ak je to len trochu možné, zistite si meno a oslovte adresáta. Dotkne sa ho to v dobrom slova zmysle, udržíte si tak skôr jeho pozornosť. 3. S výnimkou prípadov, kedy napríklad po školení posielate účastníkom poďakovanie, prezentáciu a pod. 4. Myslime stále na to, že ten, kto číta, nemá ani sekundu nazvyš. Ako to myslím? Dobrý deň, p. pamätáte sa, ako sme sa pred mesiacom stretli… Teraz je ten ideálny čas, horúčavy už začali, preto Vám píšem. Dohodli sme sa, že sa stretneme ohľadne ponuky na klimatizáciu, v ktorej sme líder na trhu. Neviem, či máte čas a môžeme sa stretnúť, ak nie ste zaneprázdnený. Neviem, aký termín by Vám vyhovoval, navrhnite, ja sa prispôsobím. Dajte mi vedieť, prosím.
Dobrý deň, p. v nadväznosti na našu nedávnu dohodu navrhujem stretnutie 5. septembra o 10 hod. u nás vo firme. 5. Pri vykaní používajte 3. 6. Keď sa to hodí, použite aj emóciu, ako v prípade vyššie slovíčko „rada“. Slovné spojenie „žiadam Vás“ nahraďte „prosím Vás“. Ale pozor, že máme použiť aj emóciu neznamená, že budeme príliš sladkí a text zbytočne kvetinkovať. Ak to preženiete so zdvorilosťou, môžete pôsobiť veľmi úlisne a vtieravo. A to určite nechcete. Pozor aj na zdrobnelinky a smajlíkov. 8. Už po pozdrave a oslovení dajte nový riadok. Potom vždy pri novej myšlienke a na záver tak isto. Vyzerá to oveľa lepšie a prehľadnejšie. 9. Zo súvetí urobte radšej 2 - 3 kratšie vety. vatu. Dokonalosť neznamená, že nie je čo pridať, ale ubrať. 10. Nemusíte byť jazykovedec a kľudne hovorte rečou svojho kmeňa, ak zachováte predošlé pravidlá, to je ok. Ale určite si dajte pozor na gramatiku. Nejaká čiarka sa dá odpustiť, ale hrúbky a spodobovanie na konci slova, to dokáže naštrbiť dôveru a dojem. Ak si nie ste istí, radšej nájdite podobné slovíčko a nahraďte to diskutabilné. 11. Záver dajte do odseku. V ňom všetky dostupné kontakty na vás a sociálne siete. Pomohol vám tento článok? Ak áno, budem rada, ak mu dáte like.
Fráza "za prehodnotenie a schválenie, ďakujem"
Fráza "za prehodnotenie a schválenie, ďakujem" je špecifická prosba, ktorá sa používa v situáciách, kedy žiadame o preskúmanie a následné schválenie nejakého dokumentu, návrhu, žiadosti alebo inej záležitosti. Vyjadruje nielen očakávanie pozitívneho výsledku, ale aj vďačnosť za čas a úsilie, ktoré adresát vynaloží na tento proces.
V kontexte formálnej komunikácie táto fráza signalizuje, že očakávate od adresáta aktívny prístup k vašej žiadosti. "Prehodnotenie" naznačuje, že ste si vedomí, že vaša požiadavka môže vyžadovať podrobnejšie preskúmanie, analýzu alebo diskusiu. "Schválenie" je potom cieľom tohto procesu. Použitie slova "ďakujem" na konci je zdvorilostným gestom, ktoré vyjadruje vašu vďačnosť za ochotu adresáta venovať sa vašej záležitosti.
Táto formulácia je vhodná napríklad pri:
- Žiadosti o schválenie projektu
- Predkladaní návrhov na zmenu
- Odosielaní žiadostí o úver alebo dotáciu
- Predkladaní faktúr na preplatenie
- Formulovaní žiadostí o dovolenku alebo iné voľno
Príklad použitia:
"Vážený pán riaditeľ,
v prílohe zasielam návrh nového marketingového plánu na budúci rok. Verím, že tento plán prispeje k zvýšeniu predajnosti našich produktov.
Za prehodnotenie a schválenie, ďakujem.
S pozdravom,
Ján Novák"
Táto fráza je univerzálna a môže byť použitá v rôznych odvetviach a situáciách, kde je potrebné požiadať o preskúmanie a následné schválenie.
Ďakovné frázy v písomnej komunikácii
Ďakovné frázy sú dôležitou súčasťou zdvorilostnej komunikácie. Používajú sa na vyjadrenie vďačnosti za rôzne veci, od pomoci a podpory až po informácie a spoluprácu. V písomnej komunikácii existuje mnoho spôsobov, ako vyjadriť vďaku, a ich výber závisí od kontextu a vzťahu s adresátom.
Thank you for your letter from July 15. - Ďakujem Vám za Váš list z 15.
Thank you for contacting us sa najlepšie hodí, ak vám niekto píše ohľadom niečoho, či sa pýta na služby.
Thank you for the information taktiež ukáže, že si ceníte prácu druhej osoby.
Thank you for your promt reply je skvelá fráza, pokiaľ ste sa niekoho niečoho pýtali, a daná osoba vám veľmi rýchlo odpísala. Ak odpoveď trvala trochu dlhšie, môžete použiť Thank you for your reply alebo Thank you for getting back to me.
Thank you for raising your concerns alebo Thank you for your feedback je ďalší spôsob, ako poďakovať, v prípade, že vám niekto napíše niečo negatívne k vašej práci.
Ďalšou frázou, ktorou môžete poďakovať už dopredu je Thank you for your understanding.
I look forward to our next meeting je veľmi profesionálna fráza, ktorú môžete použiť, ak chcete s danou osobu ešte na niečom spolupracovať.
Take care je výraz, ktorý sa používa aj vo formálnej aj v neformálnej komunikácii. Nenapíšete to niekomu, koho vidíte každý deň, ale niekomu, koho dlhšiu dobu neuvidíte.
It was nice seeing you môžete napísať niekomu, koho už poznáte.
Best regards je viac formálna fráza, zatiaľ čo Best wishes, Best, My best, All best, All the best, Regards, Kind regards, sú neškodné výrazy, ktoré môžete použiť v akejkoľvek situácii. Snažte sa nepoužívať skratky, ako napríklad Rgds, ďakovné výrazy namiesto pozdravu, či vtipné vety na záver.
Vopred vám ďakujem za vašu podporu v zajtrajšom hlasovaní.
Malo by sa zvážiť poskytovanie záloh na pomoc obetiam a ich rodinám bezprostredne po nehode, keď sú náklady obzvlášť vysoké.
Pani predsedajúca, ďakujem vám, a to najmä za to, že ste boli taká čestná a oznámili ste zoznam rečníkov dopredu.
Vlastne viac než to, musím vám poďakovať za vaše uznanie práce, ktorú vykonala Rada, Komisia a tiež generálny sekretariát Rady pri príprave tejto správy a za jej obsah.
Za to by som sa vám chcel vopred poďakovať.
Ďakujem vám za pozornosť a vopred vám ďakujem za podporu tohto návrhu.
Chcel by som sa vám poďakovať za podporu a tiež by som vám chcel poďakovať v mene môjho kolegu Johannesa Hahna, ktorý za túto oblasť nesie zodpovednosť.
Vopred vám ďakujem za to, že aspoň raz konečne urobíte výnimku zo všeobecného pravidla.
Používanie správnych fráz a dodržiavanie etikety v písomnej komunikácii prispieva k budovaniu dobrých vzťahov a k úspešnému dosiahnutiu vašich cieľov. Fráza "za prehodnotenie a schválenie, ďakujem" je jedným z príkladov, ako môžete profesionálne a zdvorilo vyjadriť svoju požiadavku.
Email.Zoznam.sk: 4 - Ako napísať e-mail
tags: #za #prehodnotenie #a #schvalenie #vam #dakujem