Komplexná starostlivosť o prezentačné pomôcky a efektívna prezentácia

Technické prezentácie môžu byť náročné na pochopenie, najmä ak obsahujú veľké množstvo informácií. Vizuálne pomôcky sú kľúčovým prvkom, ktorý pomáha publiku rýchlejšie a lepšie pochopiť prezentované údaje. Vizuálne pomôcky sú nástroje, ktoré pomáhajú lepšie sprostredkovať informácie prostredníctvom vizuálnych prvkov.

Úloha a význam vizuálnych pomôcok

Vizuálne pomôcky sú nevyhnutným doplnkom každej prezentácie. Dodávajú jej názornosť, a tým, že sa dotýkajú celého zmyslového komplexu, zvyšujú jej zrozumiteľnosť a účinnosť. Zručnosť prezentovania vizuálnych pomôcok v cudzom jazyku je podzručnosťou hovorenia. K jej úspešnému zvládnutiu je potrebné osvojiť si určitú slovnú zásobu a druh funkcií. Pri nácviku prezentácie sa nesmie zabúdať na mimojazykové komunikačné techniky.

Výpovedná sila vizuálnych pomôcok sa využíva na to, aby sa zdôraznili hlavné body prezentácie. Aby boli ich možnosti plnohodnotne využité, je potrebné ich najprv spoznať a potom naučiť sa ich používať. Prezentácie (napríklad v PowerPointe) môžu byť obohatené používaním vizuálnych pomôcok, avšak môžu byť aj pokazené, ak ich nepoužívate správne. Prehnané používanie vizuálnych pomôcok znižuje ich hodnotu a unavuje poslucháčov. Vizuálne pomôcky nemôžu nahradiť celú prezentáciu.

Typy vizuálnych pomôcok

Medzi vizuálne pomôcky patria:

• Tabuľky a grafy: patria medzi najviac používané vizuálne pomôcky. Rôzne typy tabuliek slúžia na prehľadné zobrazenie kvantitatívnych údajov. Ak potrebujeme zobraziť určitý vývin, je prehľadnejší graf. Použitím grafu ľahko zobrazíme trendy a postupnosť určitých štatistických údajov. Na zobrazenie relatívnych pomerov určitých častí je vhodný tzv. kruhový diagram (pie chart). Diagramy a schémy zobrazujú vzťahy medzi rôznymi prvkami (napríklad dátami).
• Obrázky: náčrty, mapy, obrázky a fotografie pod spoločným názvom „obrázky“ (pictures) patria medzi ostatné vizuálne pomôcky. Pri ich použití je dôležité, aby sa prezentujúci nedal zlákať ich pútavosťou a nepremenil svoju prezentáciu len na sled obrázkov.
• Reálne objekty: použitím reálnych objektov (exhibits) sa zvyšuje názornosť, a tým presvedčivosť prezentácie. Ako reálne objekty môžu slúžiť aj modely.

Médiá na sprostredkovanie vizuálnych informácií

Druhým krokom po výbere vizuálnej pomôcky je výber média, ktoré efektívne sprostredkuje vizuálnu informáciu. Medzi ne patria:

• Poster: termín „poster“ je anglického pôvodu, ale používa sa už vo všetkých jazykoch. Postery sú finančne nenáročné, na ich prípravu je potrebný len papier a písacie potreby. Ich ďalšou výhodou je aj ľahká prenosnosť. Sú vhodným médiom pre všetky tabuľky, grafy aj obrázky.
• Priesvitky: priesvitky (transparencies) premietané na stenu spätným projektorom - meotarom (overhead projector) majú široké možnosti využitia. Hoci je táto technika prezentovania o čosi náročnejšia na materiálne zabezpečenie, je nenahraditeľná pri fotografiách či obrázkoch. Nespornú hodnotu má aj možnosť dopĺňania, menenia či zvýrazňovania určitých informácií a ich častí počas prezentácie.
• Diapozitívy: diapozitívy (slides) sa môžu využiť miesto reálnych objektov, keď nie je možné použiť samotný objekt, lebo svojou veľkosťou nie je na prezentáciu vhodný. Použitie diapozitívov si vyžaduje starostlivú prípravu.
• PC a Internet, Video: súčasné prezentačné metódy zahŕňajú aj využitie počítača a internetu, ako aj video formátov ako VHS, DVD a VCD.

Zásady efektívnej prezentácie

Príprava prezentácie

Existujú len dva problémy prípravy obsahu:

• Obsah nie je zaujímavý/závažný pre účastníkov.
• Obsah je buď príliš jednoduchý, alebo zložitý.

Po zvážení druhu a média vizuálnych pomôcok pristupujeme k ich príprave. Treba dbať na to, aby boli dobre viditeľné, a preto používame výrazné farby a hrubé čiary. Dôležité je vždy si dobre preveriť, ako bude vyzerať konkrétna situácia pri vlastnom prezentovaní, napríklad veľkosť miestnosti, možnosti využitia technických pomôcok atď., a tomu prispôsobiť aj vizuálne pomôcky.

Skôr, než pristúpime k samotnej príprave, je potrebné si opätovne uvedomiť ich úlohu - zdôraznenie, zviditeľnenie, znázornenie či dokonca zmaterializovanie dôležitých myšlienok a faktov. Prezentácia by mala byť stručná, zhustená, logická a idúca k podstate vecí. Pripravte si najdôležitejšie údaje čo najskôr, aby ste mali dosť času pripraviť si hlavné body. Odložte detaily, vysvetlenia alebo menej dôležité body na neskôr, aby ste v prípade nedostatku času nevynechali nič podstatné. Ponechajte si zaujímavý bod na záver.

Chyby pri prezentáciách

Jedna z najčastejších chýb je preplnenie slajdov textom. Prezentácie by mali využívať vizualizácie, ktoré umožnia rýchle pochopenie údajov. Ak prezentujete dáta, použite grafy. Ak prezentujete softvér alebo kód, živé ukážky sú ideálne. Ak chcete vysvetľovať prácu so SW, používajte screenshoty. Menej je viac, čo platí pre dĺžku prezentácie aj množstvo obsahu na slajdoch. Používajte svoje poznámky čo najmenej. Neukazujte chrbát skupine viac než na jednu sekundu.

Štruktúra prezentácie

Úvod prezentácie

Cieľom je vyvolať záujem poslucháčov o tematiku, získať si poslucháčov, naladiť ich pozitívne. Predstavenie sa poslucháčom (alebo byť predstavený). Prehľad tém môže byť dobrým začiatkom, alebo príhoda, vtip (pozor!). Nemal by trvať dlhšie ako 1 - 2 minúty (napríklad päť krátkych viet). Rozmyslieť/naučiť sa dopredu. Ideálne je, aby začiatok stanovila tretia osoba v závislosti na počte prítomných.

Počas prvých 10 minút poslucháči zhodnotia vás a vašu prezentáciu a uvedomia si svoje pocity. Poskytnite aspoň jeden podstatný záver alebo tip a sľubujte ďalšie - môžete udržať pozornosť poslucháčov po celý čas. Dajte si zvlášť záležať na prvých snímkach a sledujte reakcie (zapisovanie, listovanie v handouts, programe...).

Vytvorte atmosféru vzájomného porozumenia/spokojnosti. Začnite s úsmevom. Reč tela: kývnutie, pohyby rukami sú prijateľné. Komplimenty sa často používajú, aby sa rečník z "vonku" identifikoval so skupinou - úctivý, ale úprimný. Humor nie je nevyhnutný, ale oživí prezentáciu.

Jadro - hlavná časť prezentácie

Obsahuje hlavné body v logickom slede a nadväznosť hlavných bodov. Využívajte ukážky, príklady, ilustrácie, štatistiky, analógie. Dôvody využitia médií:

1. Striedanie zmyslovej stimulácie napomáha udržať pozornosť a uľahčuje/urýchľuje porozumenie.
2. Prezentátor sa javí ako lepšie pripravený, kompetentnejší.

Podiel zapamätaného podľa druhu prezentácie:

Záver prezentácie - Zanechajte dojem

Zapamätateľný záver troma spôsobmi:

• Ukončenie: ak ste poskytli dobré informácie počas vašej prezentácie, nepotrebujete ju dramaticky ukončiť alebo pripraviť špeciálny záver.
• Súhrn: niekoľko kľúčových bodov alebo myšlienok, rýchle zopakovanie v niekoľkých bodoch.
• Anekdota, krátky príbeh, ilustrácia, provokujúce vyhlásenie alebo príklad aplikácie.

Skúška prezentácie

Získajte sebadôveru a pôsobivosť tým, že si sami pre seba ujasníte:

• Prečo ste si práve vy zaslúžili prednášať na túto tému.
• Prečo vás práve táto téma tak zaujíma.
• Prečo sa chcete s poslucháčmi podeliť o informácie.

Vyskúšajte si prezentáciu nanečisto sám, pred kolegami a overte si: Jasnosť, Vecnosť, Príťažlivosť.

Zapojenie poslucháčov

Interakcia s poslucháčmi zlepší ich učenie a udrží ich pozornosť. Možné spôsoby, ako to urobiť, sú:

• Predstavenie účastníkov
• Prieskum
• Všeobecné otázky (prečo ste tu?...)
• Zoznam otázok k tematike - čo by sa chceli dozvedieť

Spôsoby zapojenia poslucháčov

• Otázky a odpovede (rátajte s min. 15 minútami)
• Voľná diskusia
• Úlohy a aktivity
• Brainstorming - riadená diskusia
• Kvízy a testy
• Malé skupiny (workshopy)
• Hodnotenie

Povedzte na začiatku, že chcete, aby kládli otázky. Dovoľte, aby kládli otázky počas vašej prezentácie. Potom budú účastníci viac premýšľať o ďalších otázkach. Uistite sa, keď niekto zdvihne ruku, či chce položiť otázku. Odpovedajte stručne. Neodpovedajte na jednu otázku 10 minút. Prijmite prvú otázku s pochvalou, aby ste povzbudili ďalšie otázky. Možno povedať: "Dobrá otázka"; "Sú ešte ďalšie otázky" a pod.

Hodnotenie prezentácie účastníkmi

Cieľom hodnotenia je zlepšiť vaše prednášateľské zručnosti. Pokúste sa pripraviť hodnotiaci nástroj na každú prezentáciu. Formy hodnotenia: ústne, dotazník, online. Rozsah hodnotenia (otvorené/uzavreté otázky) závisí od dĺžky prezentácie.

Prezentovanie

Zásady prezentovania

• Prezentujete svoju osobu, ale aj vašu inštitúciu.
• Nedostatok vedomostí nenahradíte bravúrnou prezentáciou.
• Úsudok o ľuďoch si často utvárame podľa toho, aký majú zovňajšok a spôsob prejavu.
• Zároveň s verbálnou komunikáciou prebieha i komunikácia neverbálna.

Verbálna a neverbálna komunikácia

• Zrakový kontakt
• Posturika (držanie tela)
• Gestikulácia
• Proxemika (práca s priestorom)
• Hlas, intonácia
• Tempo, pauzy
• Oblečenie

Diskusia

• Zopakujte otázku, ak je to potrebné (mikrofón).
• Nesnažte sa odpovedať, ak neviete.
• Tvrdenia podložte faktami.
• Odpovede smerujte všetkým.
• Čakajte na otázky dostatočne dlho.

Starostlivosť o prostredie a pomôcky

Dekontaminácia je mechanická očista, dezinfekcia alebo sterilizácia. Antisepsa je zámerné cielené ničenie mikroorganizmov v prostredí na predmetoch, pomôckach, pracovných odevoch a osobnej a posteľnej bielizni, koži a pod. Jej metódami sú dezinfekcia a sterilizácia.

• Dezinfekcia: je zneškodnenie choroboplodných mikroorganizmov pomocou fyzikálnych, chemických alebo kombinovaných postupov, ktoré majú prerušiť prenos nákazy od prameňa pôvodcu nákazy k vnímavému jedincovi.
• Sterilizácia: je pracovný postup, pri ktorom sa ničia všetky patogénne i nepatogénne mikroorganizmy, plesne, vírusy a veľmi odolné formy - spóry.

Tieto postupy sú dôležité nielen v zdravotníctve, ale aj pri starostlivosti o prezentačné pomôcky a prostredie, v ktorom sa prezentuje. To zahŕňa osobnú hygienu, hygienu prostredia, starostlivosť o nábytok, podlahy, starostlivosť o pomôcky, pracovný odev a obuv, a ovzdušie (vetranie, klimatizácia).

Príprava na prezentáciu

Osobná príprava

• Večer predtým si prezrite všetky vaše poznámky.
• V noci si dobre oddýchnite.
• Dajte si dobré raňajky.

Mentálna, duševná sebapríprava

• Pripravte sa emocionálne a mentálne.
• Dýchajte zhlboka.
• Rozprávajte sa so sebou.
• Prezrite si znova celý obraz vo vašej mysli.
• Úsmev. Precvičte si usmievanie sa, aj keď sa pritom budete cítiť hlúpo.
• A teraz choďte a získajte si ich.

Pred začiatkom prezentácie

• Choďte do miestnosti 15 - 30 minút vopred.
• Tipy na priateľskejšiu atmosféru pred seminárom:
  1. Vítajte prichádzajúcich.
  2. Rozprávajte sa s účastníkmi pred začiatkom.
  3. Zvážte rozdanie podkladov predtým, ako seminár začne.
• Skontrolujte (vojdite) do miestnosti, kde sa má prezentácia konať (zistíte napr. kto má kľúče a ako je značená cesta), pred prezentáciou (bez účastníkov), najmä keď ste prvý:
  1. Veľkosť miestnosti a počet miest na sedenie.
  2. Zvážte vzdialenosť medzi poslucháčmi a prednášajúcim.
  3. Vyskúšajte si prezentáciu (začiatok a koniec) a sadnite si na miesto účastníka (zatemnenie...).
  4. Porozmýšľajte nad rizikovým scenárom (náhradná lampa do meotaru, vypínanie svetla, kúrenie, vetranie, hluk z ulice...).
• Usporiadajte prostredie počas začiatku prezentácie (hudba). Urobte to, aj keď by ste stratili 10 minút z prezentácie.

tags: #starostlivost #o #pomocky #ppt