Zamestnávateľ je povinný poskytovať zamestnancom náhradu výdavkov, ktoré im vzniknú v súvislosti s výkonom práce. Nárokové cestovné náhrady sú náhrady, ktoré je zamestnávateľ povinný zamestnancovi poskytnúť. Pracovnou cestou zamestnanca sa rozumie časový úsek od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta ako je jeho pravidelné pracovisko vrátane výkonu práce v tomto mieste až do skončenia tejto cesty. Nutnou podmienkou, ktorá musí byť splnená pre to, aby išlo o pracovnú cestu, je to, že výkon práce sa musí uskutočňovať mimo pravidelného pracoviska zamestnanca.
Druhy cestovných náhrad pri zahraničnej pracovnej ceste
Zamestnávateľ je pri vyslaní zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu povinný preplatiť mu nasledujúce náklady: stravu, cestovné náklady (lístky na vlak, letenky, taxík, lístky na MHD, a pod.), prípadne náhrady výdavkov za pohonné látky pri použití vlastného vozidla zamestnanca, náklady na ubytovanie, sekundárne náklady (poplatky za telefón, poplatok za internet, parkovné, mýto a diaľničné poplatky, a pod.) a cestovné náklady na cestu za účelom návštevy rodiny.
Vytvorenie zahraničného cestovného príkazu
Stravné a diéty
Stravné sa pri zahraničnej pracovnej ceste poskytuje za každý kalendárny deň trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky v závislosti od času trvania v tomto dni. Pri zahraničnej pracovnej ceste nie je ustanovená dolná časová hranica pre vznik nároku na stravné, tak ako pri tuzemskej pracovnej ceste. Pri každej zahraničnej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na stravné v eurách alebo v cudzej mene bez ohľadu na dĺžku jej trvania.
Opatrenie Ministerstva financií SR č. 401/2012 Z. z. stanovuje základné sadzby stravného v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách. Ak zamestnanec navštívi 2 alebo viac krajín počas jedného kalendárneho dňa, stravné sa vyplatí za tú krajinu, kde strávil najviac času. Zamestnávateľ pri poskytovaní stravného v eurách alebo v cudzej mene musí dodržať zásadu, že v rámci kalendárneho dňa a zahraničnej pracovnej cesty musí poskytnúť zamestnancovi stravné len vo výške podľa konkrétneho časového pásma.
| Čas trvania cesty v kalendárnom dni | Podiel zo základnej sadzby stravného |
|---|---|
| do 6 hodín vrátane | 25 % |
| nad 6 hodín až 12 hodín | 50 % |
| nad 12 hodín | 100 % |
Krátenie stravného
Zamestnávateľ stravné zamestnancovi neposkytuje, ak má zamestnanec preukázateľne zabezpečené na zahraničnej pracovnej ceste bezplatné stravovanie v celom rozsahu. Zamestnávateľ nárokové stravné zamestnancovi kráti, ak má zamestnanec preukázateľne zabezpečené na zahraničnej pracovnej ceste čiastočné bezplatné stravovanie. Nominálna hodnota krátenia za raňajky je 25 %, za obed 40 % a za večeru 35 % zo stravného pre časové pásmo nad 12 hodín.
Použitie súkromného vozidla
Zamestnanec sa môže so zamestnávateľom dohodnúť, že za účelom pracovnej cesty použije svoje súkromné motorové vozidlo. Zamestnancovi patrí základná náhrada za každý aj začatý 1 km jazdy a náhrada za spotrebované pohonné látky. Základná náhrada za každý aj začatý 1 km jazdy sa určuje opatrením ministerstva práce.
Povinnosti po skončení cesty
Do 10 pracovných dní od skončenia pracovnej cesty musí zamestnanec predložiť zamestnávateľovi písomné doklady za účelom vypočítania náhrad a taktiež vrátiť nevyúčtovaný preddavok, ak sa zamestnanec so zamestnávateľom nedohodli na dlhšej dobe. Zamestnávateľ má následne 10 pracovných dní na vyúčtovanie pracovnej cesty a vyplatenie cestovných náhrad zamestnancovi.