Kompletný návod na evidenciu PN v KROS Olymp

Tento článok poskytuje podrobný prehľad o evidencii práceneschopnosti (PN) v systéme KROS Olymp, s dôrazom na správne postupy a zmeny v oznamovacích povinnostiach. Cieľom je poskytnúť ucelený návod pre mzdových účtovníkov a personalistov, ktorí pracujú s týmto softvérom.

Evidencia PN v KROS Olymp

Evidencia PN je kľúčová pre správny výpočet miezd a odvodov. V programe Olymp sa PN eviduje v Personalistike zamestnanca, na karte Evidencia neprítomnosti.

Jesenné obdobie je často spájané s ochorením zamestnancov a ich členov rodiny. Okrem toho môžu nastať situácie, kedy potrebuje zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi pracovné voľno, na ktoré má zamestnanec nárok v zmysle zákona alebo pracovné voľno, o ktoré zamestnanec zamestnávateľa požiada. Taktiež sa môže stať, že sa zamestnanec svojvoľne nedostaví do práce, čím mu vznikne neospravedlnená absencia. Aj v súčasnosti sa môže u zamestnancov vyskytnúť PN z dôvodu karantény alebo mimoriadna OČR v súvislosti s COVID - 19.

Prepojenie KROS Olymp s ePN Sociálnej poisťovne

Od verzie 23.90 je v OLYMPE zapracovaná možnosť automatického sťahovania elektronických PN (ePN) zo Sociálnej poisťovne priamo do OLYMPU do novej evidencie ePN. Program OLYMP prepojíte na ePN Sociálnej poisťovne cez menu eSLUŽBY v časti Soc. poisťovňa kliknutím na tlačidlo Prepojenie. Jeden prihlasovací token platí pre všetkých užívateľov danej firmy. Stačí, ak ho v programe zadá jeden užívateľ a automaticky budú pripojení k ePN aj ostatní užívatelia. Ak pripojenie zrušíte, zruší sa všetkým užívateľom danej firmy, ktorí majú prístup do ePN.

Evidencia ePN ponúka zamestnávateľovi aktuálny prehľad o ePN všetkých zamestnancov. Pri prvom stiahnutí ePN zo Sociálnej poisťovne sa do OLYMPU stiahnu všetky ePN za posledných 30 dní. Staršie ePN sa stiahnu pri aktualizácii a to iba vtedy, ak na nich prebehne nejaká zmena (napr. zmena dátumu ukončenia PN). Aktualizácia údajov v evidencii sa vykonáva automaticky po prihlásení sa do OLYMPU a následne po každých 30 minútach práce v programe. Pracovnú neschopnosť zamestnanca je možné preniesť z Evidencie ePN do Personalistiky zamestnanca na kartu Evidencia neprítomností prostredníctvom tlačidla Prenes do Personalistiky. V novej verzii programu pribudne vo formulári Evidencia neprítomností v Personalistike číselný údaj Identifikátora e-PN v SP.

Manuálny postup evidencie PN

Ak by ste si práceneschopnosti z evidencie ePN na kartu Evidencia neprítomností nedali preniesť automaticky, môžete si ich zadať na tejto karte ručne. Akékoľvek zadania na karte Evidencia neprítomnosti je potrebné robiť ešte pred tým, než budú generované mzdy.

1. Otvorte Personalistiku zamestnanca: Nájdite zamestnanca, ktorému chcete evidovať PN.
2. Prejdite na kartu Evidencia neprítomnosti: Tu sa zaznamenávajú všetky absencie zamestnanca.
3. Pridajte novú neprítomnosť: Kliknite na tlačidlo "Pridaj".
4. Vyplňte Dátum od: Zadajte prvý deň PN.
5. Vyberte Dôvod: Z rolovacieho menu vyberte možnosť "Nemoc". Dátum do doplníte, až keď bude PN ukončená.
6. Doplňujúce údaje (ak relevantné):
   • PN podľa § 144a ods. 3 písm. a): Označte toto pole, ak je zamestnanec PN z dôvodu pracovného úrazu alebo choroby z povolania, za ktoré zodpovedá zamestnávateľ.
   • Karanténna PN: Označte toto pole, ak má zamestnanec vystavenú PN z dôvodu karantény.

Po zadaní PN v Personalistike a následnom vygenerovaní mzdy program prenesie do mzdy za prvé 3 dni pracovnej neschopnosti zložku mzdy N01 - náhrada príjmu počas PN 25 %, od 4. do 10. dňa PN zložku mzdy N02 - náhrada príjmu počas PN 55 % a od 11. dňa PN zložku mzdy N03 - nem. dávky - od 11. dňa.

Evidencia OČR

OČR zaevidujete v Personalistike na karte Evidencia neprítomností. Cez tlačidlo Pridaj vyplníte Dátum od kedy neprítomnosť trvá a vyberiete Dôvod neprítomnosti: OČR - krátkodobá alebo OČR - dlhodobá. Ak má zamestnanec neprítomnosť z dôvodu ošetrovania člena rodiny (napr. dieťaťa).

Po vygenerovaní mzdy program do výplaty prenesie na prvých 14 kal. dní OČR zložku mzdy N04 - ošetrovanie člena rodiny 55 %. Ak ošetrovanie trvá dlhšie ako 14 dní, od 15. dňa sa prenesie zložka mzdy N22 - ošetrovanie člena rodiny (neplatené). Ak ide o dlhodobú osobnú starostlivosť o člena rodiny v prirodzenom prostredí pacienta, ako dôvod vyberiete OČR - dlhodobá. Ak sa v starostlivosti striedajú viacerí rodinní príslušníci a váš zamestnanec má zadaných viac neprítomností, je potrebné vyplniť pre každú túto OČR rovnakú poznámku v políčku Poznámka. Do výplaty sa prenesie zložkami mzdy N04 - ošetrovanie člena rodiny 55 % za prvých 90 dní starostlivosti a od 91. dňa zložkou mzdy N22 - ošetrovanie člena rodiny neplatené.

Evidencia pracovného voľna a neospravedlnenej absencie

Pracovné voľno (zákonné alebo žiadané) alebo neospravedlnenú absenciu v práci zaevidujete v Personalistike na karte Evidencia neprítomností.

• Neplatené prac. voľno zákonné sa do výplaty prenesie zložkou mzdy A15 - prac. voľno zákonné (neplatené).
• Neplatené prac. voľno žiadané zložkou mzdy A20 - prac. voľno žiadané (neplatené).
• Neospravedlnená absencia zložkou mzdy A30 - neospravedlnená absencia. V prípade neospravedlnenej absencie môže zamestnávateľ podľa Zákonníka práce zamestnancovi krátiť nárok na dovolenku o 1 alebo 2 dni. Neospravedlnenou absenciou sa rozumie aj situácia, ak sa zamestnanec zúčastní štrajku, pričom súd rozhodol o nezákonnosti tohto štrajku.

Oznamovacie povinnosti voči Sociálnej poisťovni (SP) a Zdravotnej poisťovni (ZP)

Od 1. decembra 2021 nastali zmeny v oznamovacích povinnostiach zamestnávateľa voči SP a ZP. Je dôležité poznať aktuálne pravidlá, aby ste predišli sankciám. V prípade, že práceneschopnosť trvá viac ako 10 dní, v stĺpci Dátum podania oznámenia sa zobrazí text oznámiť.

Oznamovacie povinnosti voči SP

• Krátkodobá PN a OČR (do 14 dní): Neoznamujú sa.
• PN po 52. týždni: Oznamuje sa prerušenie.
• Krátkodobá OČR (od 15. dňa): Oznamuje sa prerušenie s kódom 4.
• Dlhodobá OČR (od 91. dňa): Oznamuje sa prerušenie.

Oznamovacie povinnosti voči ZP

• Začiatok PN: Oznamuje sa kódom 1O Z.
• Koniec PN (ak trvá max. 10 dní): Oznamuje sa kódom 1O K.

Príklad 1: Krátkodobá PN

Zamestnancovi vznikla PN 2. augusta 2022 a trvala do 15. augusta 2022 (14 dní).

• SP: Žiadne oznámenie.
• ZP: Začiatok PN s kódom 1O Z s dátumom 2. augusta a koniec PN s kódom 1O K s dátumom 15. augusta.

Príklad 2: Dlhodobá OČR

Zamestnanec je s dieťaťom na krátkodobej OČR od 4. augusta 2022 do 31. augusta 2022.

• ZP: Žiadne oznámenie.
• SP: Začiatok prerušenia s kódom 4 od 18. augusta 2022 a koniec prerušenia s kódom 4 k 31. augustu 2022.

Evidencia dôchodkov a zdravotných obmedzení v KROS

Ak zamestnávate zamestnancov s priznaným starobným, predčasným starobným, invalidným dôchodkom (40 % - 70 % alebo nad 70 %), výsluhovým alebo invalidným výsluhovým dôchodkom, je potrebné túto skutočnosť zaevidovať na záložke "Evidencia dôchodkov" v systéme KROS.

Dôležité dátumy pri priznaní dôchodku

• Starobný dôchodok: Pre výpočet odvodov na sociálne poistenie je dôležitý Dátum vydania rozhodnutia o priznaní dôchodku.
• Invalidný dôchodok: Pre výpočet odvodov na zdravotné poistenie je dôležitý Dátum priznania dôchodku.

Zdravotné obmedzenia

V prípade, že zamestnancovi zaevidujete invalidný dôchodok 40-70 %, alebo nad 70 % na záložku "Evidencia dôchodkov", program automaticky pridá pokles schopnosti na záložke "Zdravotné obmedzenia". Vyplníte dátum, odkedy má zamestnanec percentuálny pokles schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť alebo je držiteľom preukazu ZŤP, vyberiete zdravotné obmedzenie a doplníte rok a mesiac, odkedy má mať zadanie vplyv na výpočet mzdy.

Ak zadávate poberateľa predčasného starobného dôchodku, starobného dôchodku alebo výsluhového dôchodku s priznaným dôchodkom k 1. 1., na záložke "Zdravotné obmedzenia" vyplníte mesiac a rok, odkedy má mať zadanie vplyv na výpočet mzdy. Ak by zamestnanec už nepoberal invalidný dôchodok (napr. z dôvodu, že mu vznikol nárok na poberanie starobného dôchodku), ale stále má zdravotné obmedzenie alebo je držiteľom preukazu ZŤP, zdravotné obmedzenie zaevidujete ručne.

Overovanie nároku na zníženú sadzbu poistného v Dôvere

Ak je zamestnanec poistencom zdravotnej poisťovne Dôvera a užívateľ je prihlásený do e-služieb Dôvery, systém overuje, či má zamestnanec nárok na zníženú sadzbu poistného.

• Poistné na invalidné poistenie sa neplatí za osoby, ktorým bol priznaný starobný dôchodok, predčasný starobný dôchodok a osoby, ktoré poberajú výsluhový dôchodok a dovŕšili dôchodkový vek.
• Povinné poistenie v nezamestnanosti sa nevzťahuje na osoby, ktorým bol priznaný starobný dôchodok, predčasný starobný dôchodok, invalidný dôchodok z dôvodu poklesu schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť o viac ako 70 %, ale aj osoby, ktorým bol priznaný invalidný dôchodok a dovŕšili dôchodkový vek.
• Sadzba poistného na zdravotné poistenie je 2 % (zamestnanec), 5,5 % (zamestnávateľ) a 7,5 % (SZČO) v prípade osoby so zdravotným postihnutím.

Minimálny preddavok na zdravotné poistné od 1. 1. 2023

Podľa schválenej novely zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení, s účinnosťou od 1. januára 2023, sa pri platení poistného a preddavkov na poistné uplatňuje inštitút tzv. minimálneho preddavku na poistné.

Princíp spočíva v tom, že poistné a preddavok na poistné musia byť najmenej vo výške poistného a preddavku na poistné, ktoré by platil v súčte zamestnanec a zamestnávateľ zamestnanca, ktorý má príjem vo výške životného minima, určeného pre jednu plnoletú fyzickú osobu, platného k 1. januáru príslušného kalendárneho roka. Suma mesačného životného minima je k 01. 01. 2023 vo výške 234,42 eur.

Výpočet minimálneho preddavku

Výnimky z uplatňovania minimálneho preddavku

V prípade, ak je zamestnanec zamestnaný u viacerých zamestnávateľov, alebo ak je zároveň SZČO, môže si uplatniť výnimku z uplatňovania minimálneho preddavku. Minimálne poistné sa u takéhoto zamestnanca vypočíta a zohľadní až v ročnom zúčtovaní poistného. O uplatnení výnimky zamestnanec informuje zamestnávateľa predložením vyhlásenia, zverejneného na webovom sídle MZ SR.

Výnimka z minimálneho preddavku platí aj pre zamestnancov, ktorí sú zároveň poistencami štátu podľa §11 ods. 7 a 8 zákona č. 580/2004 Z. z. (napr. poberatelia rodičovského príspevku, osoby na materskej dovolenke, osoby poberajúce opatrovateľský príspevok, atď.).

Postup zamestnávateľa v prípade uplatnenia výnimky

1. Zamestnanec predloží zamestnávateľovi Oznámenie zamestnanca o neuplatňovaní si dopočtu preddavku na poistné do sumy minimálneho preddavku.
2. Zamestnávateľ zaeviduje obdobie, počas ktorého sa nemá uplatňovať dopočet do minimálneho preddavku na ZP, v Personalistike na karte Zdravotné poistenie na záložke Min. preddavok. V položke „Neuplatnenie minimálneho preddavku na poistné“ vo výkaze preddavkov sa uvedie hodnota TRUE len v prípade, ak si zamestnanec u zamestnávateľa uplatnil postup v zmysle § 16a ods. 5 zákona a neuplatňuje dopočet do min. preddavku.

Minimálny preddavok a dohody

Ak dohoda o vykonaní práce alebo dohoda o pracovnej činnosti predstavuje výkon zárobkovej činnosti a nie sú medzi výnimkami, uplatňuje sa minimálny preddavok.

Ročné zúčtovanie zdravotného poistenia (RZZP)

V ročnom zúčtovaní zdravotného poistenia sa zohľadňuje minimálne poistné (a aj tu platia výnimky z minimálneho poistného - viď §13b zákona č. 580/2004 Z. z.).

Povinnosti zamestnávateľa voči občanom so zdravotným postihnutím

Zamestnávateľ je povinný v zmysle zákona č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti zamestnávať občanov so zdravotným postihnutím. Ak zamestnáva najmenej 20 zamestnancov, a ak úrad v evidencii uchádzačov o zamestnanie vedie občanov so zdravotným postihnutím, v počte, ktorý predstavuje 3,2 % z celkové počtu jeho zamestnancov.

Zamestnávateľ má následne povinnosť predkladať do 31. 3. Ročný výkaz o plnení povinného podielu zamestnávania občanov so zdravotným postihnutím na úrad práce sociálnych vecí a rodiny, v ktorého pôsobnosti sa nachádza sídlo zamestnávateľa.

tags: #ako #zaevidovat #pn #v #kros #olymp