Sprievodca účtovaním sociálneho fondu: Kompletný návod pre začiatočníkov

Sociálny fond je jedným z nástrojov sociálnej politiky zamestnávateľa a jeho tvorba je zákonnou povinnosťou. V tomto článku sa dozviete, kto je povinný ho tvoriť, z akých zdrojov sa tvorí a na aké účely môže byť použitý. Prvotnú tvorbu a následné použitie sociálneho fondu upravuje jeden z najkratších zákonov na Slovensku - zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona o daniach z príjmov.

Kto má povinnosť tvoriť sociálny fond?

Povinnosť tvoriť sociálny fond má zamestnávateľ, ktorým sa na účely zákona o sociálnom fonde rozumie právnická osoba alebo fyzická osoba, ktorá zamestnáva zamestnanca v pracovnom pomere alebo v obdobnom pracovnom vzťahu.

• Inými slovami povedané, pokiaľ ide o podnikateľské subjekty, povinnosť tvoriť sociálny fond majú tí podnikatelia, ktorí zamestnávajú aspoň jedného zamestnanca na základe pracovnej zmluvy, takzvane na „trvalý pracovný pomer“.
• Obdobným pracovným vzťahom sa rozumie napr. štátna služba. V praxi sú najčastejšie aplikovanými pra­covnoprávnymi predpismi zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce, zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme, zákon č. 400/2009 Z. z.

Ak zamestnávateľ zamestnáva len zamestnancov na základe dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru (dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o pracovnej činnosti na výkon sezónnej práce, dohoda o brigádnickej práci študentov, dohoda o vykonaní práce), tak sociálny fond netvorí. Sociálny fond sa netvorí a ani sa nemôže čerpať pre spoločníkov s. r. o., členov družstva bez uzatvoreného pracovného vzťahu, štatutárne orgány, prípadne ďalšie osoby, ktoré nie sú v pracovnom alebo služobnom pomere k zamestnávateľovi. V prípade čerpania sociálneho fondu pre uvedené osoby by išlo o neoprávnené krátenie daňovo uznateľných nákladov.

Zdroje tvorby sociálneho fondu

V zmysle § 3 ods. 1 zákona o sociálnom fonde sa fond tvorí z:

1. Povinného prídelu.
2. Ďalšieho prídelu.
3. Ďalších zdrojov.

Povinný prídel

Povinný prídel do sociálneho fondu sa tvorí vo výške od 0,6 % do 1 % zo základu na určenie prídelu do sociálneho fondu. Základom na určenie mesačného prídelu do sociálneho fondu je súhrn hrubých miezd zúčtovaných zamestnancom na výplatu za príslušný kalendárny mesiac.

• Zamestnávateľ, ktorý za predchádzajúci kalendárny rok dosiahol zisk a splnil všetky daňové povinnosti k štátu, obci a vyššiemu územnému celku a odvodové povinnosti k zdravotným poisťovniam a Sociálnej poisťovni, môže tvoriť povinný prídel do sociálneho fondu do výšky 1 % zo základu na určenie prídelu do sociálneho fondu.
• Pri splnení týchto podmienok môže aj zamestnávateľ, ktorý nemá uzatvorenú kolektívnu zmluvu, tvoriť sociálny fond až do výšky 1 % zo základu.
• Ak by sa na zvýšení tvorby sociálneho fondu v kolektívnej zmluve dohodlo bez toho, aby boli splnené podmienky dosiahnutia zisku a splnenia daňových a odvodových povinností, je táto dohoda v zmysle § 4 ods. 2 písm. a) zákona č. 2/1991 Zb.

Ďalší prídel

Sociálny fond sa môže tvoriť ďalším prídelom vo výške dohodnutej v kolektívnej zmluve alebo vo vnútornom predpise, ak u zamestnávateľa nemôže pôsobiť odborový orgán, najviac však vo výške 0,5 % zo základu. Alebo, ak kolektívna zmluva uzatvorená nie je alebo v rámci kolektívnej zmluvy nie je dohodnutá výška, vo výške sumy potrebnej na úhradu výdavkov na dopravu do zamestnania a späť zamestnancom, ktorí dochádzajú do zamestnania verejnou dopravou a ktorých priemerný mesačný zárobok nepresahuje 50 % priemernej nominálnej mesačnej mzdy zamestnanca v hospodárstve Slovenskej republiky zistenej Štatistickým úradom SR za kalendárny rok predchádzajúci dva roky kalendárnemu roku, za ktorý sa tvorí sociálny fond, a to najviac vo výške 0,5 % zo základu.

Príklad:

Zamestnávateľ má 10 zamestnancov, ktorých mesačná hrubá mzda, ktorá je základom pre výpočet mesačného prídelu do sociálneho fondu, je 8 250 €. Piati zamestnanci s priemernou mesačnou mzdou 435 € spĺňajú podmienky na poskytnutie kompenzácie výdavkov na dopravu do zamestnania a späť. Zamestnávateľovi preukázali mesačné výdavky na dopravu v úhrne 182 €. Maximálna výška ďalšieho prídelu do sociálneho fondu môže byť 41,25 € (8 250 x 0,5 %). Túto sumu zamestnávateľ ako príspevok zo sociálneho fondu na kompenzáciu výdavkov na dopravu do zamestnania a späť rozdelí piatim zamestnancom napr. pomerne.

Ďalšie zdroje

Sociálny fond sa môže tvoriť z ďalších zdrojov, ktorými sú:

• ďalšie zdroje nepovinné podľa zákona o sociálnom fonde alebo podľa iných všeobecne záväzných právnych predpisov,
• dary, dotácie a príspevky poskytnuté zamestnávateľovi do fondu,
• prídel zamestnávateľa z použiteľného zisku.

Spracovanie a vedenie sociálneho fondu

Podľa zákona o sociálnom fonde tvorbu a čerpanie prostriedkov sociálneho fondu vedie zamestnávateľ na osobitnom analytickom účte sociálneho fondu alebo na osobitnom účte sociálneho fondu v Štátnej pokladnici alebo v banke. Tvorba fondu a čerpanie fondu sa vedie na osobitnom analytickom účte fondu alebo na osobitnom účte v banke alebo v pobočke zahraničnej banky.

Termíny tvorby a prevodu prostriedkov

Zamestnávateľ je povinný tvoriť sociálny fond mesačne, najneskôr v deň dohodnutý na výplatu mzdy. Ak zamestnávateľ vypláca mzdu vo viacerých výplatných termínoch, musí si túto povinnosť splniť najneskôr v posledný dohodnutý deň výplaty mzdy za uplynulý kalendárny mesiac. Za mesiac december môže zamestnávateľ tvoriť fond z predpokladanej výšky miezd alebo platov a previesť finančné prostriedky na účet fondu do 31. decembra.

V prípade, že zamestnávateľ vedie sociálny fond na samostatnom bankovom účte, je povinný vykonať prevod peňažných prostriedkov na tento samostatný bankový účet do piatich dní po dni dohodnutom na výplatu mzdy, najneskôr do konca kalendárneho mesiaca. Za mesiac december platí pre túto povinnosť termín do 31. decembra.

Ročné zúčtovanie

Po skončení kalendárneho roka musí zamestnávateľ najneskôr do 31. januára vykonať zúčtovanie prostriedkov sociálneho fondu za predchádzajúci kalendárny rok. Nevyčerpaný zostatok fondu sa prevádza do nasledujúceho roka. Splnenie skutočností pre tvorbu sociálneho fondu je potrebné preveriť najneskôr do 31. januára nasledujúceho roka, kedy je zákonom ustanovený termín na zúčtovanie tvorby a čerpania sociálneho fondu za príslušný kalendárny rok.

V prípade prechodu práv a povinností z pracovnoprávnych vzťahov sa nevyčerpaná časť fondu zodpovedajúca podielu prevádzaných zamestnancov prevedie na nového zamestnávateľa. Ak sa zamestnávateľ zrušuje bez právneho nástupcu, vzniknuté nároky na plnenia z fondu sa uspokojujú ako nároky z pracovného pomeru.

Možnosti použitia sociálneho fondu

Sociálny fond slúži na zlepšenie sociálnych, kultúrnych a zdravotných podmienok zamestnancov. Zamestnávateľ môže poskytnúť príspevok zo sociálneho fondu nielen samotnému zamestnancovi, ale aj jeho manželovi/manželke a nezaopatreným deťom.

Sociálny fond možno použiť najmä na:

• stravovanie zamestnancov nad rozsah ustanovený osobitnými predpismi (napr. gastrolístky),
• účasť na kultúrnych a športových podujatiach (napr. firemná oslava, lístky na koncert),
• rekreácie a služby, ktoré zamestnanec využíva na regeneráciu pracovnej sily (napr. kúpeľné pobyty, masáže),
• zdravotnú starostlivosť (napr. príspevky na okuliare, zubára),
• sociálnu výpomoc a peňažné pôžičky (napr. v prípade mimoriadnych životných situácií),
• dopravu do zamestnania a späť.

V kolektívnej zmluve možno dohodnúť použitie sociálneho fondu aj na úhradu nákladov odborovej organizácie vynaložených na spracovanie analýz a expertíz alebo iných služieb nevyhnutných na realizáciu kolektívneho vyjednávania medzi príslušným odborovým orgánom a zamestnávateľom.

Zamestnávateľ nesmie poskytovať príspevok zo sociálneho fondu na účely odmeňovania za prácu a je povinný dodržiavať tzv. antidiskriminačný zákon (zákon č. 365/2004 Z. z.).

Daňové aspekty sociálneho fondu

Pre zamestnávateľa sú povinný prídel do sociálneho fondu a ďalší prídel do sociálneho fondu (spolu najviac 1,5 % z hrubých miezd) daňovým výdavkom. Tvorbu sociálneho fondu z iných zdrojov podľa § 3 ods. 1 písm. c) zákona o sociálnom fonde a tvorbu nad limit stanovený zákonom o sociálnom fonde nie je možné uznať za daňový výdavok. V zmysle § 21 ods. 1 písm. n) zákona o dani z príjmov nie sú daňovo uznané výdavky na sociálne účely, ktoré nie sú povinné zo zákona.

Príjmy zo sociálneho fondu sú na daňové účely rovnocenné s ostatnými príjmami zo závislej činnosti. Avšak, výnimkou sú tie plnenia, ktoré podľa zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov nie sú predmetom dane z príjmov alebo sú oslobodené od dane z príjmov.

Najčastejšie ide o plnenia, z ktorých zamestnanec ani zamestnávateľ neplatia daň z príjmov ani poistenie bez ohľadu na to, či sú poskytované zo sociálneho fondu, alebo z iných zdrojov.

Osobitné postavenie má uplatnenie oslobodenia podľa § 5 zákona ods. 7 písm. o) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov na nepeňažné plnenie poskytnuté zamestnancovi v úhrnnej sume najviac 500 eur za rok od všetkých zamestnávateľov. Zamestnávateľom vynaložené prostriedky na toto nepeňažné plnenie nesmú byť uplatnené ako daňové výdavky.

Príklady účtovania zdaniteľných a oslobodených plnení

• Príspevok na stravovanie (nepeňažná forma): Zamestnávateľ okrem príspevku z prevádzkových prostriedkov vo výške 55 % z ceny jedla prispieva zamestnancom zo sociálneho fondu na stravovanie vo výške 0,30 € na jedno jedlo zabezpečené v stravovacom zariadení iného zamestnávateľa. Tento príspevok, poskytnutý v nepeňažnej forme, je od dane oslobodený.
• Finančný príspevok na stravovanie: Zamestnávateľ, ktorý nemá možnosť zabezpečiť stravovanie, poskytuje svojim zamestnancom finančný príspevok na stravovanie z prevádzkových prostriedkov vo výške 4 € a zo sociálneho fondu vo výške 0,20 € na jedlo v odpracovaný deň. V tomto prípade nie je možné aplikovať oslobodenie od dane podľa § 5 ods. 7 písm. b) zákona o dani z príjmov.
• Firemná oslava: Zamestnávateľ zorganizoval firemnú oslavu, ktorá sa konala po pracovnej zmene v hotelovom zariadení. Zamestnancom a ich rodinným príslušníkom zabezpečil občerstvenie, ktoré uhradil zo sociálneho fondu. Oslobodenie od dane podľa § 5 ods. 7 písm. b) a c) zákona o dani z príjmov nie je možné uplatniť, pretože občerstvenie podaním jedla a nealkoholických nápojov nebolo na pracovisku zamestnancov a poskytlo sa aj rodinným príslušníkom. Hodnota občerstvenia poskytnutá jednotlivým zamestnancom a ich rodinným príslušníkom je zdaniteľným príjmom zo závislej činnosti.
• Vecný dar bývalému zamestnancovi: Zamestnávateľ pozval na vianočné posedenie aj svojich bývalých zamestnancov, ktorí odišli do starobného dôchodku, a zo sociálneho fondu im kúpil vecné dary. Vecný dar poskytnutý bývalému zamestnancovi sa považuje za nepeňažný zdaniteľný príjem zo závislej činnosti podľa § 5 ods. 1 písm. k) zákona o dani z príjmov. Zároveň je vymeriavacím základom pre platenie poistného na zdravotné poistenie.

DPH a sociálny fond

Pre uplatnenie nároku na odpočítanie dane nie je podstatné, z akého zdroja sa bude vykonávať úhrada za prijaté tovary a služby, pre odpočítanie dane je podstatné, aby boli splnené zákonom ustanovené podmienky podľa § 49 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty.

Účtovanie sociálneho fondu v jednoduchom účtovníctve

Tvorba a použitie sociálneho fondu sa účtuje v jednoduchom účtovníctve. Počas roka sa o sociálnom fonde neúčtuje v peňažnom denníku, tvorba sociálneho fondu sa eviduje len v Knihe sociálneho fondu. Výdavky zo sociálneho fondu sa v peňažnom denníku evidujú v stĺpci, ktorý neovplyvňuje základ dane.

Záväzky súvisiace so mzdami zamestnancov sa evidujú v Knihe záväzkov, v časti Mzdy. Splatnosť by mal byť deň určený na výplatu miezd u zamestnávateľa.

Príspevok zamestnávateľa podľa osobitného predpisu (zákon o sociálnom fonde) sa účtuje v prospech účtu 472 - Záväzky zo sociálneho fondu a na ťarchu účtu 431 - Výsledok hospodárenia v schvaľovaní.

tags: #ako #prvy #krat #zauctovat #socialny #fond