Účtovanie nemocenského konateľa: Komplexný sprievodca

Účtovanie nemocenských dávok je dôležitou súčasťou mzdovej agendy každého zamestnávateľa. Správne zaúčtovanie týchto dávok je kľúčové pre zabezpečenie súladu s platnou legislatívou a pre správne vykazovanie finančných údajov. Tento článok poskytuje ucelený pohľad na účtovanie nemocenských dávok v slovenskom účtovníctve, s dôrazom na legislatívne zmeny a praktické aspekty. Cieľom je poskytnúť informácie pre rôzne cieľové skupiny, od študentov po profesionálov v oblasti účtovníctva. V článku sa budeme venovať okrem vysvetleniu možných variant odmien konateľov a spoločníkov aj účtovaniu takýchto príjmov. Ak ste alebo plánujete byť konateľom, určite odporúčame nad možnosťami pouvažovať s vašou účtovníčkou.

Zúčtovacie vzťahy so zamestnancami a inštitúciami

Zúčtovacie vzťahy so zamestnancami a orgánmi sociálneho zabezpečenia a zdravotného poistenia sa účtujú v účtovej skupine 33. Táto skupina zahŕňa zúčtovanie so zamestnancami vyplývajúce z pracovnoprávnych vzťahov, ako aj ostatné zúčtovania vo vzťahu k nim, vrátane zúčtovania sociálneho poistenia a zdravotného poistenia.

Účet 331 - Zamestnanci

Na účte 331 - Zamestnanci sa účtujú záväzky z pracovnoprávnych vzťahov vrátane sociálneho poistenia voči zamestnancom alebo iným fyzickým osobám a ich zúčtovanie, okrem záväzkov voči spoločníkom a členom družstiev zo závislej činnosti.

Účet 366 - Záväzky voči spoločníkom a členom zo závislej činnosti

Na účte 366 sa účtujú záväzky voči spoločníkom a členom zo závislej činnosti a záväzky voči spoločníkom v spoločnosti s ručením obmedzeným, komanditistom komanditných spoločností a členom družstiev z pracovnoprávnych vzťahov vrátane sociálneho poistenia (§ 54 ods. 9 postupov účtovania).

Účet 336 - Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia

Poistné platby do inštitúcií sa účtujú na účet 336 - Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia. Na strane Dal tohto účtu sa účtuje záväzok voči príslušným orgánom. Nároky zamestnancov a spoločníkov na dávku sociálneho zabezpečenia sa účtujú na strane Má dať tohto účtu.

Formy odmeňovania konateľov a ich účtovanie

Konateľ môže byť odmeňovaný rôznymi spôsobmi, ktoré majú odlišné dopady na účtovníctvo a odvody.

Zmluva o výkone funkcie

Zmluva o výkone funkcie je osobitným typom zmluvy uzatvorenej podľa § 66 ods. 3 Obchodného zákonníka, ktorý vyžaduje pre tento typ zmluvy písomnú formu a schválenie zo strany valného zhromaždenia (ak má spoločnosť jediného spoločníka, vyžaduje sa schválenie tejto zmluvy jediným spoločníkom pri výkone pôsobnosti valného zhromaždenia). Nesplnenie týchto požiadaviek má za následok neplatnosť zmluvy o výkone funkcie. Do zmluvy možno zakotviť aj rôzne výhody, ktoré chce spoločnosť konateľovi, resp. spoločníkovi ponúknuť (napr. služobné motorové vozidlo, mobilný telefón, zdravotná starostlivosť, preplácanie služobných obedov, rekondičných pobytov a mnohé ďalšie). Tento typ nastavenia príjmov konateľov a spoločníkov s.r.o. zákon umožňuje a využíva sa najmä v začiatkoch fungovania spoločnosti, kedy sa spoločnosť ešte len rozbieha a nedosahuje vysoké príjmy. Pri uplatnení nezdaniteľnej časti základu dane by mala konateľovi alebo spoločníkovi s.r.o. s takto nízkym príjmom vyjsť v rámci bežného zdanenia nulová daň z príjmu.

Účtovanie odmien konateľa na základe zmluvy o výkone funkcie

Podľa postupov účtovania a rámcovej účtovej osnovy § 66 sa osobné náklady účtujú na účte 52 - Osobné náklady. Do hrubej mzdy sa zahrnie aj naturálna mzda, ak je súčasťou mzdy. Na účtoch tejto účtovej skupiny sa účtuje aj tvorba sociálneho fondu podľa § 61 ods. 4 až 6. Na ťarchu účtu 524 - Zákonné sociálne poistenie sa účtuje aj príspevok do garančného fondu. Na ťarchu účtu 527 - Zákonné sociálne náklady sa účtuje aj odstupné a odchodné podľa osobitného predpisu. Odmeny členom orgánov spoločnosti a družstva (výkon funkcie konateľa) sa účtujú na účet 523.

Príklad účtovania

Konateľ má len zmluvu o výkone funkcie konateľa a pravidelne poberá 100€ mesačne.

• Odmena za výkon funkcie konateľa - 523 / 366
• Odvody do SP a ZP (zamestnávateľa) - 524/336
• Odvody do SP a ZP (konateľa) - 366/336
• Úhrada odvodov - 336/221
• Úhrada odmeny - 366/221

Výpočet odvodov (príklad pre hrubú mzdu 100 €/mesiac)

Sociálny fond sa netvorí z odmeny konateľa s. r. o.

Mandátna zmluva

Mandátna zmluva je upravená § 566 ObZ a využíva sa najmä pri obchodných záležitostiach, kedy konateľ, okrem svojej odmeny za výkon funkcie alebo mzdy, si nárokuje za svoju prácu ďalšiu odmenu. Táto zmluva nemusí byť písomná.

Pracovná zmluva a konateľ

Výkon funkcie konateľa a ani spoločníka nemá znaky závislej práce typické pre výkon práce v pracovnom pomere. Konateľ spoločnosti, príp. jej iný orgán alebo spoločník môžu v rámci svojej funkcie zariaďovať len tie záležitostí spoločnosti, ktoré súvisia s výkonom jeho funkcie. Teda spoločník môže riadiť a kontrolovať spoločnosť a konateľ môže konať v mene spoločnosti navonok voči tretím osobám, ako aj podieľať sa na obchodnom vedení spoločnosti, teda má pôsobnosť aj vo vnútorných záležitostiach spoločnosti. Nie je podstatné, či konateľ je zároveň spoločníkom, alebo ide o osobu bez podielu na majetku spoločnosti. Vzťah medzi spoločnosťou a jej spoločníkom, či konateľom sa vždy považuje za obchodnoprávny vzťah. Spoločník obchodnej spoločnosti, komanditista alebo člen družstva (ďalej len „osoby“) môžu v obchodnej spoločnosti alebo družstve pôsobiť aj ako zamestnanci. To znamená, že majú uzatvorený pracovný pomer podľa Zákonníka práce. Z pohľadu zákona o dani z príjmov a tiež z pohľadu odvodov vystupujú ako každý iný zamestnanec. Hrubé mzdy sa zúčtujú na ťarchu účtu 522 a v prospech účtu 366 - Záväzky voči spoločníkom a členom zo závislej činnosti. V praxi sa môže stať, že účtovná jednotka zúčtuje hrubé mzdy v prospech účtu 331 - Zamestnanci, pretože tieto osoby vystupujú ako zamestnanci.

Odvody konateľa

Pre konateľov, ktorí nie sú poistení cez pracovné zmluvy alebo cez SZČO, majú možnosť si znižovať svoje odvodové zaťaženie. Pre konateľa vzniká povinnosť byť poistený na účely zdravotného a sociálneho poistenia na území Slovenskej republiky, a to odo dňa vzniku funkcie. Konateľ môže, ale nemusí mať nárok na PN ani na dovolenku. Ak konateľ mal predtým pracovno-právny vzťah, je potrebné to ukončiť a na ďalší deň ho prihlásiť ako konateľa pod kódom 1 ako riadneho zamestnanca.

Postup registrácie konateľa

• Registrácia na príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne.
• Registrácia a nástup do práce (bez UP a GP, keďže ide o konateľa, ktorý má 50% podiel na spoločnosti).
• Uvádzanie vydaného rodného čísla na mesačných výkazoch.
• Registrácia na príslušnej zdravotnej poisťovni.
• Registrácia zahraničnej fyzickej osoby (ak je to relevantné).
• Pridelenie rodného čísla/identifikačného čísla (ak je to relevantné).
• Zamestnávateľ oznámi vznik funkcie zamestnanca do príslušnej zdravotnej poisťovne pod kódom.
• Zamestnávateľ podáva a uvádza údaje zamestnanca na mesačných výkazoch.

Účtovanie v jednoduchom účtovníctve

Hlavnou účtovnou knihou sústavy jednoduchého účtovníctva (ďalej len JÚ) je peňažný denník. Postupy účtovania v JÚ ustanovuje opatrenie č. MF/27076/2007-72. Od 1. januára 2013 sa zrušil stĺpec „Prevádzková réžia“ a zaviedli sa dva nové stĺpce „Služby“ a „Ostatné výdavky“.

Poistné a príspevky v peňažnom denníku

Podľa § 19 ods. 3 písm. i) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov sú poistné a príspevky hradené podnikajúcou FO a poistné a príspevky, ktoré je povinný platiť zamestnávateľ za zamestnancov, daňovým výdavkom podnikateľa. Do stĺpca „Poistné a príspevky“ peňažného denníka sa účtuje poistné a príspevky platené za fyzickú osobu, ktorá podniká alebo vykonáva inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazuje svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov a poistné a príspevky platené zamestnávateľom za zamestnancov. To znamená, že do stĺpca „Poistné a príspevky“ sa neúčtuje celá výška odvodov do ZP a SP, ktorú odvádza zamestnávateľ a vykazuje v mesačných výkazoch, ktoré odovzdáva každý mesiac do príslušných poisťovní. Odvody do ZP a SP, ktoré má povinnosť podnikateľ - SZČO, platiť každý mesiac najneskôr do 8. dňa nasledujúceho mesiaca sa zaznamenávajú v Knihe záväzkov, v časti Mzdy.

Príklad účtovania odvodov do ZP a SP v peňažnom denníku

Podnikateľ Karol zamestnáva 2 zamestnancov v riadnom pracovnom pomere. Hrubá mzda za október 2013 zamestnanca Jána bola 802,29 € a hrubá mzda zamestnanca Juraja bola 699,06 €. Aj keď odvody zaplatil podnikateľ dvoma sumami (jednu do ZP a jednu do SP), v peňažnom denníku bude účtovať 4 úhrady. Podľa § 4 ods. 6 písm. e) bod 4 Postupov účtovania v JÚ zaúčtuje podnikateľ do peňažného denníka do stĺpca „Príspevky a poistné“ okrem odvodov do ZP a SP, ktoré platí za seba ako SZČO, aj odvody do ZP a SP, ktoré platí ako zamestnávateľ z hrubej mzdy zamestnancov.

Minimálny a maximálny vymeriavací základ pre odvody do ZP a SP

Pre platby do ZP a SP platia aj minimálne a maximálne VZ. S platnosťou od 1. 1. 2013 novelizácia zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení zmenila zásady pre určenie VZ samostatne zárobkovo činnej osoby (SZČO), zvýšil sa VZ pre platenie odvodov a určil sa maximálny VZ na úroveň 5-násobku priemernej mesačnej mzdy. Novelizácia zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení s platnosťou od 1. 1. 2013 zmenila zásady pre určenie VZ SZČO, zvýšila VZ pre platenie odvodov do SP a určila maximálny VZ na úroveň 5-násobku priemernej mesačnej mzdy.

Zmeny v odvodoch do ZP a SP od roku 2013/2014

Od začiatku roku 2013 došlo k významným zmenám vo vymeriavacích základoch a sadzbách pre zdravotné a sociálne poistenie.

Zdravotné poistenie (ZP)

• Minimálny VZ:
  • Pre rok 2013 bol minimálny VZ stanovený vo výške 393 €.
  • Od januára 2014 je minimálny mesačný VZ pre preddavok na zdravotné poistenie SZČO 402,50 €. Minimálny preddavok na zdravotné poistenie SZČO bude od 1. 1. 2014 vo výške 56,35 € mesačne (14 % zo 402,50 €).
• Maximálny VZ:
  • Od 1. 1. 2013 platí maximálny VZ na úrovni 5-násobku priemernej mesačnej mzdy.
  • Od januára 2014 je maximálny mesačný VZ 4 025 €. Maximálny mesačný preddavok na zdravotné poistenie je od 1. 1. 2014 vo výške 563,50 € (14 % zo 4 025 €).
• Sadzby:
  • Od 1. 1. 2013 mal podnikateľ platiť odvody do ZP vo výške 14 % z minimálneho alebo maximálneho VZ.
  • Ak by bol podnikateľ občanom so zdravotným postihnutím, platí mesačne 7 % z minimálneho alebo maximálneho VZ.

Preddavky na zdravotné poistenie z nových VZ platí SZČO prvýkrát za január 2014, t. j. najneskôr do 8. 2.

Sociálne poistenie (SP)

• Minimálny VZ:
  • Od januára do decembra 2013 bol minimálny VZ stanovený vo výške 393 €.
  • Od januára 2014 je minimálny mesačný VZ SZČO na sociálne poistenie 402,50 €. Minimálne poistenie pre povinne poistenú SZČO bude od 1. 1. 2014 vo výške 133,42 € mesačne.
• Maximálny VZ:
  • Od 1. 1. 2013 platí maximálny VZ na úrovni 5-násobku priemernej mesačnej mzdy.
  • Od januára 2014 je maximálny mesačný VZ 4 025 €. Maximálne poistenie do SP bude od 1. 1. 2014 v sume 1 334,28 € mesačne.
• Sadzby:
  • Od 1. 1. 2013 mal podnikateľ platiť mesačné odvody do SP vo výške 130,27 € bez poistenia v nezamestnanosti, ktorého platenie je dobrovoľné.

Prvýkrát sa platia odvody do SP z nového VZ za január 2014, t. j. najneskôr do 8. 2.

Účtovanie v podvojnom účtovníctve

V podvojnom účtovníctve sa náhrady za dočasnú pracovnú neschopnosť (PN) účtujú rôzne, ale najčastejšie sa používa účtovanie 527/331, pretože sa považujú za sociálne náklady.

Účtovné zápisy pre PN a súvisiace náklady

• 527 - Sociálne náklady / 331 - Zamestnanci: Tento zápis sa používa na zaúčtovanie náhrady príjmu počas PN.
• 521 - Mzdové náklady / 331 - Zamestnanci: Používa sa na zaúčtovanie hrubej mzdy.
• 524 - Zákonné sociálne poistenie / 331 - Zamestnanci: Používa sa na zaúčtovanie odvodov do SP a ZP.

Pre presné účtovanie je potrebné rozúčtovať výplatnú pásku na jednotlivé účty (521, 527, 524) a správne ich zadefinovať v účtovnom softvéri. Spoločnosť ALFA, s.r.o. vyplatila hrubú mzdu za mesiac august 2021 vo výške 1 200 eur. Odvody zamestnanca do Sociálnej a Zdravotnej poisťovne vo výške 13,4 % z hrubej mzdy (teda 160,80 eur) sa vypočítajú zo softvéru Olymp. Odvody zamestnávateľa do Sociálnej a Zdravotnej poisťovne vo výške 35,20 % z hrubej mzdy zamestnanca (teda 422,40 eur).

Ročné zúčtovanie zdravotného poistenia

Ročné zúčtovanie zdravotného poistenia je proces, ktorý vykonávajú zdravotné poisťovne. Upravuje ho § 19 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení.

Termíny ročného zúčtovania

• Zdravotná poisťovňa vykoná ročné zúčtovanie poistného najneskôr do 31. mája kalendárneho roka, v ktorom je povinnosť podať daňové priznanie.
• Ak daňovník podáva daňové priznanie, zdravotná poisťovňa vykoná ročné zúčtovanie do 31. októbra nasledujúceho roka.

Právoplatnosť výkazu nedoplatkov/preplatkov

Výkaz nedoplatkov/preplatkov sa stáva právoplatným dňom jeho doručenia poistencovi alebo platiteľovi poistného. Proti výkazu sa možno odvolať do 15 dní odo dňa doručenia (alebo doručenia nového oznámenia). Výkaz zostáva právoplatný, ak nedošlo k odvolaniu.

Účtovanie nedoplatkov a preplatkov

Ak výsledkom ročného zúčtovania zdravotného poistenia je nedoplatok, spoločnosť je povinná tento záväzok voči zdravotnej poisťovni uhradiť. Účtuje sa súvzťažne so záväzkom voči zdravotnej poisťovni. Ak vznikne preplatok, účtuje sa to ako pohľadávka voči zdravotnej poisťovni. Výsledok ročného zúčtovania zdravotného poistenia (nedoplatok alebo preplatok) má vplyv na daňovú povinnosť platiteľov poistného.

Rozhodujúce obdobie pre výpočet nemocenských dávok

Výška nemocenského u všetkých poistencov je závislá od dĺžky trvania nemocenského poistenia (či trvalo celý predchádzajúci kalendárny rok alebo či vzniklo v priebehu predchádzajúceho kalendárneho roka) a u zamestnanca aj od dĺžky obdobia platenia poistného od vzniku nemocenského poistenia do dňa vzniku dôvodu na poskytnutie nemocenskej dávky (tzv. rozhodujúce obdobie).

Rozhodujúce obdobie pre zamestnanca

• Nemocenské poistenie zamestnanca trvá nepretržite najmenej od 1. januára predchádzajúceho kalendárneho roka (1. január až 31. december): Rozhodujúce obdobie je predchádzajúci kalendárny rok.
• Nemocenské poistenie zamestnanca nevzniklo 1. januára predchádzajúceho kalendárneho roka: Rozhodujúce obdobie sa posúdi podľa ďalších bodov.
• Nemocenské poistenie zamestnanca trvalo v predchádzajúcom kalendárnom roku: Rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do 31. decembra predchádzajúceho kalendárneho roka.
• Nemocenské poistenie zamestnanca nevzniklo v predchádzajúcom kalendárnom roku: Rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do dňa, ktorý predchádza dňu vzniku dôvodu na poskytnutie nemocenskej dávky.

Rozhodujúce obdobie pre SZČO

• Nemocenské poistenie SZČO trvá nepretržite najmenej od 1. januára predchádzajúceho kalendárneho roka (1. január až 31. december): Rozhodujúce obdobie je predchádzajúci kalendárny rok.
• Nemocenské poistenie SZČO nevzniklo 1. januára predchádzajúceho kalendárneho roka: Rozhodujúce obdobie sa posúdi podľa ďalších bodov.
• Nemocenské poistenie SZČO trvalo v predchádzajúcom kalendárnom roku: Rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do 31. decembra predchádzajúceho kalendárneho roka.
• Nemocenské poistenie SZČO nevzniklo v predchádzajúcom kalendárnom roku: Rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do dňa, ktorý predchádza dňu vzniku dôvodu na poskytnutie nemocenskej dávky.

Rozhodujúce obdobie pre Dobrovoľne nemocensky poistenú osobu (DNPO)

• Nemocenské poistenie DNPO trvá nepretržite najmenej od 1. januára predchádzajúceho kalendárneho roka (1. január až 31. december): Rozhodujúce obdobie je predchádzajúci kalendárny rok.
• Nemocenské poistenie DNPO nevzniklo 1. januára predchádzajúceho kalendárneho roka: Rozhodujúce obdobie sa posúdi podľa ďalších bodov.
• Nemocenské poistenie DNPO trvalo v predchádzajúcom kalendárnom roku: Rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do 31. decembra predchádzajúceho kalendárneho roka.
• Nemocenské poistenie DNPO nevzniklo v predchádzajúcom kalendárnom roku: Rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do dňa, ktorý predchádza dňu vzniku dôvodu na poskytnutie nemocenskej dávky.

tags: #uctovny #predpis #nemocenske #konatel