Problematika cestovných náhrad konateľov spoločností s ručením obmedzeným (s. r. o.) na Slovensku je upravená zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. Tento zákon definuje podmienky poskytovania náhrad výdavkov a iných plnení pri presne vymedzených právnych úkonoch a pre vymedzený okruh osôb.
Kto má nárok na cestovné náhrady?
Podľa § 1 ods. 2 písm. b) zákona o cestovných náhradách patria cestovné náhrady aj osobám, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu. Konateľ s. r. o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti, sa považuje práve za takúto osobu. Z uvedeného vyplýva, že konateľ s. r. o. má zákonný nárok na cestovné náhrady pri pracovnej ceste, pokiaľ mu nie sú poskytované iným spôsobom.
Čo sa považuje za pracovnú cestu konateľa?
Za pracovnú cestu konateľa s. r. o. sa považuje každá cesta, v rámci ktorej plní funkciu, ktorá pre neho vyplýva z postavenia konateľa spoločnosti, vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty. Podmienkou pre poskytnutie náhrad je posúdenie, či na ceste konateľ skutočne vykonával činnosť v mene spoločnosti.
Je dôležité rozlišovať medzi miestom výkonu činnosti a bydliskom konateľa. Napríklad, ak konateľ býva v Žiline a cestuje do Bratislavy do sídla spoločnosti za účelom výkonu svojej funkcie, táto cesta sa pre účely cestovných náhrad považuje za pracovnú cestu.
Nároky konateľa na cestovné náhrady
Konateľ s. r. o. má nárok na nasledujúce náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste:
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov (napr. lístky na vlak, autobus),
- náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie,
- stravné,
- náhrada preukázaných nevyhnutných vedľajších výdavkov (napr. parkovné, taxi),
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.
Pri zahraničnej pracovnej ceste má konateľ okrem vyššie uvedených náhrad nárok aj na vreckové, náhradu na poistenie nevyhnutných liečebných nákladov a náhradu výdavkov na povinné, resp. odporúčané očkovanie.
Príklad výpočtu náhrad pri tuzemskej pracovnej ceste
Nasledujúca tabuľka ilustruje, ako môžu vyzerať náhrady pre konateľa cestujúceho vlastným vozidlom:
| Druh náhrady | Spôsob výpočtu |
|---|---|
| Náhrada za ubytovanie | Preukázané náklady (napr. 4 noci x 40 €) |
| Stravné | Podľa časového pásma trvania cesty |
| Základná náhrada (za km) | Počet najazdených km x aktuálna sadzba |
| Náhrada za pohonné látky | Spotreba podľa technického preukazu x cena PHL |
Daňová uznateľnosť a účtovanie
Spoločnosť si môže zahrnúť náhrady pri pracovnej ceste do daňových výdavkov v rozsahu ustanovenom zákonom o cestovných náhradách. Cestovné náhrady sa podľa ekonomickej podstaty účtujú na účet 512 - Cestovné.
Deň uskutočnenia účtovného prípadu pri pracovných cestách nie je osobitne zadefinovaný, preto si tento deň účtovná jednotka stanoví v internej smernici. Najčastejšie sa za tento deň považuje dátum predloženia vyúčtovania pracovnej cesty so všetkými potrebnými dokladmi.
Pri zahraničných pracovných cestách, ak sa používajú platobné karty zamestnávateľa vedené v mene euro, účtovné prípady sa účtujú v eurách podľa výpisu z bankového účtu. V prípade potreby prepočtu cudzej meny sa postupuje podľa platných kurzov v súlade so zákonom o účtovníctve.