Príspevok zamestnávateľa na pracovné oblečenie: Daňové aspekty a povinnosti

Spoločnosť, ktorá sa zaoberá predajom a spracovaním železných tyčí, profilov, plechov na laserových strojoch, ako aj dovozom a predajom týchto strojov, čelí otázkam týkajúcim sa daňovej uznateľnosti nákladov na pracovné oblečenie. V praxi je kľúčové správne posúdiť, kedy sa výdavky na oblečenie dajú považovať za daňový náklad a kedy ide o nepeňažný benefit alebo nedaňový výdavok. V tomto článku sa pozrieme na legislatívne rámce a praktické tipy pre zamestnávateľov.

Daňová uznateľnosť nákladov na pracovné oblečenie

Daňovým nákladom je v zmysle § 2 písm. i) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov (ďalej len ZDP) výdavok (náklad) na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom, zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka alebo zaevidovaný v evidencii daňovníka podľa § 6 ods. 11 ZDP. Pri využívaní majetku, ktorý môže mať charakter osobnej potreby a s ním súvisiacich výdavkov (nákladov), je daňový výdavok uznaný len v pomernej časti podľa § 19 ods. 2 písm. V praxi je možné oblek či iné oblečenie využívať aj na osobné účely, keďže jeho použitie nie je striktne obmedzené ako napríklad pri uniformách alebo pracovnom ochrannom odeve.

Ak chce spoločnosť uznať výdavok na oblečenie za daňový výdavok, musí vylúčiť osobnú spotrebu. Znamená to, že musí pred správcom v prípade daňovej kontroly vedieť obhájiť súvislosť zo zdaniteľnými príjmami. V praxi by tak v primeranej miere mohol určitú časť oblečenia zahrnúť do daňových výdavkov napr. pomerom 50 %, čím by sa vylúčila súkromná spotreba (za predpokladu, že vie preukázať väzbu na zdaniteľné výnosy).

Pracovné oblečenie a uniformy

Výdavky (náklady) na pracovné oblečenie zamestnancov možno uznať do daňových výdavkov daňovníka podľa § 19 ods. 2 písm. c) prvého bodu zákona o dani z príjmov, ak pracovné oblečenie spĺňa podmienky pracovného odevu podľa osobitných právnych predpisov alebo pracovného ošatenia, pričom sa primerane uplatní pokyn MF SR č. 4753/1998-62 uverejnený vo FS č. 4/1998 v znení oznámenia MF SR č. 22058/2000-72 uverejneného vo FS č. Výdavky (náklady) vynaložené na jednotné pracovné ošatenie zamestnancov, ak táto povinnosť nevyplýva pre zamestnávateľa zo všeobecne záväzného právneho predpisu, je možné považovať za daňové výdavky v súlade s § 19 ods. 2 písm. c) prvého bodu zákona o dani z príjmov len v prípade, ak sú splnené podmienky uvedené v písm. c) pokynu.

Príkladom takýchto podmienok je, ak zamestnávateľ vo svojom internom predpise ustanoví rozsah a ďalšie podmienky na poskytovanie jednotného pracovného ošatenia, vymedzí charakter a podobu jednotného pracovného ošatenia a všetkých jeho súčastí, jednotné pracovné ošatenie trvale a viditeľne označí identifikačnými znakmi zamestnávateľa, čím sa vylúči jeho zameniteľnosť s bežným občianskym alebo spoločenským oblečením. Za trvalé označenie sa považuje napr. logo firmy.

Výdavky (náklady) na pracovné ošatenie zamestnancov, ktoré nespĺňa podmienky pracovného odevu podľa osobitných právnych predpisov alebo pracovného ošatenia podľa pokynu, sa považujú za nedaňové výdavky vynaložené na osobnú potrebu daňovníka v súlade s § 21 ods. 1 písm. alebo nedaňové výdavky na reprezentáciu podľa § 21 ods. 1 písm.

Kedy je možné pracovné oblečenie uznať ako daňový výdavok?

Pracovné oblečenie je možné uznať ako daňový výdavok najmä v prípadoch, ak ide o ochranné pracovné oblečenie. Právne upravené postavenie pracovného odevu v kontexte povinností zamestnávateľa ohľadom poskytovania osobných ochranných pracovných prostriedkov (OOPP) je kľúčové pre zabezpečenie bezpečnosti a ochrany zdravia zamestnancov. Ochrana zdravia a bezpečnosti pri práci je základnou zodpovednosťou každého zamestnávateľa a vyplýva to aj zo zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a nariadenia vlády Slovenskej republiky č. 395/2006 Z.

Zamestnávateľ je povinný neustále vyhodnocovať riziká spojené s prácou zamestnancov a podľa toho určiť, či a aké OOPP je potrebné poskytnúť. Tieto výdavky sú potom daňovo uznateľné v súlade s § 19 ods. 2 písm. c) bod 1 zákona č. 595/2003 Z. z.

Typy pracovného oblečenia a povinnosti zamestnávateľa

Existujú tri hlavné kategórie pracovného oblečenia, ktoré rozlišujeme z hľadiska povinností zamestnávateľa:

1. Povinný ochranný pracovný odev a obuv: Tieto sú nevyhnutné na zabezpečenie bezpečnosti a ochrany zdravia zamestnanca v prípade, že nebezpečenstvo nemožno eliminovať inými technickými alebo kolektívnymi prostriedkami. Zamestnávateľ je povinný tieto prostriedky poskytnúť automaticky, bez potreby požiadavky zo strany zamestnanca.

2. Bežný pracovný odev a obuv s mimoriadnym opotrebením alebo znečistením: Tieto nie sú nevyhnutné pre bezpečnosť a ochranu zdravia zamestnanca, ale ak podliehajú mimoriadnemu opotrebeniu alebo znečisteniu, zamestnávateľ je povinný ich poskytnúť. Príkladom môžu byť zamestnanci pracujúci pri veľmi nízkych teplotách, kde je potrebná špeciálna ochrana pred chladom.

3. Bežný pracovný odev a obuv bez mimoriadneho opotrebenia alebo znečistenia: Tu ide o oblečenie, ktoré nie je podstatne opotrebované pri vykonávaní pracovných úloh. Zamestnávateľ nie je povinný ich poskytovať. Ak ich však poskytne, môžu byť považované za nepeňažný benefit.

Podmienky a frekvencia používania pracovného odevu a OOPP

V súlade s nariadením vlády č. 395/2006 Z. z. je zamestnávateľ zodpovedný za stanovenie konkrétnych podmienok používania OOPP na základe závažnosti rizík a charakteru práce. To zahŕňa aj určenie doby používania týchto prostriedkov. Okrem toho je zamestnávateľ povinný zabezpečiť údržbu OOPP vrátane ich čistenia, opravy a výmeny.

Zamestnávateľ zabezpečuje pre svojich zamestnancov pracovné oblečenie, ktoré je vedené v evidenčnej karte pridelených pracovných prostriedkov ako osobné ochranné pracovné prostriedky.

Príspevok zo sociálneho fondu a nepeňažné plnenia

Spoločnosť môže uvedené výdavky poňať ako poskytnutie benefitu pre zamestnanca. Spoločnosť si môže zadefinovať poskytnutie tohto benefitu interne a vtedy spoločnosť účtuje o daňovom náklade v zmysle § 19 ods. Druhou možnosťou je zadefinovať takýto nepeňažný benefit ako plnenie podľa § 5 ods. 7 písm. 595/2003 Z. z.

V zmysle ustanovenia § 5 ods. 5 písm. b) zákona o dani z príjmov okrem iných plnení nie je predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti ani nepeňažné plnenie vo výške hodnoty pracovného oblečenia, ak povinnosť jeho nosenia vyplýva zo všeobecne záväzného právneho predpisu, alebo ide o uniformu. V prípade, že zamestnávateľ poskytol zo sociálneho fondu peňažný príspevok na ošatenie, ktorý nebol určený na nákup jednotného pracovného oblečenia alebo OOPP, ide na strane dotknutých zamestnancov o ich zdaniteľný príjem zo závislej činnosti a tento príspevok podlieha zdaneniu.

Naopak, výdavky vynaložené na udržiavanie pracovného oblečenia podľa § 5 ods. 5 písm. b) zákona o dani z príjmov nie sú predmetom dane.

Nákup oblekov v zahraničí a DPH

Pokiaľ ide o nákup oblekov v Rakúsku, kde je blok vystavený s rakúskou DPH, spoločnosť pri obstaraní oblečenia zo zahraničia mala poskytnúť dodávateľovi svoje IČ DPH číslo a ten by vystavil faktúru bez dane. Osobou povinnou odviesť daň je slovenský odberateľ v zmysle § 69 ods. 3 zákona č. 222/2004 Z. z. (Zákon o dani z pridanej hodnoty).

tags: #prispevok #zamestnavatela #na #pracovne #oblecenie