Sociálny fond predstavuje významný nástroj pre zamestnávateľov na podporu svojich zamestnancov. Tento článok sa zameriava na podmienky a praktické postupy spojené s používaním sociálneho fondu, pričom v kontexte programu ALFA plus poskytuje komplexný prehľad pre účtovníkov, podnikateľov a všetkých, ktorí pracujú s týmto programom.
Úvod do sociálneho fondu
Sociálny fond tvoria finančné prostriedky, ktoré sa používajú na realizáciu podnikovej sociálnej politiky v oblasti starostlivosti o zamestnancov. Sociálny fond je fond zamestnávateľa určený na financovanie rôznych aktivít a príspevkov pre zamestnancov. Jeho tvorbu a použitie upravuje zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde v znení neskorších predpisov.
Povinnosť tvoriť sociálny fond
Povinnosť tvoriť sociálny fond má každý zamestnávateľ, ktorý zamestnáva zamestnanca v pracovnom pomere alebo v obdobnom pracovnom vzťahu. Ide o:
- právnickú osobu so sídlom na území SR,
- fyzickú osobu s miestom trvalého pobytu alebo miestom podnikania na území SR.
Napríklad, ak spoločnosť ABC, s. r. o., zamestnáva konateľa na pracovnú pozíciu obchodný riaditeľ, považuje sa na účely zákona o sociálnom fonde za zamestnávateľa, a preto sa na ňu vzťahuje povinnosť tvoriť sociálny fond.
Pri tvorbe a použití prostriedkov sociálneho fondu je zamestnávateľ povinný postupovať podľa zákona č. 152/1994 Z. z.
Tvorba sociálneho fondu
Sociálny fond sa tvorí z povinného prídelu. Výška prídelu závisí od hospodárskych výsledkov zamestnávateľa.
Povinný prídel
- 1 % zo základu: Zamestnávatelia, ktorých predmet činnosti je zameraný na dosiahnutie zisku a ktorí za predchádzajúci kalendárny rok dosiahli zisk a súčasne splnili všetky svoje odvodové povinnosti voči zdravotným poisťovniam a Sociálnej poisťovni a daňové povinnosti k štátu, obci a VÚC. Takisto aj zamestnávatelia, ktorých predmet činnosti nie je zameraný na dosiahnutie zisku, ak to umožňuje rozpočet.
- 0,6 % zo základu: Zamestnávateľ, ktorý nesplnil niektorú z uvedených podmienok (t. j. nedosiahol zisk alebo nesplnil odvodové/daňové povinnosti), tvorí povinný prídel do fondu vo výške 0,6 % zo súhrnu hrubých miezd. Takisto aj zamestnávatelia, ktorých predmet činnosti nie je zameraný na dosiahnutie zisku a rozpočet im neumožňuje tvorbu sociálneho fondu vo výške 1 % zo základu.
Základ na určenie mesačného prídelu do fondu je súhrn hrubých miezd. Kontrola podmienok na tvorbu fondu vo výške 1 % zo základu sa preveruje najneskôr do 31. januára nasledujúceho roka.
Ďalšie zdroje fondu
Ďalšími zdrojmi fondu môžu byť:
- dary,
- dotácie a príspevky poskytnuté zamestnávateľovi do fondu,
- prídely z použiteľného zisku (u zamestnávateľov, ktorí vytvárajú zisk).
Tvorba a čerpanie fondu
Fond sa tvorí najneskôr v deň dohodnutý na výplatu mzdy alebo platu. Tvorba fondu a čerpanie fondu sa vedie na osobitnom analytickom účte fondu alebo na osobitnom účte v banke alebo v pobočke zahraničnej banky. Za mesiac december môže zamestnávateľ tvoriť fond z predpokladanej výšky miezd alebo platov a previesť finančné prostriedky na účet fondu do 31. decembra.
Zúčtovanie prostriedkov fondu za kalendárny rok vykoná zamestnávateľ najneskôr do 31. januára nasledujúceho roka. Nevyčerpaný zostatok fondu sa prevádza do nasledujúceho roka.
Ako založiť neziskovú organizáciu bez peňazí
Použitie sociálneho fondu
Prostriedky sociálneho fondu sú určené na širokú škálu aktivít pre zamestnancov. Výšku a použitie príspevkov zo sociálneho fondu podľa § 7 ods. 3 zákona o sociálnom fonde.
Príklady použitia fondu
- Stravovanie: Príspevky na stravovanie sú oslobodené od dane, ak sú poskytované v súlade s § 152 Zákonníka práce.
- Rekreácia: Príspevky na rekreáciu sú oslobodené od dane do výšky 55 % oprávnených výdavkov, najviac však v sume 275 eur za kalendárny rok. Fond sa využíva na regeneráciu pracovnej sily - napr. na rekreáciu v sume prevyšujúcej 55 % oprávnených výdavkov.
- Doprava do zamestnania a späť: Ak v kolektívnej zmluve nie je dohodnutý ďalší prídel do fondu, zamestnávateľ je povinný poskytnúť príspevok z ďalšieho prídelu do fondu na kompenzáciu výdavkov na dopravu do zamestnania a späť. Podmienkou je, že priemerný mesačný zárobok zamestnanca nepresahuje 50 % priemernej nominálnej mesačnej mzdy zamestnanca v hospodárstve SR za kalendárny rok predchádzajúci dva roky kalendárnemu roku, za ktorý sa tvorí fond.
- Zdravotná starostlivosť: Napríklad na preventívne prehliadky alebo príspevky na lieky.
- Kultúrne a športové podujatia: Napr. na vstupenky na koncerty, divadelné predstavenia alebo športové akcie.
- Sociálna výpomoc: Napríklad pri dočasnej pracovnej neschopnosti (oslobodená od dane do výšky 2 000 eur za zdaňovacie obdobie) alebo pri mimoriadnej udalosti (pomôcť zamestnancovi).
- Vianočné príspevky: Vo forme poukážok, za ktoré si môže zamestnanec kúpiť služby.
- Ďalšie benefity: Je na zamestnávateľovi, ako použije tieto prostriedky, pričom možnosti sú rozsiahle a obmedzené len zákonom a vnútornými predpismi.
Zamestnávateľ nesmie poskytovať príspevok zo sociálneho fondu na účely odmeňovania za prácu. Pri použití fondu je povinný dodržiavať tzv. antidiskriminačný zákon (zákon č. 365/2004 Z. z.).
Sociálny fond v programe ALFA plus
Program ALFA plus je moderný účtovný softvér, ktorý umožňuje evidovať a účtovať všetky typy účtovných dokladov vrátane ich úhrad v systéme jednoduchého účtovníctva. Súčasťou je aj podpora pre správu sociálneho fondu.
Prístup k informáciám a návodom v ALFE plus
Pre efektívnu prácu so sociálnym fondom v programe ALFA plus je dôležité mať prístup k relevantným informáciám a návodom. Používatelia programu ALFA plus by mali využívať dostupné zdroje informácií, ako napríklad:
- Návod ALFA.chm: Tento návod, ktorý je možné stiahnuť zo stránky Krosu, poskytuje podrobné informácie a postupy pre prácu s programom ALFA plus.
- Pomocník v programe ALFA: V programe ALFA plus je k dispozícii funkcia "Pomoc", ktorá obsahuje informácie o rôznych aspektoch programu.
- Diskusné fóra a online komunity: Online fóra a komunity používateľov ALFY plus môžu byť cenným zdrojom informácií a riešení problémov.
Účtovanie v programe ALFA plus
Účtovanie tvorby a čerpania sociálneho fondu v programe ALFA plus sa realizuje v peňažnom denníku. Prírastky a úbytky fondu sa účtujú ako príjmy a výdavky. Je dôležité mať zakliknuté "úhrada záväzku" pri úhrade faktúr z bankového účtu a definovať analytiku výdavkov v číselníku - členenie (analytika).
Program ALFA plus umožňuje rozúčtovať jednu sumu na viacero druhov výdavkov pomocou tlačidla "ROZPIS". V prípade mínusovej pokladne je potrebné dať osobný vklad a prečíslovať doklady.
Praktické postupy účtovania
- Tvorba sociálneho fondu:
Príklad: Podnikateľka Regína R. zamestnáva 5 zamestnancov. Povinný prídel do SF je 0,6 % z hrubých miezd, ktoré sú v danom mesiaci 65 000 Sk (prepočítané na eurá). Výpočet: 0,6 % z 2 157,67 € (65 000 Sk / 30.126) = 12,95 €.
- Účtovanie v peňažnom denníku: Výdavok z pokladnice 12,95 € (daňový výdavok)
- Účtovanie v knihe SF: Prírastok SF 12,95 €
- Príspevok na stravné lístky:
Regína prispieva zamestnancom na stravné lístky sumou 2 Sk (prepočítané na eurá, cca 0,07 €) zo SF.
Pri účtovaní stravných lístkov, kde dochádza k rozdielu medzi prijatou sumou a poplatkom, je možné využiť priebežné položky. Alternatívne je možné použiť interné doklady na zaúčtovanie poplatku za sprostredkovanie.
- Úhrada prevádzkovej réžie a materiálu súčasne:
Úhradu je potrebné zaevidovať dvoma zápismi v peňažnom denníku, pri jednom zvoliť účel stĺpca „Prevádzková réžia“ a pri druhom „Výdavok za materiál“.
Prečíslovanie položiek bankového výpisu je možné v prípade potreby vykonať v peňažnom denníku cez úpravy - "prečísluj položky bank. výpisu". Stav priebežných položiek je možné skontrolovať cez tlač Výkazu o MaZ na obrazovku alebo cez Príjmy-výdavky textovo.
Cestovné príkazy a DPH
Program ALFA plus umožňuje zadávať aj zahraničné cestovné príkazy. Pri zadávaní je potrebné vyplniť tabuľku ohľadom devízových diét a zadať percentá vreckového. Program by mal automaticky vypočítať stravné a vreckové v cudzej mene. V evidencii DPH by sa malo všetko správne zobraziť. V prípade nesúladu je potrebné prekontrolovať zúčtovanie.
Dlhodobý majetok
Program ALFA plus umožňuje evidovať dlhodobý majetok a vypočítať odpisy.