Zverejňovanie zmlúv, objednávok a faktúr: Komplexný prehľad

Zverejňovanie zmlúv, objednávok a faktúr je dôležitou súčasťou transparentnosti verejnej správy. Táto prax umožňuje občanom kontrolovať nakladanie s verejnými financiami a zabezpečuje lepšiu kontrolu nad činnosťou štátnych orgánov a inštitúcií.

Cieľom tohto článku je poskytnúť komplexný prehľad o zverejňovaní zmlúv v zmysle platnej legislatívy, s dôrazom na zákon č. 498/2011 Z. z. a ďalšie súvisiace predpisy.

Povinnosť zverejňovať zmluvy, objednávky a faktúry

Povinnosť zverejňovať zmluvy, objednávky a faktúry pre účely kontroly verejných financií je zakotvená v zákone č. 498/2011 Z. z., ktorý sa týka Centrálneho registra zmlúv (CRZ). Hoci tento zákon primárne upravuje zverejňovanie zmlúv v CRZ, princípy transparentnosti sa prenášajú aj do iných oblastí verejnej správy.

Zákon o slobodnom prístupe k informáciám zaviedol nielen pre štátnu správu povinné zverejňovanie zmlúv a tiež povinné zverejňovanie objednávok a faktúr za tovary alebo služby.

Bez zverejnenia nebudú zmluvy účinné.

Ak zmluva nebude zverejnená do troch mesiacov od uzatvorenia, platí, že k uzatvoreniu zmluvy nedošlo.

Zverejňovanie zmlúv na webových sídlach

Hoci zákon č. 498/2011 Z. z. sa priamo vzťahuje na CRZ, verejné inštitúcie často zverejňujú zmluvy, objednávky a faktúry aj na svojich webových sídlach. Dôvodom je snaha o zabezpečenie maximálnej transparentnosti a prístupnosti informácií pre občanov.

Ostatné povinné osoby, medzi ktoré patria okrem iného aj obce, mestá, vyššie územné celky, či ich príspevkové a rozpočtové organizácie zverejňujú zmluvy na svojej web stránke.

Ak nemajú vlastnú web stránku, zmluvy môžu bezodplatne zverejniť v Obchodnom vestníku.

Od 1. januára 2011 majú aj obce a mestá povinnosť zverejňovať zmluvy uzatvorené po tomto dátume, ktoré sa týkajú nakladania s verejnými prostriedkami.

Návrh na zverejnenie zmluvy v Obchodnom vestníku môže podať aj druhá zmluvná strana, napríklad dodávateľ nejakej služby pre obec. Môže tak spraviť v prípade, ak nie je povinnou osobou, obcou, zmluva zverejnená do siedmich dní odo dňa uzatvorenia.

Zmluvní partneri samosprávy však môžu konať tiež, ak zverejnenie zmluvy povinnou osobou mešká.

Skenovanie zmlúv, objednávok a faktúr

Zákon priamo nestanovuje povinnosť skenovať zmluvy, objednávky a faktúry pre účely zverejňovania na webovom sídle. Avšak, zverejnenie naskenovaných dokumentov je najčastejšou a najjednoduchšou formou, ako zabezpečiť prístup k úplnému obsahu dokumentov.

Alternatívou je zverejnenie textovej verzie zmluvy, ktorá však musí obsahovať všetky relevantné informácie.

Forma zverejňovaných informácií

Pri zverejňovaní faktúr je dôležité zvážiť, či je postačujúce zverejniť súhrn detailov faktúry (evidenčné číslo, dodávateľ, suma, dátum) alebo je nevyhnutné pripojiť aj sken faktúry. Záleží to od interných predpisov a potrieb danej inštitúcie, avšak zverejnenie skenu faktúry poskytuje občanom najkompletnejší obraz o transakcii.

Povinná osoba má povinnosť zverejniť objednávky tovarov a služieb na svojej web stránke do 10 dní odo dňa ich vyhotovenia. To sa nevzťahuje na objednávky, ktoré súvisia s už zverejnenou zmluvou.

Faktúry je potrebné zverejniť do 10 dní odo dňa ich doručenia povinnej osobe, najneskôr však do 30 dní odo dňa ich zaplatenia na web stránke povinnej osoby.

Zverejnenie faktúr a objednávok sa vzťahuje iba na tie povinné osoby, ktoré majú vlastnú web stránku.

V zákone je splnomocnenie pre vládu vydať nariadenie, ktorým môže stanoviť sumu, od ktorej sa musia objednávky a faktúry zverejňovať.

Zverejňovanie dodatkov k zmluvám

Zverejňovanie dodatkov k zmluvám je rovnako dôležité ako zverejňovanie samotných zmlúv. Aj dodatky, ktoré menia pôvodné podmienky zmluvy, by mali byť transparentne zverejnené.

Aj dodatok, ktorý upravuje iba zmenu čísla bankového účtu, by mal byť zverejnený.

Príprava zmlúv na zverejnenie

Zmluvy musia byť zverejnené v znení, v akom boli skutočne uzatvorené, a preto je vhodné, aby bol tento súlad pred zverejnením skontrolovaný.

Je dôležité, aby obce a mestá pamätali na to, že nie všetky zmluvy bude možné zverejniť v úplnom znení. Ešte pred zverejnením musia obce alebo mestá zabezpečiť nesprístupnenie ustanovení zmluvy obsahujúcich informáciu, ktorá sa podľa zákona o slobode informácií nesprístupňuje (t.j. zabezpečiť tzv. anonymizáciu).

Obchodné tajomstvo tvoria všetky skutočnosti obchodnej, výrobnej alebo technickej povahy súvisiace s podnikom, ktoré majú skutočnú alebo aspoň potenciálnu materiálnu alebo nemateriálnu hodnotu, nie sú v príslušných obchodných kruhoch bežne dostupné, majú byť podľa vôle podnikateľa utajené a podnikateľ zodpovedajúcim spôsobom ich utajenie zabezpečuje (§ 17 Obchodného zákonníka).

Ak je pre povinné osoby, vrátane obcí a miest, prijateľnejšie komunikovať s Obchodným vestníkom písomnou formou, v tom prípade je potrebné poslať do redakcie Obchodného vestníka kópiu podpísanej zmluvy alebo dodatku zmluvy a priložiť k zmluve, resp.

Zverejňovanie darovacích zmlúv

Zverejňovanie darovacích zmlúv, v ktorých sú finančné prostriedky darované obci alebo obcou zriadenej organizácii, je často predmetom diskusií.

Podľa §5a ods. 1 zákona o slobodnom prístupe k informáciám sa povinne zverejňujú zmluvy, ktoré sa týkajú nakladania s verejnými prostriedkami.

Ak darca presne špecifikuje, na čo sa môžu finančné prostriedky použiť a má právo kontroly použitia, nemusí ísť o finančné prostriedky obce v pravom slova zmysle.

Odporúča sa zverejniť zmluvy čo najskôr, aby mali občania dostatok času na ich preštudovanie. Zmluvy by mali byť zverejnené podpísané a opečiatkované obidvoma stranami.

Legislatíva a odporúčania

Legislatíva Slovenskej republiky priamo neukladá povinnosť archivovať a sprístupňovať videozáznamy z verejných schôdzí. Avšak, zákon o slobodnom prístupe k informáciám (zákon č. 211/2000 Z. z.) umožňuje občanom žiadať o sprístupnenie informácií, ktoré má verejná inštitúcia k dispozícii.

Ak mestské zastupiteľstvo vytvára videozáznamy zo svojich schôdzí, tieto záznamy môžu byť považované za informácie, ktoré by mali byť sprístupnené.

Odporúča sa, aby mestské zastupiteľstvá zverejňovali videozáznamy zo svojich schôdzí na svojich webových sídlach. Týmto spôsobom zabezpečia maximálnu transparentnosť a prístupnosť informácií pre občanov.

Legislatíva Slovenskej republiky upravuje archiváciu elektronických dokumentov a údajov v rôznych zákonoch a vyhláškach. Medzi najdôležitejšie patrí zákon o archívoch a registratúrach (zákon č. 395/2002 Z. z.) a vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach.

Verejná správa by mala mať vypracovaný systém archivácie elektronických údajov, ktorý zabezpečí ich dlhodobú ochranu a prístupnosť. Tento systém by mal zahŕňať pravidelné zálohovanie údajov, ich ukladanie na bezpečných médiách a zabezpečenie ich integrity a autenticity.

Vyhlásenie o prístupnosti webového sídla je dôležitým dokumentom, ktorý informuje používateľov o tom, ako je webové sídlo prístupné pre osoby so zdravotným postihnutím.

Vyhlásenie o prístupnosti by malo obsahovať informácie o tom, aké štandardy prístupnosti webové sídlo spĺňa, aké prekážky prístupnosti sa na ňom vyskytujú a aké opatrenia boli prijaté na ich odstránenie.

Nie je povinné taxatívne vymenovať názov a verziu prehliadača, pre ktoré sa garantuje správne zobrazovanie a funkčnosť stránok. Stačí použiť vetu: „Webové sídlo je vytvorené s ohľadom na maximálnu prístupnosť obsahu a funkčnosť.“ a doplniť ju o najdôležitejšie charakteristiky publikovaného obsahu (súbory, RSS, apod.).

Fungovanie internetových poradní na Slovensku nie je špecificky upravené žiadnym zákonom alebo vyhláškou.

V Českej republike existuje zákon o sociálnych službách, ktorý upravuje aj poskytovanie poradenstva. Na Slovensku takáto komplexná právna úprava chýba.

Pri prevádzkovaní internetovej poradne je dôležité dodržiavať všeobecné právne predpisy, ako je zákon o ochrane osobných údajov (zákon č. 18/2018 Z. z.) a zákon o elektronickom obchode (zákon č. 22/2004 Z. z.). Je tiež dôležité informovať používateľov o podmienkach poskytovania poradenstva a o zodpovednosti prevádzkovateľa poradne.

Implementácia zákona č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente prináša pre povinné osoby množstvo úloh a podmienok.

Medzi najdôležitejšie povinnosti patrí zabezpečenie elektronickej komunikácie s občanmi a podnikateľmi, zriadenie elektronickej schránky, používanie elektronického podpisu a zabezpečenie prístupnosti webových sídel pre osoby so zdravotným postihnutím.

Pre sumár úloh a podmienok vyplývajúcich z implementácie zákona o e-Governmente je potrebné preštudovať samotný zákon a súvisiace vykonávacie predpisy.

Ministerstvo spravodlivosti je pripravené v rámci svojich kapacít odpovedať aj na ďalšie otázky týkajúce sa zverejňovania zmlúv.

tags: #zverejnenie #zmluv #upsvar