Ak potrebujete overiť podpis na dokumente určenom pre dôchodkové účely na Slovensku, pričom sa nachádzate v zahraničí, je dôležité poznať správny postup. Tento článok vám poskytne komplexný prehľad o tom, ako overiť doklady vydané v zahraničí, aby boli platne uznané na Slovensku, so zameraním na špecifiká overovania podpisov pre dôchodkové účely.
Notár vs. Matrika: Kto môže overiť podpis?
Na Slovensku môžu podpis overovať notári aj matriky (obecné úrady). Overenie podpisu u notára prebieha rýchlo a formálne. Súčasťou činnosti notára je aj osvedčenie pravosti podpisu na listine, nazývané legalizácia. Ide o obdobný postup, ako pri overovaní podpisu na matrike, avšak vykonávaný v rámci notárskej agendy a s vyššou úrovňou právnej istoty.
Pri dokumentoch, ktoré sa majú použiť na území Slovenska (napríklad pri plnomocenstve), je overenie podpisu na matrike aj u notára rovnocenné - obe formy majú rovnakú právnu silu. Ak však ide o dokument, ktorý sa bude používať v zahraničí, alebo je vyhotovený v inom jazyku než v slovenskom (s výnimkou češtiny), overenie môže vykonať iba notár. Matričný úrad (obec, mesto) vykonáva overenie podľa zákona č. 599/2001 Z. z., zatiaľ čo notár podľa zákona č. 323/1992 Zb.
Postup overenia podpisu
Na overenie podpisu prinesiete dokument, na ktorom má byť podpis overený (napríklad plnú moc, čestné vyhlásenie). V oboch prípadoch notár alebo matrika následne pripojí doložku o osvedčení, ktorou potvrdí pravosť podpisu, dátum a svoje identifikačné údaje. Notár nie je štátnym zamestnancom. Výšku odmeny za úkony notárskej činnosti stanovuje jednotne pre všetkých notárov štát vo Vyhláške Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 31/1993 Z. z. o odmenách a náhradách notárov. Odmena notára je určená pevnou sumou alebo percentom z ceny notárskeho úkonu.
Poplatky za overenie podpisu
Overenie jedného podpisu u notára stojí 5,40 eur, vrátane DPH (4,39 eur bez DPH). Zaplatíte správny poplatok podľa zákona o správnych poplatkoch č. 145/1995 Z. z. Poplatky notárov sú stanovené vyhláškou Ministerstva spravodlivosti SR č. 31/1993 Z. z. Ak notár vykonáva úkon mimo kancelárie, patrí mu aj náhrada za stratu času a náhrada hotových výdavkov. Pri niektorých úkonoch podľa osobitných zákonov je overenie bezplatné (napríklad pri listinách potrebných na vykonanie zákona č. 255/1946 Z.z.).
Výsledný notársky poplatok, ktorý klient u notára platí, pozostáva zo samotnej odmeny a náhrady hotových výdavkov notára, ale taktiež z odmeny Notárskej komory SR a odmeny a náhrady hotových výdavkov Centrálneho informačného systému, a zvyšuje sa o DPH, ktorej platcom je každý notár.
Ako vyplniť notárske osvedčenie
Vyššie overenie zahraničných verejných listín pre použitie na Slovensku
Verejné listiny vydané na území jedného štátu, ktoré sa majú predložiť v inom štáte (zahraničné verejné listiny), musia byť overené, ak majú byť v druhom štáte uznané. Podliehajú procesu legalizácie a superlegalizácie podľa príslušných právnych predpisov.
Apostilácia: Zjednodušené overenie
Dňa 18. februára 2002 nadobudol pre Slovenskú republiku účinnosť Dohovor o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín, prijatý 5. októbra 1961 v Haagu (ďalej len „Dohovor o apostile“ alebo „Haagsky dohovor“). Text dohovoru bol publikovaný v Zbierke zákonov Slovenskej republiky (oznámenie Ministerstva zahraničných vecí Slovenskej republiky č. 213/2002 Z.z.).
Apostil je osobitné osvedčenie (je súčasť dokumentu) vydané príslušným orgánom štátu, ktorý je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru. Pristúpenie Slovenskej republiky k Dohovoru o apostile zjednodušilo podmienky použitia slovenských verejných listín na území iného zmluvného štátu a použitia listín, vydaných orgánmi iného zmluvného štátu, na Slovensku. Verejnú listinu opatrenú apostilom možno použiť bez ďalšieho overenia na území ktorejkoľvek inej zmluvnej strany dohovoru. Teda aj na území Slovenskej republiky, keďže sme k dohovoru pristúpili. Apostil neosvedčuje pravdivosť obsahu verejnej listiny, ku ktorej je pripojená. Apostil sa umiestňuje priamo na listine alebo na jej nadstavení (tzv. ”allonge“).
Apostilné orgány
Vo vzťahu k štátom, ktoré sú zmluvnou stranou Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín (ozn.č. 213/2002 Z.z.) a ktoré sú uvedené v tabuľke nižšie, vydá krajský súd alebo ministerstvo spravodlivosti (podľa príslušnosti) osvedčenie - tzv. Apostille. Krajský súd alebo ministerstvo spravodlivosti umiestni apostil len na justičnú verejnú listinu.
Zoznam vybraných štátov zmluvných strán Haagskeho dohovoru (stav k 10.8.2023):
| Región | Štáty |
|---|---|
| Európa | Albánsko, Andorra, Arménsko, Azerbajdžan, Belgicko, Bielorusko, Bosna a Hercegovina, Bulharsko, Cyprus, Česká republika, Čierna Hora, Dánsko, Estónsko, Fínsko, Francúzsko, Grécko, Gruzínsko, Holandsko, Chorvátsko, Írsko, Island, Kazachstan, Kirgizsko, Kosovo (len pre SR), Litva, Lotyšsko, Luxembursko, Maďarsko, Malta, Moldavsko, Monako, Nemecko, Nórsko, Poľsko, Portugalsko, Rakúsko, Rumunsko, Ruská federácia, San Maríno, Severné Macedónsko, Slovensko, Slovinsko, Srbsko, Španielsko, Švédsko, Švajčiarsko, Taliansko, Turecko, Ukrajina, Spojené kráľovstvo (vrátane Jersey, Guernsey, Isle of Man), Uzbekistan |
| Amerika | Antigua a Barbuda, Argentína, Bahamy, Barbados, Belize, Bolívia, Brazília, Čile, Dominikánska republika, Ekvádor, Grenada, Guatemala, Guyana, Honduras, Jamajka, Kanada (od 11.1.2024), Kolumbia, Kostarika, Mexiko, Nikaragua, Panama, Paraguaj, Peru, Salvador, Spojené štáty americké (USA), Surinam, Svätý Krištof a Nevis, Svätá Lucia, Svätý Vincent a Grenadíny, Trinidad a Tobago, Uruguay, Venezuela |
| Ázia a Austrália | Austrália, Bahrajn, Brunej, Čína (zvláštne správne jednotky Hong Kong a Macao, s účinnosťou od 7.11.2023 celá Čína), Fidži, Filipíny, India, Indonézia, Izrael, Japonsko, Južná Kórea, Maledivy, Marshallove ostrovy, Maurícius, Mongolsko, Nový Zéland, Omán, Palau, Pakistan, Saudská Arábia, Seychely, Singapur, Tonge, Tuvalu, Vanuatu, Vietnam |
| Afrika | Botswana, Burundi, Eswatini (bývalé Svazijsko), Juhoafrická republika, Kapverdská republika, Lesotho, Libéria, Malawi, Maroko, Namíbia, Rwanda (od 1.6.2024), Senegal, Svätý Tomáš a Princov ostrov, Tunisko |
Superlegalizácia: Pre štáty mimo Haagskeho dohovoru
Čo ak sa má overiť podpis v krajine, ktorá nie je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru? Aj keď je takých krajín našťastie málo, postup je komplikovanejší. Ak sa má slovenská verejná listina použiť v štáte, ktorý nie je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru, podlieha tzv. superlegalizácii. Pre justičnú verejnú listinu (napríklad notársky overený dokument) ju najprv overí krajský súd alebo ministerstvo spravodlivosti (podľa príslušnosti). Následne ju overí konzulárny odbor MZV a EZ SR a napokon musí listinu ešte ďalej overiť zastupiteľský úrad (veľvyslanectvo, resp. konzulát) toho štátu, v ktorom sa listina má použiť.
Napríklad, ak potrebujete overiť dokument z Kanady (ktorá sa stáva zmluvnou stranou dohovoru od 11.1.2024, ale pred týmto dátumom by vyžadovala superlegalizáciu) pre použitie na Slovensku, je potrebné zabezpečiť pečiatku Ministerstva zahraničných vecí Kanady a následne nechať pravosť pečiatky overiť na slovenskom veľvyslanectve v Kanade. Po preklade do slovenského jazyka (súdnym prekladateľom) ho môžete uplatniť na Slovensku (napríklad v inštitúcii, v ktorej chcete pracovať).
Preklady dokumentov
Ak je dokument písaný v cudzom jazyku, je potrebné na úradné účely v SR zabezpečiť jeho úradný preklad súdnym prekladateľom (s okrúhlou pečiatkou so štátnym znakom). Ak ide o preklad slovenskej verejnej listiny do iného jazyka, musí byť aj vlastná verejná listina opatrená vyšším overením príslušným orgánom.
Výnimky z overovania
Od 16. februára 2019 sú od všetkých foriem overovania (apostil, superlegalizácia) oslobodené určité druhy verejných listín vydaných alebo osvedčených v členských štátoch EÚ (Belgicko, Bulharsko, Chorvátsko, Cyprus, Česko, Dánsko, Estónsko, Fínsko, Francúzsko, Grécko, Holandsko, Írsko, Litva, Lotyšsko, Luxembursko, Maďarsko, Malta, Nemecko, Poľsko, Portugalsko, Rakúsko, Rumunsko, Slovensko, Slovinsko, Spojené kráľovstvo, Španielsko, Švédsko, Taliansko).
Niektoré dvojstranné medzinárodné zmluvy SR nevyžadujú vyššie overenie justičných verejných listín, ak sa predkladajú súdom alebo aj iným príslušným orgánom druhého zmluvného štátu. To platí aj pre podpisy na listinách. Existencia takejto zmluvy však nezaručuje, že cudzí orgán nebude vyššie overenie slovenskej verejnej listiny vyžadovať.