Zamestnávateľ je povinný prihlásiť zamestnanca do zdravotnej poisťovne do 8 dní odo dňa nástupu zamestnanca do zamestnania. Zamestnávatelia sú od 1.1.2021 povinní prihlasovať zamestnancov do zdravotnej poisťovne výlučne elektronicky, a to najneskôr do 8 pracovných dní od nástupu zamestnanca do zamestnania (odkedy sa mení platiteľ poistného, ktorým je tento nový zamestnávateľ). Zamestnanec je povinný zamestnávateľovi oznámiť svoju zdravotnú poisťovňu najneskôr v deň nástupu do zamestnania. Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov ďalej stanovuje ďalšie oznamovacie povinnosti, ktoré má zamestnanec voči zamestnávateľovi, ako napríklad povinnosť oznámiť zmenu zdravotnej poisťovne alebo iné údaje, ktoré sú rozhodujúce pre určenie sadzby poistného.
Na prihlásenie (odhlásenie) zamestnanca do (z) zdravotnej poisťovne je potrebné použiť formulár Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie. Každá zdravotná poisťovňa vydáva vlastné tlačivo, teda na prihlásenie (odhlásenie) zamestnanca do (z) zdravotnej poisťovne je potrebné použiť tlačivo konkrétnej poisťovne.
Zamestnávateľ v tlačive uvedie: meno a priezvisko alebo obchodné meno, rodné číslo v prípade FO, IČO v prípade PO, bydlisko (FO) alebo sídlo (PO), iné kontaktné a identifikačné údaje zamestnávateľa, meno a priezvisko zamestnanca, rodné číslo zamestnanca, kód, platnosť zmeny a dátum.
Kódy na prihlásenie zamestnanca do zdravotnej poisťovne
Kód pre prihlásenie do zdravotnej poisťovne je dvojmiestny a skladá sa z jedného čísla a jedného písmena. Ako prvé je v poradí číslo, ktorým môže byť číslo 1 (označuje poistenca štátu) alebo číslo 2 (označuje zamestnanca). Za číslom nasleduje písmeno, ktoré označuje poistenca.
Od októbra 2021 nastali zmeny v oznamovacích povinnostiach zamestnávateľa voči zdravotným poisťovniam. Novela zákona o zdravotnom poistení od 01.10.2021 zavádza nové ustanovenie § 24 ods. 2, podľa ktorého zamestnávateľ nie je povinný predkladať zdravotnej poisťovni údaje o zmenách platiteľa poistného z dôvodu uvedeného v § 11 ods. 7 písm. c), m) a s), t. j. v prípade, ak táto informácia o zmene platiteľa poistného už bola zdravotnej poisťovni poskytnutá od iného orgánu, napr. zo Sociálnej poisťovne.
Zamestnávateľ však naďalej oznamuje obdobie, kedy zamestnanec poberá náhradu príjmu pri dočasnej PN. Má zamestnanec PN alebo mu ochorel rodinný príslušník a ostal s ním na OČR? Od 01. 12. 2021 sa krátkodobá PN a OČR do Sociálnej poisťovne neoznamuje. Oznamuje sa iba v prípade prerušenia.
Oznamovacie povinnosti zamestnávateľa voči zdravotnej poisťovni pri PN a OČR
Zamestnávateľ má voči zdravotnej poisťovni oznamovacie povinnosti, ktoré vyplývajú zo zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení. Tieto povinnosti sa týkajú najmä zmien v statuse zamestnanca, ako je nástup do zamestnania, ukončenie zamestnania, práceneschopnosť, ošetrovanie člena rodiny a materská dovolenka.
Začiatok poberania náhrady príjmu počas PN/ePN sa oznamuje do zdravotnej poisťovne kódom 1O Z s dátumom začiatku poberania náhrady príjmu. Ukončenie poberania náhrady príjmu oznamuje kódom 1O K ale iba v prípade, ak PN trvá maximálne 10 dní. Rovnaké pravidlá platia aj pre dohodárov. Oznamuje sa len poberanie náhrady príjmu - začiatok kódom 1O Z, koniec poberania náhrady príjmu oznámi, len ak PN/ePN trvá max. 10 dní, a to kódom 1O K. Ak práceneschopnosť trvá viac ako 10 dní, tak ukončenie PN/ePN ani poberanie náhrady príjmu zamestnávateľ neoznamuje. Pokiaľ dohodár nemá nárok na náhradu príjmu z dôvodu, že napr. nie je nemocensky poistený, kód 1O sa nezasiela.
Príklady oznamovania PN
- Príklad 1: Zamestnanec bol práceneschopný od 2. marca 2022 do 10. marca 2022.
- Oznamovacia povinnosť do SP: neoznamuje sa
- Oznamovacia povinnosť do ZP: oznamuje sa začiatok poberania náhrady príjmu kódom 1O Z s dátumom 2. marca 2022 a ukončenie poberania náhrady príjmu kódom 1O K s dátumom 10. marca.
- Príklad 2: Pán Peter oznámi svojmu zamestnávateľovi práceneschopnosť (PN) k 4.10.2021.
- Zamestnávateľ oznámi do zdravotnej poisťovne pána Petra zmenu pod kódom "1O Z" 04.10.2021.
- Príklad 3: Pán Jozef oznámi svojmu zamestnávateľovi nariadenú karanténnu PN (v súvislosti s ochorením COVID 19) od 11.10. - 20.10.2021.
Kódy pre oznamovanie OČR
Krátkodobá OČR, ktorá trvá do 14 kalendárnych dní, sa do zdravotnej poisťovne neoznamuje. Dlhodobá OČR, ktorá trvá od 15. dňa, sa oznamuje do Sociálnej poisťovne ako dôvod prerušenia s kódom 4. Dlhodobá OČR od 91.
Vznik a ukončenie krátkodobej a dlhodobej OČR zamestnávateľ neoznamuje do ZP.
Príklady oznamovania OČR
- Príklad 1: Zamestnankyňa bola na OČR a starala sa o choré dieťa od 1. marca 2022 do 17. marca 2022.
- Oznamovacia povinnosť do SP: oznamuje sa vznik prerušenia dôvod „4“ od 15. kalendárneho dňa s dátumom 15. marca 2022 a zánik prerušenia dôvod 4 s dátumom 17. marca.
Osobitné kódy na prihlásenie zamestnancov do zdravotnej poisťovne
Osobitné kódy sa používajú na oznámenie zmien zamestnávateľa zdravotnej poisťovni.
Na oznámenie zmien zamestnávateľa z titulu zamestnávania fyzickej osoby na základe dohody o vykonaní práce, resp. dohody o pracovnej činnosti sa zaviedol osobitný kód 2D, v ktorom 2 vypovedá, že ide o zamestnanca a D o skutočnosti, že takýto zamestnanec má uzatvorenú dohodu o vykonaní práce, resp. Dohoda.
Kód „2P“ je potrebné použiť, aj v prípade, ak si takáto osoba nepožiadala o uplatnenie OP u zamestnávateľa.
Vykázanie kódu „2P“ znamená ukončenie pracovného pomeru, nie iného dôvodu napr. náhrada mzdy z neplatného skončenia pracovného pomeru, vyplatená zamestnávateľom zamestnancovi, bude vymeriavacím základom v mesiaci, v ktorom bola zúčtovaná, t. j. Od 1. 1. 2013 platíte odvody na zdravotné poistenie aj z dohôd o pracovnej činnosti a z dohôd o vykonaní práce.
Zamestnávateľ je v zmysle § 24 písm. k) zákona o zdravotnom poistení povinný oznámiť vznik platiteľa poistného, resp. prihlásiť sa do registra zamestnávateľov do pobočky príslušnej zdravotnej poisťovne, v ktorej je poistený zamestnanec, ktorého začal zamestnávať, a tiež oznámiť zmenu údajov zamestnávateľa (zmenu názvu zamestnávateľa, sídla, bydliska, identifikačného čísla, čísla bankového účtu, zmenu dňa, ktorý je určený na výplatu príjmov), a to na predpísanom tlačive do 8 pracovných dní od vzniku tejto skutočnosti.
Postup zamestnávateľa pri plnení oznamovacích povinností voči zdravotným poisťovniam týkajúcich sa jeho zamestnancov, vyplývajúcich z § 24 písm. c) zákona o zdravotnom poistení upravuje Metodické usmernenie Úradu pre dohľad nad zdravotnou starostlivosťou č. 1.
Ak zamestnávateľ zamestná fyzické osoby na základe právneho vzťahu, ktorý zakladá právo na príjem zo závislej činnosti, z ktorého sú povinné platiť preddavky na poistné, stáva sa platiteľom poistného a voči zdravotným poisťovniam, v ktorých sú tieto osoby zdravotne poistené, plní oznamovacie, evidenčné, vykazovacie, odvodové a iné povinnosti predovšetkým podľa § 24 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení, spôsobom podľa vyhlášky Ministerstva zdravotníctva SR č. 159/2018 Z. z. o podrobnostiach o vykazovaní preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie a o ročnom zúčtovaní poistného a metodického usmernenia Úradu pre dohľad nad zdravotnou starostlivosťou č. 1.
V prípade, že je poistenec zamestnancom a zároveň u toho istého zamestnávateľa pracuje aj na dohodu, zamestnávateľ ho prihlási ako zamestnanca a vykáže za neho preddavky na poistné iba raz (§ 29b ods. 5 zákona č. 580/2004 Z. z.).
Pri PN/ePN, ktorá trvá viac než 52 týždňov, je potrebné v Personalistike zamestnanca na karte Pracovné pomery evidovať vyňatie Nemoc po 52. týždni. Program si odsleduje 52. týždeň PN a po uplynutí tejto doby automaticky pridá zložku mzdy N23 do výplaty. Na základe tohto zadania program vytvorí RLFO Prerušenie - dôvod 8, ktoré je potrebné zaslať, ak bola PN vystavená „papierovo“. Oznamovaciu povinnosť je potrebné urobiť do 8 kalendárnych dní od dátumu vzniku prerušenia / dátumu zániku prerušenia. Ak bola PN vystavená elektronicky, zamestnávateľ nemá povinnosť oznamovať prerušenie po uplynutí 52. týždňa ePN.