Cestovné náhrady pre konateľov s.r.o. – komplexný sprievodca

Často sa stretávame s otázkou, či má konateľ spoločnosti nárok na cestovné náhrady, najmä ak nie je v pracovnoprávnom vzťahu so spoločnosťou. Táto otázka je obzvlášť relevantná v prípadoch, keď konateľ vykonáva činnosti pre spoločnosť v inom meste, než je jeho bydlisko.

Konateľ spoločnosti vykonávajúci činnosť kuriéra v Bratislave, s bydliskom v Žiline, si môže vyplácať cestovné náhrady (PHL a sadzba za km), keď ide zo Žiliny do Bratislavy. Pre pochopenie tejto problematiky je dôležité pozrieť sa na príslušné právne predpisy a ich interpretáciu.

Kto môže byť konateľom v s.r.o.?

Konateľom s.r.o. môže byť fyzická osoba, ktorej úlohou je zastupovať spoločnosť vo vzťahu k štátnym inštitúciám, súdom alebo iným osobám. Konateľ s.r.o. je štatutárny orgán, ktorý koná v mene spoločnosti a uzatvára v jej mene zmluvy a pod. V s.r.o. môže byť viacero konateľov, pričom zákon neobmedzuje ich počet. Počet konateľov určuje valné zhromaždenie spoločnosti, ktoré je oprávnené konateľov vymenovať a zároveň odvolávať.

O právach a povinnostiach konateľa, či o zodpovednosti konateľa za spôsobenú škodu si môžete prečítať v článku Konateľ s.r.o. - práva a povinnosti.

Kto má nárok na náhrady pri pracovnej ceste?

Podľa § 1 ods. 1 a ods. 2 zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) majú nárok na poskytovanie náhrad pri pracovnej ceste tieto osoby:

• zamestnanci v pracovnom pomere alebo štátnozamestnaneckom pomere,
• členovia družstiev, ak podľa stanov podmienkou členstva je aj pracovný vzťah,
• fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté,
• o ktorých to ustanovuje tento zákon a o ktorých to ustanovuje osobitný predpis,
• ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu,
• ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu.

Z uvedeného vyplýva, že aj konateľ je na účely ZoCN považovaný za zamestnanca. Konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti sa považuje za osobu, ktorá je vymenovaná alebo zvolená do orgánov právnickej osoby a nie je k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu. Z uvedeného teda vyplýva, že konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti má nárok na cestovné náhrady pri pracovnej ceste.

Na konateľa spoločnosti sa zákon o cestovných náhradách vzťahuje na základe ustanovenia § 1 ods. 2 písm. b), ktoré zakladá priamo nárok na cestovné náhrady osobám, ktoré sú zvolené alebo vymenované do orgánov právnickej osoby a nie sú k tejto právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu a neposkytujú sa im cestovné náhrady podľa osobitného predpisu (t. j. podľa § 1 ods. 2 písm. a) ZCN). V prípade pracovnoprávneho vzťahu sa ZCN tak isto na tieto osoby vzťahuje, ale podľa ustanovenia § 1 ods. 1 písm. a) alebo c) predmetného zákona.

Nárokové cestovné náhrady sú náhrady, ktoré je zamestnávateľ povinný zamestnancovi poskytnúť. Nenárokové cestovné náhrady nie je zamestnávateľ povinný poskytovať zamestnancovi.

Kedy je konateľ s.r.o. na pracovnej ceste?

Za pracovnú cestu konateľa s.r.o. sa považuje každá cesta, v rámci ktorej plní funkciu, ktorá pre neho vyplýva z postavenia konateľa spoločnosti, vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty. Podmienkou pre poskytnutie náhrad pri pracovnej ceste je teda posúdenie, či na ceste vykonával činnosť konateľa spoločnosti alebo nie.

Príklad na rozdiel pracovnej cesty zamestnanca a konateľa:

• Pracovná cesta konateľa s.r.o., ktorý nie je zamestnancom: Konateľ s.r.o. Ján býva v Žiline a cestuje do Bratislavy, do sídla spoločnosti za vykonávania svojej činnosti ako konateľa. Jánovi začína pracovná cesta pri odchode z jeho bydliska - Žiliny, prebieha v Bratislave a končí pri návrate z Bratislavy naspäť do Žiliny.
• Pracovná cesta zamestnanca: Zamestnanec Martin je vyslaný svojim zamestnávateľom na pracovnú cestu do Bratislavy. Martin pracuje v spoločnosti, ktorá má sídlo v Nitre a jeho trvalý pobyt je v Žiline. Z uvedeného vyplýva, že pracovná cesta Martinovi začína pri odchode z Nitry (z jeho pracoviska), prebieha v Bratislave a končí pri návrate z Bratislavy naspäť do Nitry.

Pracovná cesta je vždy dlhší časový úsek, ako je čas samotného výkonu práce na pracovnej ceste. Pravidelné pracovisko zamestnanca je v prvom rade vždy miesto písomne dohodnuté medzi zamestnancom a zamestnávateľom. V prípade, ak také miesto nie je dohodnuté, za pravidelné pracovisko zamestnanca sa až potom považuje miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve - § 43 ods. 1 písm. V pracovnej zmluve možno dohodnúť viac než jedno miesto výkonu práce (obec, organizačná jednotka, alebo inak určené miesto).

Na aké náhrady pri pracovnej ceste má nárok konateľ s.r.o.?

Konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti má nárok na tieto náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie,
• stravné,
• náhrada preukázaných nevyhnutných vedľajších výdavkov,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.

Konateľ s.r.o. má nárok na náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste, ktoré sú už uvedené pri tuzemskej pracovnej ceste (t.j. stravné, náhrada preukázaných cestovných výdavkov a pod.), avšak okrem týchto náhrad má spoločník nárok pri zahraničnej pracovnej ceste aj na tieto náhrady:

• vreckové,
• náhrada na poistenie nevyhnutných liečebných nákladov,
• náhrada výdavkov na povinné, resp. odporúčané očkovanie.

Väčšia časť uvedených náhrad musí byť preukázaná, tzn., že ak majú byť preukázané náhrady vyúčtované a vyplatené konateľovi, musí byť predložený potrebný doklad, ktorý preukazuje aj reálny výdavok. Je preto dôležité dbať na to, aby sa potrebné doklady zachovali a boli preukázané pri vyúčtovaní tuzemskej či zahraničnej pracovnej cesty.

Výška stravného a základnej náhrady za používanie motorového vozidla

Sumy stravného pre jednotlivé časové pásma sú od 1. 4. Nasledujúca tabuľka sumarizuje aktuálne sumy stravného a základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel:

Metodické pokyny k zdaniteľnosti príspevku na stravovanie a cestovných náhrad sú pravidelne aktualizované. Pre aktuálne informácie odporúčame sledovať Metodické pokyny Finančnej správy SR, napríklad:

• 24/DZPaU/2023/MP - Metodický pokyn k zdaniteľnosti príspevku na stravovanie zamestnanca, k zahrnutiu príspevku na stravovanie zamestnanca do daňových výdavkov a k zahrnutiu stravného do daňových výdavkov podnikateľa od 1.
• 23/DZPaU/2024/MP - Metodický pokyn k zdaniteľnosti príspevku na stravovanie zamestnanca, k zahrnutiu príspevku na stravovanie zamestnanca do daňových výdavkov a k zahrnutiu stravného do daňových výdavkov podnikateľa od 1.
• 15/DZPaU/2025/MP - Metodický pokyn k zdaniteľnosti príspevku na stravovanie zamestnanca a k zahrnutiu príspevku na stravovanie do daňových výdavkov zamestnávateľa a podnikateľa od 1. 4.
• 38/DZPaU/2025/MP - Metodický pokyn k zdaniteľnosti príspevku na stravovanie zamestnanca, k zahrnutiu príspevku na stravovanie zamestnanca do daňových výdavkov zamestnávateľa a podnikateľa od 1. 12.

Môže si s.r.o. zahrnúť do daňových výdavkov náhrady pri pracovnej ceste, ktoré boli poskytnuté konateľovi?

Spoločnosť s ručením obmedzeným si môže podľa § 19 ods. 2 písm. d) zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov") zahrnúť náhrady pri pracovnej ceste do daňových výdavkov (nákladov) vo výške, ktorá je ustanovená v zákone o cestovných náhradách. Cestovné náhrady sú daňovým výdavkom (§ 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov) do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov (napr. podľa zákona 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov), a vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste poskytované podľa § 14 zákona o cestovných náhradách.

V súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov daňovými výdavkami, ktoré možno uplatniť len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone sú cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa zákona č. 283/2002 Z. z. Z uvedeného vyplýva, že náklady na zakúpenie letenky sú daňovým nákladom v súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov za predpokladu dodržania podmienok stanovených v § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov. Pokiaľ došlo k zrušeniu zahraničnej pracovnej cesty, poplatok za zrušenie letu možno považovať za daňový výdavok v súlade so zákonom o dani z príjmov za predpokladu, že spoločnosť vie preukázať, že zahraničnú pracovnú cestu bola nútená zrušiť v dôsledku nepredvídateľných skutočností, resp.

Príklad na výpočet náhrad konateľa s.r.o. pri tuzemskej pracovnej ceste

Konateľ s.r.o. Ján, ktorý nie je zamestnancom s.r.o., so sídlom v Bratislave cestuje na pracovnú cestu do tohto sídla spoločnosti vykonávať svoju činnosť konateľa z miesta bydliska v Prešove. Do sídla spoločnosti cestuje vlastným motorovým vozidlom, ktoré nepoužíva na podnikanie, z osvedčenia o evidencii motorového vozidla uvádzame spotrebu v meste 6,5 l /100 km a mimo mesta 6 l /100 km. Harmonogram pracovnej cesty, ktorá trvala od 16.7.2018 do 20.7.2018 bol nasledovný:

• 16.7.2018: odchod z Prešova o 6:30 hod, príchod do Bratislavy o 11:30 hod., vzdialenosť: 400 km,
• 17.7.2018 - 19.7.2018: každý deň najazdil v meste Bratislava z hotela do sídla spoločnosti 15 km,
• 20.7.2018: odchod z Bratislavy o 5:00 hod, príchod do Prešova o 9:30 hod., vzdialenosť: 400 km.

Ján sa ubytoval v hoteli, kde bola cena ubytovania 40 Eur/ noc, o čom predložil aj faktúru za ubytovanie spolu s dokladom o úhrade. Ján predložil aj doklad o kúpe pohonnej látky v cene 1,405 Eur/ liter.

Konateľ Ján má nárok na tieto náhrady pri pracovnej ceste:

• náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie: Ján má nárok na náhradu za ubytovanie vo výške 160 Eur (4 noci x 40 Eur),
• stravné: Ján má nárok na stravné v nasledovnej výške za príslušné dni:
  • 16.7.2018: 7,10 Eur (pracovná cesta trvala 12,5 hodiny),
  • 17.7.2018 - 19.7.2018: každý deň 10,90 Eur, t. j. spolu 32,70 Eur (3 x 10,90), nakoľko pracovná cesta trvala 24 hodín,
  • 20.7.2018: 7,10 Eur (pracovná cesta trvala 9,5 hodiny), t. j. spolu nárok na stravné v celkovej výške 46,90 Eur,
• náhrada za použitie súkromného motorového vozidla: Ján má nárok na základnú náhradu za použitie súkromného motorového vozidla nasledovne:
  • 16.7.2018: 400 km x 0,183 = 73,20 Eur,
  • 17.7.2018 - 19.7.2018: 15 km x 3 dni = 45 km x 0,183 = 8,24 Eur,
  • 20.7.2018: 400 km x 0,183 = 73,20 Eur, t. j. spolu základná náhrada vo výške 154,64 Eur.
• náhrada za pohonné látky: Ján má nárok aj na náhradu za pohonné látky v nasledovnej výške:
  • 16.7.2018: 6 l/100 x 400 km x 1,405 = 33,72 Eur,
  • 17.7.2018 - 19.7.2018: 6,5 l /100 x 45 km x 1,405 = 4,11 Eur,
  • 20.7.2018: 6 l/100 x 400 km x 1,405 = 33,72 Eur, t. j. náhrada za spotrebované pohonné látky vo výške 71,55 Eur.

Ján má nárok na náhradu za použitie súkromného motorového vozidla v celkovej výške 226,19 Eur. Celková výška náhrad pri pracovnej ceste, ktorá patrí konateľovi s.r.o. Jánovi je vo výške 433,09 Eur.

Prenájom bytu pre konateľa a daňové výdavky

Ak spoločnosť z hľadiska hospodárnosti, resp. z iných dôvodov namiesto úhrad nákladov za ubytovanie poskytované inými subjektmi prenajala byt, ktorý využíva na účely ubytovania konateľov spoločnosti počas výkonu ich činnosti pre spoločnosť, resp. iných zamestnancov spoločnosti pri pracovných cestách, prípadne byt využíva na iné účely v súvislosti s podnikateľskou činnosťou, je možné náklady na prenájom tohto bytu, ako aj výdavky súvisiace s jeho prevádzkou, ak ich úhrada vyplýva z nájomnej zmluvy, napr. na spotrebu elektriny, plynu, vody, uznať za daňové výdavky spoločnosti za splnenia podmienky daňového výdavku podľa § 2 písm.

Konateľom spoločnosti je štátny občan Belgicka s trvalým pobytom v Belgicku. Pri výkone práce pre spoločnosť je na Slovensku ubytovaný v byte, ktorý na tento účel prenajala spoločnosť. Podľa § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov daňovým výdavkom sú cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov, napr. podľa zákona č.283/2002 Z. z. Konateľ je podľa § 1 ods.2 písm. b) zákona o cestovných náhradách na účely tohto zákona zamestnancom. Ak konateľ pri takejto pracovnej ceste uhrádza ubytovanie sám, má nárok na úhradu preukázaných výdavkov za ubytovanie. V prípade, že konateľovi zabezpečí ubytovanie spoločnosť (zamestnávateľ), zamestnanec (konateľ) si túto cestovnú náhradu neuplatňuje. U zamestnávateľa je teda prenájom bytu, v ktorom je ubytovaný konateľ firmy v rámci pracovnej cesty, daňovo uznaným výdavkom v súlade s § 2 písm.

tags: #ma #konatel #narok #na #cestovne #nahrady