Zamestnávateľ je povinný poskytovať zamestnancom náhradu výdavkov, ktoré im vzniknú v súvislosti s výkonom práce. Cestovné náhrady a stravné sú dôležitou súčasťou odmeňovania zamestnancov, ktorí cestujú v rámci svojich pracovných povinností. Ich hlavnou funkciou je kompenzovať reálne výdavky, čím zabezpečujú hladký chod firmy a motivujú zamestnancov, aby efektívne plnili úlohy aj mimo pracoviska.
Význam cestovných náhrad a stravného
Pre zamestnancov
- Finančná kompenzácia: Cestovné náhrady a stravné slúžia na pokrytie výdavkov spojených s cestovaním (napr. pohonné hmoty, cestovné lístky, ubytovanie) a stravovaním počas pracovnej cesty. Vďaka týmto náhradám zamestnanci nemusia znášať finančné náklady spojené s výkonom práce mimo ich bežného pracoviska.
- Motivácia a spokojnosť: Poskytovanie cestovných náhrad a stravného je dôležitým motivačným faktorom a prispieva k spokojnosti zamestnancov. Vnímajú to ako prejav uznania a rešpektu zo strany zamestnávateľa.
- Právna povinnosť zamestnávateľa: Zamestnávateľ je zo zákona povinný poskytovať zamestnancom cestovné náhrady a stravné za splnenia určitých podmienok.
Pre zamestnávateľov a podnikateľov
- Daňové výdavky: Cestovné náhrady a stravné, ktoré podnikateľ vypláca zamestnancom alebo si ich uplatňuje sám (napr. ak je SZČO), sú daňovo uznateľné výdavky. Tieto výdavky znižujú základ dane a daňovú povinnosť.
- Efektívne fungovanie podniku: Umožňujú flexibilné riadenie pracovných úloh a zabezpečujú mobilitu zamestnancov. To je kľúčové pre efektívne fungovanie podniku.
- Konkurencieschopnosť: Poskytovanie adekvátnych cestovných náhrad a stravného je dôležité pre prilákanie a udržanie kvalitných zamestnancov.
Cestovné náhrady a stravné - porovnanie
Cestovné náhrady a stravné sú pojmy spojené s kompenzáciou výdavkov zamestnancov, ktorí vykonávajú pracovné povinnosti mimo svojho bežného pracoviska. Napriek tomu, že sú navzájom prepojené, predstavujú odlišné druhy náhrad.
- Cestovné náhrady zahŕňajú všetky výdavky, ktoré vzniknú zamestnancovi v súvislosti so služobnou cestou. Ide o kompenzáciu nákladov spojených s cestovaním a sú definované v zákone č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách.
- Stravné je príspevok na stravovanie, ktorý zamestnanec dostáva počas služobnej cesty. Tento príspevok má pokryť zvýšené náklady na jedlo mimo bežného pracoviska.
Kto má nárok na cestovné náhrady podľa slovenského práva
Všeobecne platí, že nárok na cestovné náhrady vzniká zamestnancom v pracovnom pomere pri pracovných cestách. Okrem nich však zákon o cestovných náhradách a Zákonník práce definujú aj ďalšie osoby.
Osoby v pracovnoprávnom vzťahu
- Zamestnanci v pracovnom pomere: Štandardný prípad, pokiaľ osobitný zákon nestanovuje inak.
- Štátni zamestnanci: Rovnako ako zamestnanci v pracovnom pomere, s výnimkou osobitných ustanovení.
- Členovia družstiev: Len ak je v stanovách družstva uvedené, že pracovný vzťah je podmienkou členstva.
- Dočasne pridelení zamestnanci: Zamestnanci dočasne pridelení na výkon práce k inej právnickej osobe alebo fyzickej osobe na základe písomnej dohody (podľa § 58 Zákonníka práce).
Osoby na základe dohôd
- Fyzické osoby na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Len ak je náhrada cestovného dohodnutá v dohode (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov).
Osoby definované osobitnými predpismi
- Zahraniční zamestnanci: Na základe dohody o vzájomnej výmene zamestnancov (§17 zákona o cestovných náhradách).
- Rodinní príslušníci zamestnancov v zahraničí: Podľa IV. časti zákona o cestovných náhradách.
- Verejní funkcionári: Starostovia, poslanci, predsedovia vyšších územných celkov, atď.
- Ostatní: Audítori, daňoví poradcovia a iné osoby definované osobitnými predpismi.
Osoby v iných vzťahoch s nárokom na náhradu cestovného (podmienené dohodou)
- Členovia orgánov právnických osôb: Bez pracovnoprávneho vzťahu (členovia predstavenstva, dozornej rady, atď.).
- Osoby plniace úlohy pre právnické alebo fyzické osoby: Bez pracovnoprávneho alebo iného právneho vzťahu, ale s dohodnutou náhradou cestovného (napr. dobrovoľníci v občianskych združeniach).
SZČO a cestovné náhrady
SZČO si môže uplatniť do daňových výdavkov náklady vynaložené v súvislosti so svojou podnikateľskou činnosťou vykonávanou na inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva. Cestovné náhrady zahŕňajú:
- Cestovné výdavky - náklady na dopravu (napr. autobus, vlak, lietadlo, alebo vlastné motorové vozidlo).
- Stravné - nárok na paušálne sumy podľa dĺžky pracovnej cesty.
- Ubytovanie - náklady na ubytovanie, ak sú dokladované (napr. faktúrou z hotela).
- Vedľajšie výdavky - parkovanie, diaľničné známky, vstupné poplatky a podobne.
Od začiatku roka 2022 odpadá daňovníkom, ktorí sú zároveň SZČO, povinnosť preukazovať výšku stravného dokladom (napr. faktúrou, pokladničným dokladom). Do daňových výdavkov však môžu uznať za každý odpracovaný deň len sumu vo výške 55 % z hodnoty stravného pre časové pásmo pracovnej cesty 5 až 12 hodín.
Pre uplatnenie cestovných náhrad a stravného musia viesť evidenciu o pracovných cestách. Mala by obsahovať dátum, cieľ cesty, účel cesty, prejdené kilometre a ďalšie relevantné údaje.
SZČO majú aj druhú možnosť. Môžu si uplatniť paušálne výdavky vo výške 60 % z príjmov, maximálne však 20 000€ ročne. V tomto prípade sa už neuplatňujú preukázateľné výdavky na cestovné a stravné.
Cestovné náhrady - kompletný sprievodca
Cestovné náhrady na Slovensku sa riadia zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov. Na výpočet cestovných náhrad na Slovensku vplýva niekoľko faktorov:
- Druh dopravy: Cestovné diéty sa líšia podľa toho, či cestujete autom, vlakom, autobusom alebo iným dopravným prostriedkom. Pre auto sa zvyčajne platí paušálny poplatok za kilometer. U verejnej dopravy sa hradia skutočné náklady na cestovné lístky.
- Vzdialenosť: Pri použití automobilu sa náhrada počíta na základe prejdenej vzdialenosti.
- Druh cesty: Cesta služobná vs. súkromná.
- Zamestnávateľ: Vnútorné predpisy zamestnávateľa môžu mať dopad na výšku náhrady. Niektoré firmy môžu mať vlastné, štedrejšie pravidlá.
- Zákonná úprava: Hlavným zdrojom informácií je zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Je dôležité sledovať jeho znenie a prípadné novely, ktoré sa zvyčajne schvaľujú koncom roka pre nasledujúci rok.
Čo je pracovná cesta
Pracovná cesta začína nástupom zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko. Pri vysielaní zamestnanca na pracovnú cestu je prvom rade potrebné vychádzať z § 57 ods. 1 Zákonníka práce. Pravidelné pracovisko zamestnanca je v prvom rade vždy miesto písomne dohodnuté medzi zamestnancom a zamestnávateľom. V prípade, ak také miesto nie je dohodnuté, za pravidelné pracovisko zamestnanca sa až potom považuje miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve - § 43 ods. 1 písm. d) Zákonníka práce. V pracovnej zmluve možno dohodnúť viac než jedno miesto výkonu práce (obec, organizačná jednotka, alebo inak určené miesto).
Maximálna doba trvania pracovnej cesty nie je zákonom určená. Jej trvanie je vo všeobecnosti vymedzené na nevyhnutne potrebné obdobie. Vždy však musí ísť len o prechodné plnenie úloh. Výkon práce na pracovnej ceste nesmie presahovať druh práce dohodnutý v pracovnej zmluve.
Ak vás zamestnávateľ vysiela na pracovnú cestu mimo obvodu obce vášho pravidelného pracoviska alebo bydliska, potrebuje od vás súhlas. Váš súhlas s vyslaním na pracovnú cestu nepotrebuje vtedy, keď:
- Ide o pracovnú cestu v rámci obvodu obce vášho pravidelného pracoviska alebo bydliska.
- Vyslanie na pracovnú cestu vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce.
- Ste sa so zamestnávateľom v pracovnej zmluve dohodli, že budete vykonávať pracovné cesty.
Miesto pravidelného pracoviska dočasne prideleného zamestnanca na účely pracovných ciest, ktoré vykoná počas dočasného pridelenia, je miesto jeho výkonu práce dohodnuté podľa § 58 ods. 5 Zákonníka práce v dohode o dočasnom pridelení alebo v pracovnej zmluve. Na tento účel sa všeobecná úprava týkajúca sa miesta pravidelného pracoviska v § 2 ods. 3 zákona o cestovných náhradách nevzťahuje na dočasne prideleného zamestnanca.
Exceluj v každodenní komunikaci [DEN 2]
Druhy cestovných náhrad
Poďme sa pozrieť na druhy cestovných náhrad, ktoré zamestnancom prináležia.
Náhrada cestovných výdavkov
Zamestnávateľ je povinný uhradiť zamestnancovi cestovné výdavky. Výdavky musia byť preukázané, že vznikli v súvislosti s pracovnou cestou. Ide napríklad o cestovné lístky na verejnú dopravu (autobus, vlak, MHD), letenky, cestovné za použitie taxíka a podobne. Zamestnanec je povinný všetky výdavky na pracovnú cestu preukázať dokladmi.
Náhrada za použitie vlastného motorového vozidla
Ak zamestnanec použije na pracovnej ceste vlastné vozidlo, má nárok na náhradu za spotrebované pohonné látky (benzín, nafta, plyn). Takisto dostáva základnú náhradu za každý kilometer jazdy.
Ak zamestnanec nemá k dispozícii doklady o kúpe pohonných látok, na výpočet náhrady za spotrebované pohonné látky sa použije jednotková cena pohonnej látky. Je to cena, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu a určuje ju Štatistický úrad SR. Štatistický úrad poskytuje aj ceny troch nových pohonných látok - bioLNG, vodík a elektrická energia na dobíjanie elektromobilov.
Výška základnej náhrady za každý kilometer jazdy sa pre rok 2026 mení a závisí od typu vozidla:
- Jednostopové vozidlá a trojkolky: 0,090 €/km
- Osobné motorové vozidlá: 0,313 €/km
Ak zamestnanec pri pracovnej ceste použil vozidlo, ktoré nie je zaradené do obchodného majetku zamestnávateľa, ani ho zamestnávateľ neposkytol, ale je jeho vlastné alebo je vo výpožičke (napr. vozidlo zamestnanca, manželkino/manželovo vozidlo, vozidlo rodičov, resp. vozidlo nevyužívané na podnikanie), patrí zamestnancovi základná náhrada za každý aj začatý 1 km jazdy a náhrada za spotrebované pohonné látky.
Náhrada za použitie vozidla zaradeného do obchodného majetku
Ak používate auto zaradené v obchodnom majetku na pracovné cesty, máte nárok na uplatnenie výdavkov na spotrebované pohonné látky (PHL). Pri uplatnení výdavkov môžete využiť jednu z 3 možnosti:
- Kniha jázd a prepočet podľa spotreby z technického preukazu: Vediete podrobnú evidenciu o každej jazde (dátum, cieľ, počet km). Následne prepočítate spotrebu PHL podľa údajov o spotrebe z technického preukazu vozidla a cien PHL v čase nákupu. Je to najpresnejší spôsob, ak máte presné údaje o spotrebe a vediete si poctivo knihu jázd. Dôležité je, aby ste si odkladali všetky doklady o nákupe PHL.
- Výdavky podľa dokladov o nákupe PHL, maximálne do výšky vykázanej z GPS: Uplatňujete si výdavky na PHL na základe dokladov o nákupe, ale maximálne do výšky, ktorú preukážete pomocou GPSky vo vašom aute. Ak vaša GPS zaznamenáva presné trasy a spotrebu, dokážete získať presnejšie údaje. Znižuje sa riziko neuznania výdavkov v prípade kontroly. Táto metóda si však vyžaduje inštaláciu a používanie GPS sledovacieho zariadenia. Dôležité je zabezpečiť, aby dáta z GPS boli relevantné a preukázateľné.
- Paušálne výdavky do výšky 80 % z preukázateľného nákupu PHL: Uplatníte si paušálne 80 % z celkovej sumy, ktorú ste preukázateľne zaplatili za PHL počas zdaňovacieho obdobia. Je to najjednoduchší spôsob z hľadiska administratívy. Nie je potrebné viesť knihu jázd ani používať GPS. Na druhej strane, nemusí to presne odrážať skutočné náklady na PHL.
Ktorúkoľvek z týchto metód môžete použiť aj v prípade, ak na pracovnú cestu použijete napr. manželkino či kamarátovo auto, alebo si auto prenajmete.
Treba spomenúť, že ak je auto súčasťou firemného majetku, všetky náklady spojené s jeho používaním sú daňovými výdavkami. Týka sa to aj nákladov na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov. Konkrétne ide o:
- Kúpnu cenu, ktorá sa do nákladov premietne prostredníctvom odpisov.
- Opravy, servis a údržba auta (pravidelné prehliadky, náhradné diely, lak na auto, vosk na auto a pod).
- Zákonné a havarijné poistenie.
- Pohonné látky.
- Daň z motorových vozidiel.
- Príslušenstvo a iné náklady (diaľničná známka, parkovanie, pneumatiky).
Náhrady ubytovacích výdavkov
Ak je v rámci pracovnej cesty potrebné ubytovanie, zamestnávateľ je povinný uhradiť zamestnancovi preukázané výdavky za ubytovanie. Zamestnanec preukazuje výdavky za ubytovanie hotelovým účtom alebo účtom zo súkromného ubytovania. Na ubytovanie nie sú zákonom o cestovných náhradách ustanovené žiadne limity a zamestnávateľ si ich ani nemôže určiť sám, napr. vo svojom internom predpise. V internom predpise však možno vymedziť spôsob ubytovania (napr. hotel do určitej kategórie, ubytovňa, penzión...), nie však finančný limit na ubytovanie.
Ak si výdavky na ubytovanie chcete uplatniť ako SZČO, podmienkou je, aby ste si vybrali zariadenie podľa určenia. Musí byť prevádzkované na základe živnostenského oprávnenia alebo obdobného oprávnenia, ktorého predmetom je poskytovanie ubytovacích služieb. To znamená, že ubytovanie musí byť poskytované v rámci podnikateľskej činnosti.
Za ubytovacie zariadenie sa považujú napríklad:
- Hotely.
- Penzióny.
- Motely.
- Apartmány (ak sú prenajímané v rámci podnikateľskej činnosti).
- Ubytovne.
Čo sa nepovažuje za ubytovacie zariadenie?
- Súkromné ubytovanie u fyzickej osoby, ktorá nemá oprávnenie na poskytovanie ubytovacích služieb.
- Ubytovanie u priateľov alebo rodiny.
Náhrady iných preukázaných výdavkov
Zamestnanec má nárok aj na náhradu ďalších preukázaných výdavkov. Tieto náklady musia byť priamo spojené s pracovnou cestou. Ide napríklad o poplatky za parkovanie, diaľničné poplatky, vstupné na služobné podujatia, poplatky za telefónne hovory a podobne. Poisťovne môžu byť tiež súčasťou týchto výdavkov. Zamestnanec je povinný všetky výdavky na pracovnú cestu preukázať dokladmi.
Poistenie liečebných nákladov
Ak zamestnávateľ vysiela zamestnanca na pracovnú cestu do zahraničia, je povinný mu zabezpečiť poistenie liečebných nákladov. Výdavky na toto poistenie sú pre zamestnávateľa daňovo uznateľné. Rovnako aj SZČO si môže uplatniť výdavky na poistenie liečebných nákladov, ak cestuje do zahraničia kvôli svojej podnikateľskej činnosti. Je dôležité mať doklad o zaplatení poistenia (poistnú zmluvu, doklad o úhrade). Uchovajte si tiež doklady o prípadných lekárskych ošetreniach v zahraničí.
Náhrada za cesty na návštevu rodiny
Zamestnanec vyslaný na dlhodobú pracovnú cestu má za splnenia určitých podmienok nárok na náhradu preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny. Pre zamestnávateľa sú tieto preplatené výdavky daňovo uznateľné.
Podmienky:
- Pracovná cesta musí trvať viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní.
- Pred začiatkom pracovnej cesty musí byť medzi zamestnávateľom a zamestnancom uzatvorená písomná dohoda o poskytovaní náhrady za cesty na návštevu rodiny.
- Zamestnanec má nárok na náhradu raz za týždeň. Ak však kolektívna zmluva, pracovná zmluva alebo iná písomná dohoda stanovuje dlhší čas, náhrada môže byť dohodnutá maximálne na jeden mesiac.
- Zamestnanec musí preukázať vynaložené cestovné výdavky (napr. cestovné lístky, bločky za pohonné látky).
Návšteva rodiny prerušuje pracovnú cestu. Je dôležité presne určiť čas prerušenia a pokračovania pracovnej cesty.
Stravné pri pracovnej ceste (diéty)
Zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patria náhrady uvedené v § 4 ods. 1 písm. a) až písm. h) zákona o cestovných náhradách. Výška stravného závisí od dĺžky pracovnej cesty:
- 5 až 12 hodín
- Nad 12 hodín až 18 hodín
- Nad 18 hodín
Ak je zamestnancovi počas pracovnej cesty poskytnuté bezplatné stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ mu stravné neposkytuje. V prípade, že mu bolo poskytnuté čiastočné bezplatné stravovanie, zamestnávateľ určí výšku stravného prepočtom zo základnej sumy stravného pre príslušné časové pásmo, zníženej o hodnotu poskytnutého jedla.
Ako sa počíta stravné pri zahraničných pracovných cestách
Pri zahraničných pracovných cestách sa stravné určuje podľa časového pásma pobytu v zahraničí a sadzieb stravného pre jednotlivé krajiny. Sumy stravného pre zahraničné pracovné cesty sú určené Oznámením Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 401/2012 Z. z. a sú k dispozícii pre jednotlivé krajiny v mene euro alebo v cudzej mene. Stravné sa určí v závislosti od dĺžky trvania zahraničnej pracovnej cesty. Pre zahraničnú pracovnú cestu sa vychádza zo sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín.
Ak sa zahraničná pracovná cesta vykoná vo viacerých štátoch, na určenie stravného sa použije suma stravného pre štát, v ktorom zamestnanec strávil najviac hodín.
Zamestnávateľ môže zamestnancovi vyslanému na zahraničnú pracovnú cestu v zmysle § 14 zákona o cestovných náhradách poskytnúť aj vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške 40 % stravného ustanoveného podľa § 13 ods. 3 zákona o cestovných náhradách, iba ak ho o to zamestnanec požiada.
§ 36 ods. 6 zákona o cestovných náhradách ustanovuje kurz, ktorý sa má použiť v prípade dohody zamestnávateľa so zamestnancom o vyplatení stravného v inej mene, ako ustanovuje zákon o cestovných náhradách; určený kurz sa použije pri vyúčtovaní náhrad pri prepočte sumy stravného ustanoveného v eurách na cudziu menu a naopak ako aj pri prepočte sumy stravného ustanoveného v cudzej mene na inú cudziu menu. Na daný účel je v zmysle uvedeného ustanovenia určený kurz, ktorým je referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený ECB alebo NBS, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca na stravné začala. Suma stravného sa určí prepočtom hodnoty stravného v eurách na dohodnutú cudziu menu, alebo naopak, alebo prepočtom hodnoty stravného v cudzej mene na inú cudziu menu.
Cestovný príkaz - tlačivo pre pracovné cesty
V praxi sa realizuje vyslanie na pracovnú cestu a určenie jej podmienok formou rôznych tlačív, napr. tlačivo „Cestovný príkaz“ alebo „Vyslanie na pracovnú cestu“. Zákon o cestovných náhradách žiadne tlačivo neustanovil pre zamestnávateľa ako záväzné tlačivo. Zamestnávateľ je však povinný disponovať kalkuláciou, na základe ktorej sa paušálna suma určila. Je nutné, aby aj zamestnanec disponoval informáciami, ako by kalkulácia paušalizácie mala vyzerať, resp. kalkulácia paušalizácie musí byť preukázateľná.
Povinnosti zamestnávateľa pri vyúčtovaní
Zamestnanec je povinný vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty do 10 dní od skončenia pracovnej cesty. Zamestnávateľ je povinný vyúčtovať a vyplatiť zamestnancovi cestovné náhrady do 10 dní od predloženia vyúčtovania pracovnej cesty zo strany zamestnávateľa. Na výdavky spojené s pracovnou cestou môže byť zamestnancovi poskytnutý preddavok. Zamestnávateľ je povinný poskytnúť preddavok až do výšky predpokladaných náhrad.
Zamestnanec vráti zamestnávateľovi nevyúčtovanú časť preddavku, ak bola poskytnutá vyššia suma, alebo naopak, zamestnávateľ dopláca zamestnancovi rozdiel medzi skutočnými výdavkami a sumou preddavku. Je nutné aj podotknúť, že v súlade s § 51 ods. 2 a ods. 3 zákona o cestovných náhradách sa finančný rozdiel medzi zálohou a vyúčtovaním môže vyrovnať bezhotovostným prevodom alebo v hotovosti. Suma, ktorú je zamestnávateľ povinný doplatiť zamestnancovi alebo ktorú je zamestnanec povinný vrátiť zamestnávateľovi, sa zaokrúhľuje na eurocenty smerom nahor.
Povinnosti zamestnanca po skončení pracovnej cesty ustanovuje § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách.
Účtovanie cestovných náhrad
Cestovné náhrady sa podľa ekonomickej podstaty účtujú na účet 512 - Cestovné. Postupy účtovania v podvojnom účtovníctve obsahovú náplň tohto účtu špecificky neriešia. V zásade je možné zhrnúť, že účet 512 - Cestovné je nákladový účet, ktorý sa používa pri vyúčtovaní pracovných ciest zamestnancov a má konečný zostatok na strane MD. Prevod pri uzatváraní účtovných kníh sa zaznamená zápisom na účet 710 - Účet ziskov a strát.
Dňom uskutočnenia účtovného prípadu podľa § 2 ods. 1 postupov účtovania v PÚ je deň splnenia dodávky, platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, postúpenia pohľadávky, prevzatia dlhu, poskytnutia a prijatia preddavku, úhrady úveru alebo pôžičky poskytnutím nového úveru alebo pôžičky, zistenia manka na majetku a záväzkoch, schodku, prebytku majetku, škody na majetku, vkladu do obchodnej spoločnosti a družstva, pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky a deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné podklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti.
Pri pracovných cestách nie je osobitne určený moment uskutočnenia účtovného prípadu. Je na rozhodnutí účtovnej jednotky, aby si zvolila kritériá na stanovenie tohto dňa prostredníctvom internej smernice, čím sa zvolený postup stane pre ňu záväzným. Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad, ktorých súčasťou sú všetky poklady týkajúce sa služobnej cesty.
Prepočet cestovných náhrad v cudzej mene
Pri zahraničných pracovných cestách zákon o cestovných náhradách ustanovuje poskytovanie určitých cestovných náhrad (napr. stravné, vreckové) v eurách alebo v cudzej mene.
Ak zamestnávateľ vyšle zamestnanca na pracovnú cestu do zahraničia a ako zálohu mu poskytne platobnú kartu firmy, podľa § 36 ods. 2 písm. b) zákona o cestovných náhradách, preddavok alebo jeho časť môže zamestnávateľ po dohode so zamestnancom poskytnúť aj zapožičaním platobnej karty zamestnávateľa alebo medzinárodnej platobnej karty zamestnávateľa. Ak sa realizujú cestovné náhrady zapožičaním platobnej bankovej karty zamestnávateľa k účtu vedenému v mene euro, účtovné prípady v súvislosti s pracovnou cestou účtuje účtovná jednotka len v eurách. V tomto prípade nie je dôvod na účtovanie záväzku v cudzej mene. Ak zamestnanec pri zahraničnej pracovnej ceste realizoval úhrady zapožičanou platobnou kartou zamestnávateľa z účtu v eurách, odpísané prostriedky z účtu sú výdavkami na uskutočnenú pracovnú cestu v eurách (v sumách ako boli v skutočnosti odpísané, viď výpis z bankového účtu zamestnávateľa).