V rámci jednoduchého účtovníctva je správne zaúčtovanie výdavkov na sociálnu starostlivosť kľúčové pre správne vyčíslenie základu dane. Tento článok sa zameriava na účtovanie preddavkov na zdravotné poistenie, sociálne poistenie a tvorbu a čerpanie sociálneho fondu u podnikateľov - fyzických osôb (FO), ktorí vedú jednoduché účtovníctvo.
Účtovanie preddavkov na zdravotné a sociálne poistenie
Pre živnostníkov, ako je napríklad Adam Sklár, ktorý dostal informáciu o výške preddavku na zdravotné poistenie, je potrebné tento záväzok zapísať do knihy záväzkov. Preddavok na poistné sa zvyčajne platí do 8. dňa v mesiaci za predchádzajúci mesiac. V deň úhrady je potrebné platbu zapísať do Peňažného denníka ako Výdaj z účtu - výdavok ovplyvňujúci základ dane do stĺpca „PLATBY DO FONDOV“.
Účtovanie poplatku za vedenie účtu
Po skončení kalendárneho mesiaca, keď príde výpis z účtu, je potrebné skontrolovať všetky úhrady a zaúčtovať poplatok za vedenie účtu. Napríklad, poplatok vo výške 4,50 € sa zaúčtuje do Peňažného denníka ako Výdaj z účtu - výdavok ovplyvňujúci základ dane do stĺpca „VÝDAVOK ZA SLUŽBY“. Výpis z účtu sa následne založí do zakladača „BANKA“, ktorý tak rozšíri existujúce zakladače POKLADŇA, DODÁVATEĽSKÉ FAKTÚRY a ODBERATEĽSKÉ FAKTÚRY.
Účtovanie odvodov na sociálne poistenie
Povinné sociálne poistenie pre samostatne zárobkovo činné osoby (SZČO) vzniká na základe hrubého zdaniteľného príjmu za predchádzajúci rok. Napríklad, ak SZČO dosiahla za rok 2013 hrubý zdaniteľný príjem vyšší ako 4 830 eur, bola povinne poistená v Sociálnej poisťovni od 1. júla 2014. Ak hrubý príjem presiahol sumu 4 944 €, Adam Sklár by musel riešiť situáciu s odvodmi po podaní Daňového priznania za rok 2014 k dátumu 1.7.2015.
Výška poistného sa počíta z mesačného vymeriavacieho základu. Ten sa získa úpravou čiastkového základu dane (príjmy mínus výdavky = čiastkový základ dane) o zaplatené odvody do Sociálnej a zdravotnej poisťovne, vydelením 12 a následne koeficientom (napr. 1,6 pre rok 2014). Ak výsledná suma nedosahuje minimálny vymeriavací základ (napr. 402,50 € v roku 2014, 412 € v roku 2015), upraví sa na túto minimálnu sumu.
Z tohto vymeriavacieho základu sa počítajú príspevky do jednotlivých fondov:
| Poistenie | Výška v % z vymeriavacieho základu |
|---|---|
| Nemocenské poistenie | 4,4 % |
| Starobné poistenie* | 18 % |
| Invalidné poistenie | 6 % |
| Poistenie v nezamestnanosti** | 2 % |
| Rezervný fond solidarity | 4,75 % |
| * Ak je v 2. pilieri dôchodkového sporenia, 9 % posiela Sociálna poisťovňa na osobný účet sporiteľa v príslušnej dôchodkovej správcovskej spoločnosti. | |
| ** Dobrovoľné (nemusí platiť podnikateľ). | |
Poistné na invalidné poistenie neplatí samostatne zárobkovo činná osoba, ktorá je dôchodkovo poistená po priznaní starobného dôchodku alebo predčasného starobného dôchodku. Poistenie v nezamestnanosti je nepovinné. V prípade, že podnikateľ neplatí poistenie v nezamestnanosti, nebude mať nárok na podporu v nezamestnanosti, ak ukončí živnosť a stane sa nezamestnaným. Účtovanie platby poistného na sociálne poistenie sa vykonáva rovnako ako v prípade zdravotného poistenia.
Ako funguje sociálne zabezpečenie (vysvetlenie)
Tvorba a čerpanie sociálneho fondu
Sociálny fond (SF) je fondom zamestnávateľa pre zamestnancov, ktorí sú u neho v pracovnom pomere. Aj malí podnikatelia - fyzické osoby (FO), ktorí zamestnávajú aspoň jedného zamestnanca, sú povinní vytvárať pre vybranú skupinu zamestnancov sociálny fond. Tvorbu a čerpanie sociálneho fondu upravuje zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o SF“). Tento zákon predstavuje pre zamestnancov zdroj plnení predovšetkým sociálneho charakteru.
Povinnosť tvorby sociálneho fondu
Sociálny fond má povinnosť tvoriť každý zamestnávateľ pôsobiaci na území Slovenskej republiky bez ohľadu na svoju právnu formu a na počet zamestnancov. Za zamestnávateľa sa považuje tá FO, ktorá zamestnáva aspoň jednu FO v pracovnoprávnom vzťahu. Povinný prídel do SF vo výške 0,6 % tvoria zamestnávatelia, ktorých predmet činnosti je zameraný na dosiahnutie zisku, t. j. aj podnikatelia - FO. Tento povinný prídel musia tvoriť aj podnikatelia - zamestnávatelia, ktorí z podnikania vykazujú stratu, a aj podnikateľ, ktorý zamestnáva len jedného zamestnanca.
V prípade neuzavretej kolektívnej zmluvy nemôže podnikateľ tvoriť povinný prídel do SF vo výške 1 %. Povinný prídel do SF je u zamestnávateľa - podnikateľa považovaný za daňový výdavok. SF sa tvorí aj ďalšími zdrojmi, ako sú dary, dotácie a príspevky, alebo prídely zamestnávateľa z použitého zisku.
Finančné prostriedky sociálneho fondu
Peňažné prostriedky SF by mal zamestnávateľ viesť na osobitnom účte. Na tento účet sa finančné prostriedky prevádzajú vo výške 1/12 do 15 dní po začatí každého mesiaca vo forme preddavkov z predpokladanej ročnej výšky základu na určenie povinného prídelu. Podnikatelia, ktorí účtujú v sústave jednoduchého účtovníctva, však môžu finančné prostriedky SF evidovať aj v knihe sociálneho fondu namiesto osobitného bankového účtu.
Tvorba SF je daňovým výdavkom. Ak by sa finančné prostriedky SF použili na iné účely, ako určuje zákon o SF, tvorba SF by nemohla byť účtovaná ako daňový výdavok, ktorý ovplyvňuje základ dane.
Účtovanie v peňažnom denníku a knihe sociálneho fondu
Postupy účtovania upravené opatrením MF SR pre fyzické osoby účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva sa o sociálnom fonde zmieňujú v § 17 ods. 3. Podľa tohto ustanovenia sa tvorba a čerpanie sociálneho fondu účtuje v knihe sociálneho fondu ako prírastky a úbytky sociálneho fondu a ako príjmy a výdavky v peňažnom denníku.
Ak sú prostriedky sociálneho fondu uložené na osobitnom účte v banke, príspevky do sociálneho fondu sa účtujú v peňažnom denníku ako finančná operácia v priebehu roka. V peňažnom denníku je neprípustné účtovať operácie charakteru predpisu platieb, odvodov a podobne.
Podnikateľom, ktorí nemajú otvorený bankový účet SF, sa odporúča evidovať výšku tvorby SF v každom mesiaci na základe podkladov zo mzdovej evidencie. Pri uzatváraní účtovných kníh, t. j. k 31. decembru, spočítajú celkovú sumu tvorby SF a zaúčtujú ju v rámci uzávierkových účtovných operácií ako daňový výdavok. Takýto postup je v súlade s ustanovením § 17 ods. 3 Postupov účtovania v JÚ.
Použitie (čerpanie) SF nie je možné účtovať ako daňový výdavok, ktorý ovplyvňuje základ dane, lebo daňovým výdavkom je tvorba SF. Podnikateľ zaúčtuje čerpanie SF v deň, kedy vyplatí finančné prostriedky zamestnancovi. Čerpanie SF sa účtuje ako výdavok, ktorý neovplyvňuje základ dane, v stĺpci „Čerpanie SF“.
Príklady účtovania sociálneho fondu
Príklad 1: Podnikateľka Regína R. s osobitným bankovým účtom SF
Podnikateľka Regína R. zamestnáva 5 zamestnancov a tvorí SF vo výške 0,6 % (povinný prídel). Peňažné prostriedky SF má uložené na osobitnom bankovom účte SF. Výplatný termín je 15. deň v mesiaci. Dňa 15. 3. previedla 510 Sk z pokladnice na účet SF. Tento výdavok zaúčtovala do peňažného denníka a tvorbu SF do knihy SF.
Regína prispieva na stravné lístky zamestnancom zo SF sumou 2 Sk na lístok. Celkovo prispela 200 Sk. Túto sumu previedla z účtu SF do pokladnice. Nákup stravných lístkov zaúčtovala ako daňový výdavok vo výške 5 019 Sk (4 900 + 119 sprostredkovateľská odmena). Do knihy SF zaúčtovala čerpanie SF.
Dňa 20. 3. kúpila z prostriedkov SF 2 voľné vstupy na krytú plaváreň za 1 000 Sk. Túto platbu zaúčtovala do peňažného denníka ako výdavok neovplyvňujúci základ dane a do knihy SF ako čerpanie.
Príklad 2: Podnikateľ Roman bez osobitného bankového účtu SF
Podnikateľ Roman nemá uzavretú kolektívnu zmluvu a nevedie osobitný bankový účet SF. Tvorbu SF eviduje len v knihe SF. Dňa 15. 4. vyplatil dvom zamestnancom príspevok na úhradu výdavkov na dopravu do zamestnania a späť, každému v sume 250 Sk. Celkovo prispel 500 Sk.
Keďže Roman nemá osobitný účet SF, tvorbu SF nebude účtovať v peňažnom denníku v priebehu roka, ale len do knihy SF. K 31. 12. zaúčtuje celkovú tvorbu SF ako daňový výdavok v rámci uzávierkových operácií. Použitie SF (príspevok na dopravu) zaúčtuje do peňažného denníka v deň vyplatenia sumy 500 Sk zamestnancom ako výdavok neovplyvňujúci základ dane. Zároveň zaúčtuje čerpanie SF do knihy SF.
Dôležité aspekty pri čerpaní sociálneho fondu
Zamestnávateľ môže SF, ktorý vytvoril, použiť len v súlade s ustanoveniami zákona o SF. U väčšiny podnikateľov - FO nepôsobí odborová organizácia, čo znamená, že nie je u zamestnávateľa uzavretá kolektívna zmluva. Takýto zamestnávateľ bude postupovať pri čerpaní SF podľa § 7 ods. 3 zákona o SF. Príspevky môžu byť poskytované na stravovanie, rekreácie, dopravu do zamestnania, sociálnu výpomoc a ďalšie účely.
Príspevok na dopravu do zamestnania sa poskytuje len zamestnancom, u ktorých priemerná mesačná mzda nepresahuje dvojnásobok životného minima (napr. v roku 2020 bola priemerná mesačná mzda 1 013 eur, čiže limit bol 506,50 eur). Zamestnávateľ má povinnosť viesť evidenciu o poskytovaní príspevkov na dopravu, ktorá musí obsahovať doklady preukazujúce vynaložené výdavky zamestnancov.
Zdaňovanie a odvody z plnení zo sociálneho fondu
Plnenia zo sociálneho fondu (peňažné aj nepeňažné) môžu byť zdaniteľné aj nezdaniteľné. Ak peňažný alebo nepeňažný príjem zamestnanca podlieha zdaneniu podľa § 5 zákona o dani z príjmov, podlieha aj odvodom do Sociálnej poisťovne a do zdravotnej poisťovne.
Napríklad, príspevky na rekreáciu sú oslobodené od dane do výšky 55 % oprávnených výdavkov, najviac však 275 eur za kalendárny rok. Ak zamestnávateľ poskytne príspevok nad tento rozsah, táto časť príspevku bude u zamestnanca podliehať zdaneniu a odvodom.
Príspevky na doplnkové dôchodkové sporenie platené zamestnávateľom predstavujú nepeňažný príjem zamestnanca, ktorý podlieha zdaňovaniu podľa § 5 zákona o dani z príjmov, ale nezahŕňa sa do vymeriavacieho základu pre sociálne poistenie.
Sociálna výpomoc zo SF je oslobodená od dane, ak jej účel súvisí s dočasnou pracovnou neschopnosťou zamestnanca, ktorej nepretržité trvanie prekročí prevažnú časť zdaňovacieho obdobia, a je vyplatená v úhrnnej výške najviac 2 000 eur za zdaňovacie obdobie od jedného zamestnávateľa.