Mnoho zamestnávateľov sa stretáva s otázkou, ako správne naložiť s príspevkami na pracovné oblečenie a jeho údržbu z daňového hľadiska. Zákon o dani z príjmov a Zákon o BOZP definujú podmienky, kedy sú tieto výdavky daňovo uznateľné a kedy podliehajú zdaneniu. Tento článok sa venuje objasneniu problematiky príspevkov na pranie pracovných odevov a súvisiacich otázok.
Definícia daňového výdavku
Legislatíva na Slovensku definuje daňový výdavok konkrétne v § 2 písm. i) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov ako náklad na dosiahnutie príjmov, ktorý má subjekt riadne zaúčtovaný vo svojom účtovníctve. V prípade, že ide o nepeňažné plnenie, ktoré bolo poskytnuté na ochranné osobné prostriedky a aj pracovné oblečenie vrátane všetkých udržiavacích procesov, a ak ide o jasne preukázateľné výdavky, ktoré boli na tieto účely vynaložené, tie nie sú predmetom dane.
Pracovné oblečenie a daňová uznateľnosť
Výdavky (náklady) na pracovné oblečenie zamestnancov možno uznať do daňových výdavkov daňovníka podľa § 19 ods. 2 písm. c) prvého bodu zákona o dani z príjmov, ak pracovné oblečenie spĺňa podmienky pracovného odevu podľa osobitných právnych predpisov alebo pracovného ošatenia, pričom sa primerane uplatní pokyn MF SR č. 4753/1998-62 uverejnený vo FS č. 4/1998 v znení oznámenia MF SR č. 22058/2000-72 uverejneného vo FS č. 17. Ide najmä o ochranné pracovné oblečenie, ktoré musí zamestnávateľ zamestnancom poskytnúť podľa § 6 ods. 3 písm. b) zákona č. 124/2006 Z. z. o BOZP.
Výdavky (náklady) vynaložené na jednotné pracovné ošatenie zamestnancov, ak táto povinnosť nevyplýva pre zamestnávateľa zo všeobecne záväzného právneho predpisu, je možné považovať za daňové výdavky v súlade s § 19 ods. 2 písm. c) prvého bodu zákona o dani z príjmov len v prípade, ak sú splnené podmienky uvedené v písm. c) pokynu. Tieto podmienky zahŕňajú:
- zamestnávateľ vo svojom internom predpise ustanoví rozsah a ďalšie podmienky na poskytovanie jednotného pracovného ošatenia,
- vymedzí charakter a podobu jednotného pracovného ošatenia a všetkých jeho súčastí,
- jednotné pracovné ošatenie trvale a viditeľne označí identifikačnými znakmi zamestnávateľa, čím sa vylúči jeho zameniteľnosť s bežným občianskym alebo spoločenským oblečením.
Za trvalé označenie sa považuje napríklad výšivka, potlač, nášivka loga spoločnosti. Ak však pracovné ošatenie spĺňa reklamnú potrebu alebo potrebu odlíšenia zamestnanca od zákazníka, môže byť tiež považované za daňový výdavok.
Príspevok na ošatenie zo sociálneho fondu
Ak zamestnávateľ poskytne zamestnancom peňažný príspevok na ošatenie zo sociálneho fondu, ktorý nie je určený na nákup jednotného pracovného oblečenia alebo ochranných pracovných prostriedkov, považuje sa to na strane zamestnancov za zdaniteľný príjem zo závislej činnosti. Takéto plnenie podlieha zdaneniu v súlade s § 35 zákona o dani z príjmov. Preto ak zamestnávateľ zdanil tento príspevok, postupoval v súlade so zákonom.
Údržba pracovných odevov a jej daňová uznateľnosť
V zmysle § 5 ods. 5 písm. b) zákona o dani z príjmov nie je predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti nepeňažné plnenie vo výške hodnoty pracovného oblečenia a výdavky vynaložené na jeho udržiavanie. To platí za predpokladu, že ide o nepeňažné plnenie, ktoré bolo poskytnuté na ochranné osobné prostriedky a aj pracovné oblečenie vrátane všetkých udržiavacích procesov.
Zamestnávateľ môže preplatiť zamestnancovi náklady na pranie a údržbu pracovného oblečenia aj prostredníctvom peňažného odmeňovania, napríklad na základe dokladov z čistiarne odevov. Výdavky tohto charakteru je možné paušalizovať. Zamestnávateľ musí preukázať výpočet reálnych nákladov na účel výšky paušálu. Pri výpočte tejto sumy je nutné vychádzať z priemerných podmienok v danej lokalite. V praxi sa za daňovo uznateľný výdavok považujú také výdavky na čistenie pracovných odevov, ktoré sa definujú a stanovujú v interných pokynoch zamestnávateľa na výpočet paušálnych výdavkov.
How to Use Wash-Dry-Fold POS
V nasledujúcej tabuľke sú zhrnuté rozdiely medzi zdaniteľnými a nezdaniteľnými príspevkami na oblečenie:
| Typ príspevku | Daňová uznateľnosť pre zamestnávateľa | Zdaniteľnosť pre zamestnanca | Podmienky |
|---|---|---|---|
| Nepeňažné plnenie za ochranné pracovné oblečenie a jeho údržbu | Áno (§ 19 ods. 2 písm. c) | Nie (§ 5 ods. 5 písm. b)) | Ochranný charakter, definované v interných predpisoch, súlad s BOZP |
| Nepeňažné plnenie za jednotné pracovné ošatenie (bez ochranného charakteru) | Áno (§ 19 ods. 2 písm. c)) | Nie (§ 5 ods. 5 písm. b)) | Definované v interných predpisoch, trvalé označenie, vylúčenie zameniteľnosti |
| Peňažný príspevok na ošatenie (nie na ochranné/jednotné oblečenie) | Nie (osobná potreba) | Áno (zdaniteľný príjem) | Nesúlad s definíciou pracovného oblečenia, ide o bežné oblečenie |
| Peňažný príspevok na pranie/údržbu pracovného oblečenia (paušál/doklady) | Áno (§ 19 ods. 2 písm. c)) | Nie (§ 5 ods. 5 písm. b)) | Preukázanie reálnych nákladov, definované v interných pokynoch |
Nedaňové výdavky na oblečenie
Výdavky (náklady) na pracovné ošatenie zamestnancov, ktoré nespĺňa podmienky pracovného odevu podľa osobitných právnych predpisov alebo pracovného ošatenia podľa pokynu, sa považujú za nedaňové výdavky vynaložené na osobnú potrebu daňovníka v súlade s § 21 ods. 1 písm. a) zákona o dani z príjmov. To znamená, že ak zamestnanec potrebuje adekvátny oblek na pracovné stretnutia, ale tento oblek nie je uniformou alebo ochranným odevom, výdavky na jeho nákup sú nedaňové. Takéto výdavky, vrátane reprezentatívneho ošatenia, sú nedaňové výdavky na reprezentáciu podľa § 21 ods. 1 písm. h) zákona o dani z príjmov.
Preto ak spoločnosť A uhradila svojmu zamestnancovi nákup kostýmu na účely pracovných stretnutí, a to aj napriek tomu, že mu povinnosť nosiť kostým nevyplýva zo žiadneho všeobecne záväzného predpisu, sú tieto výdavky nedaňové. V praxi niektoré spoločnosti poskytujú svojim zamestnancom tzv. firemné oblečenie na účely stretnutí s klientmi. Ak však nie sú splnené podmienky jednotného pracovného ošatenia, sú tieto výdavky nedaálej nedaňové. Ak spoločnosť A poskytne zamestnancom kusy ochranných pracovných uniforiem a ich daňová uznateľnosť je otázna, je dôležité dodržiavať všetky podmienky.