Evidencia ukončenia práceneschopnosti (PN) v softvéri MRP Mzdy a personalistika

Práceneschopnosť (PN) je bežná situácia, s ktorou sa stretáva zamestnávateľ aj zamestnanec. Správne zaevidovanie ukončenia PN v systéme MRP Mzdy a personalistika je kľúčové pre presné spracovanie miezd a dodržiavanie platnej legislatívy. Tento článok poskytuje podrobný návod, ako postupovať pri evidencii ukončenia PN v MRP, s ohľadom na rôzne aspekty a súvislosti.

MRP (Mzdy a Personalistika) je softvér, ktorý umožňuje evidenciu a spracovanie miezd a personalistiky. Tento článok poskytuje komplexný návod na zadávanie ukončenia práceneschopnosti (PN) v systéme MRP, a to na základe rozsiahlych informácií získaných z diskusného fóra používateľov tohto softvéru. Cieľom je poskytnúť ucelený a zrozumiteľný postup, ktorý bude užitočný pre začiatočníkov aj pokročilých používateľov.

Legislatívny rámec práceneschopnosti

Problematiku práceneschopnosti upravuje viacero zákonov, ktoré je potrebné poznať pre správne zaevidovanie a spracovanie PN:

• Zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Elektronická PN (ePN) a jej implementácia v MRP

Od 1. júna 2023 lekári povinne vystavujú potvrdenia o dočasnej pracovnej neschopnosti elektronicky (ePN). Funkcie ePN implementované v aplikácií MRP Mzdy a personalistika umožňujú priame prepojenie mzdového programu na elektronické služby ePN Sociálnej poisťovne. Zamestnávateľ môže sledovať ePN svojich zamestnancov aj prostredníctvom mzdového softvéru.

Ako ePN funguje?

• Lekár vytvorí ePN priamo v Národnom zdravotníckom informačnom systéme (NZIS).
• Zamestnanec už nemusí doručovať zamestnávateľovi a Sociálnej poisťovni žiadne dokumenty.
• Sociálna poisťovňa informuje zamestnanca aj zamestnávateľa o vystavení ePN.
• Komunikácia so Sociálnou poisťovňou sa realizuje prostredníctvom e-služieb Sociálnej poisťovne.
• Zamestnávateľ nahlasuje údaje potrebné pre výplatu dávky prostredníctvom e-služieb Sociálnej poisťovne, v záložke „ePN“.

Prepojenie MRP Mzdy a personalistika na eSlužby Sociálnej poisťovne

Na prepojenie mzdového programu a eSlužieb je potrebné zriadenie služby B2B. Po aktivácii B2B služby a udelení splnomocnení pre Elektronickú PN je možné z portálu eSlužby získať prístupový token. Token slúži na jednoznačnú identifikáciu a autorizáciu subjektu (zamestnávateľa) pristupujúceho k B2B službám Sociálnej poisťovne.

Automatické a manuálne načítanie ePN v MRP

Program MRP Mzdy a personalistika podporuje automatické aj manuálne načítanie ePN:

• Automatické importovanie ePN: Ak je zapnutý parameter "importovať ePN automaticky pri vstupe do firmy", potom automaticky pri spustení programu sa program pripojí na webový server Sociálnej poisťovne a importuje ePN. Funkcia sa vykonáva na pozadí, bez obmedzenia inej práce používateľa programu.
• Manuálny import ePN: Funkcia importu ePN je dostupná v agende Dochádzka zamestnancov. Tlačidlo "Načítaj ePN pre obdobie" načíta informácie o pracovných neschopnostiach za posledný mesiac od zadaného dátumu v údaji "Skúmané obdobie k dátumu". Po použití funkcie sú do tabuľky načítané ePN evidované na Sociálnej poisťovni. Program následne skontroluje obdobia neprítomnosti a zisťuje, či PN už existuje v evidencii období neprítomnosti. Môže sa stať, že funkcia "Načítaj ePN pre obdobie" importuje aj staršie PN, ktoré nespadajú do aktuálneho obdobia. V ďalšom kroku sú označené ePN zapísané do agendy Obdobia neprítomnosti, ako nové záznamy o PN.

Evidencia ukončenia PN v MRP systéme krok za krokom

Pre správne zaevidovanie ukončenia PN v MRP je dôležité postupovať nasledovne:

1. Získanie informácie o ukončení PN: Zamestnávateľ zistí dátum ukončenia PN zamestnanca. V prípade ePN túto informáciu získa prostredníctvom e-služieb Sociálnej poisťovne alebo priamo z mzdového softvéru, ak je prepojený na systém ePN. Pri "papierovej" PN je zamestnanec povinný doručiť zamestnávateľovi príslušný doklad.
2. Evidencia dochádzky: V evidencii dochádzky je potrebné označiť dni, počas ktorých bol zamestnanec práceneschopný. Do dochádzky je možné zaevidovať okrem odpracovaných dní aj tie dni, ktoré zamestnanec z akýchkoľvek dôvodov neodpracoval. Medzi tzv. vylúčené obdobia patrí napr. nemoc, neplatené voľno, ošetrenia u lekára, absencia, materská dovolenka atď.
3. Zaevidovanie ukončenia PN v MRP: V systéme MRP je potrebné nájsť agendu "Dochádzka" alebo "Neprítomnosti" (názov sa môže líšiť v závislosti od verzie softvéru). Následne vyhľadáte konkrétneho zamestnanca a jeho záznam o PN. V agende Dochádzka alebo Neprítomnosti, v zázname o PN zadáte dátum ukončenia PN do príslušného poľa (napr. "Dátum ukončenia").
4. Výpočet mzdy: Prepnite sa do miezd a otvorte mzdu zamestnanca. V okne mzdy nájdite kolónku "Nemoc" alebo podobnú položku.
5. Zadanie údajov o PN: Kliknite na ikonu alebo stlačte klávesu F4 (alebo inú klávesu definovanú v systéme) pri kolónke "Nemoc". Zobrazí sa tabuľka, do ktorej zadáte údaje o PN. Zadajte dátum začiatku a konca PN. Ak sa PN prenáša do ďalšieho mesiaca, zadajte ukončenie PN k poslednému dňu mesiaca (napr. 30. alebo 31.). Program sa môže pýtať na začiatok a koniec rozhodného obdobia a dobu neplatenia poistného. Rozhodné obdobie je zvyčajne obdobie od 1.1. do 31.12. predchádzajúceho kalendárneho roka.
6. Výpočet: Po zadaní údajov o PN spustite výpočet mzdy. Program by mal automaticky vypočítať náhradu mzdy počas PN a nemocenské dávky.
7. Kontrola a aktualizácia mzdových údajov: Po zaevidovaní ukončenia PN je potrebné skontrolovať a aktualizovať mzdové údaje zamestnanca. To zahŕňa prepočet náhrady príjmu od zamestnávateľa (za prvých 10 dní PN) a nemocenskej dávky od Sociálnej poisťovne (od 11. dňa PN). Je dôležité overiť správnosť denného vymeriavacieho základu (DVZ) a percentuálnej sadzby pre výpočet dávok. Ak sa vám výsledok nezdá správny, môžete si denný vymeriavací základ vypočítať ručne a porovnať ho s výsledkom programu. Ak program používa nesprávny priemer pre výpočet náhrady mzdy, môžete ho upraviť v karte zamestnanca v časti "Mzdové údaje" > "Nemoc".
8. Nahlasovanie údajov Sociálnej a zdravotnej poisťovni: Zamestnávateľ je povinný nahlasovať Sociálnej poisťovni údaje o ukončení PN zamestnanca. Pri ePN sa tieto údaje nahlasujú prostredníctvom e-služieb Sociálnej poisťovne. V prípade "papierovej" PN je potrebné použiť príslušné tlačivo. Po ukončení PN je potrebné oznámiť túto skutočnosť aj zdravotnej poisťovni. V MRP systéme by mala byť možnosť vytlačiť tlačivo "Zmena platiteľa poistného" alebo podobné tlačivo, ktoré odošlete do zdravotnej poisťovne.
9. Účtovanie miezd: Pri účtovaní miezd je potrebné správne zaúčtovať náhradu príjmu od zamestnávateľa a nemocenské dávky od Sociálnej poisťovne.

Príklad evidencie ukončenia PN

Predpokladajme, že zamestnanec bol práceneschopný od 1.2.2024 do 27.2.2024. V MRP systéme postupujete takto:

1. V agende "Dochádzka" alebo "Neprítomnosti" vyhľadáte zamestnanca, ktorý bol PN.
2. V zázname o PN zadáte dátum ukončenia PN: 27.2.2024.
3. Skontrolujete správnosť DVZ a percentuálnej sadzby pre výpočet náhrady príjmu a nemocenskej dávky.
4. Ak je to potrebné, aktualizujete mzdové údaje zamestnanca.
5. Prostredníctvom e-služieb Sociálnej poisťovne nahlásite ukončenie PN.
6. Pri účtovaní miezd za február 2024 zaúčtujete náhradu príjmu od zamestnávateľa (za 1.2. - 10.2.) a nemocenské dávky od Sociálnej poisťovne (za 11.2. - 27.2.).

Výpočet náhrady mzdy počas PN

Počas prvých 10 kalendárnych dní PN platí zamestnávateľ zamestnancovi náhradu mzdy. Výška náhrady mzdy sa vypočíta z denného vymeriavacieho základu (DVZ).

Výpočet denného vymeriavacieho základu (DVZ)

DVZ = Súčet vymeriavacích základov od 1.1. do 31.12. predchádzajúceho kalendárneho roka / Počet kalendárnych dní rozhodujúceho obdobia.

Sadby náhrady mzdy a nemocenského

Výpočet náhrady mzdy a nemocenských dávok sa riadi nasledujúcimi sadzbami:

Riešenie špecifických situácií

Pri evidencii PN v MRP systéme sa môžete stretnúť s rôznymi špecifickými situáciami, ktoré si vyžadujú osobitný prístup:

PN a dovolenka

Ak má zamestnanec vystavenú PN, táto PN ruší dovolenku. Zamestnanec nemôže čerpať dovolenku počas PN, a to ani na vlastnú žiadosť.

Ochranná lehota

Ak zamestnancovi plynie ochranná lehota (napr. ukončil pracovný pomer 2.2.2024), a v období 7 dní od ukončenia pracovného pomeru (t.j. od 3.2.2024 do 9.2.2024) je PN, nemocenské mu vyplatí Sociálna poisťovňa.

Chyby v mzdovom účtovníctve

Používatelia MRP sa často stretávajú s problémami pri spracovaní miezd a výkazov. Jedným z nich je napríklad nesprávne načítavanie poistného pri prijatí nového zamestnanca, ako bola dôchodkyňa na DPC. Riešením je úprava dátumov platnosti poistného a prepočítanie výplaty a úhrad poistného. Ak sa chyba týka predchádzajúceho obdobia, napríklad februára, je potrebné podať dodatočný mesačný výkaz a doplatiť rozdiel v odvodoch. Je dôležité predchádzať chybám pri spracovaní miezd počas PN. Chyby môžu vznikať pri výpočte mzdy použitím nesprávnych podkladov, nesprávnom výpočte preddavkov na daň, alebo pri nesprávnom uplatňovaní daňového bonusu.

Zamestnanec poberajúci starobný dôchodok

Ak zamestnanec poberá starobný dôchodok a ukončí pracovný pomer, má nárok na odchodné vo výške jeho priemerného mesačného zárobku, ak je to jeho prvý skončený pracovný pomer po priznaní starobného dôchodku.

Exekúcie

V MRP systéme je možné evidovať a spravovať exekúcie. V pracovnom pomere zamestnanca si nastavíte účet a výšku exekúcie. Ak je výška exekúcie nemenná, zadáte ju priamo v pracovnom pomere. Ak sa výška exekúcie mení každý mesiac, zadáte ju priamo vo výpočte mzdy.

Neplatené voľno

Ak má zamestnanec neplatené voľno, je potrebné to zadať do dochádzky.

Povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej a zdravotnej poisťovni

Zamestnávateľ má voči Sociálnej a zdravotnej poisťovni niekoľko povinností súvisiacich s PN zamestnanca, ktoré je potrebné dôsledne dodržiavať.

Sociálne poistenie

Základnou povinnosťou zamestnávateľa je platiť a odvádzať poistné na sociálne poistenie na účet Sociálnej poisťovne za kalendárny mesiac pozadu (§ 141 ods. 1 a ods. 2 zákona o sociálnom poistení).

• Register zamestnávateľov: Podľa § 231 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom poistení.
• Register poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia: Podľa § 231 ods. 1 písm. b) zákona o sociálnom poistení. Ak mesačný príjem zamestnanca presiahol 66 €, resp. nepresiahol 66 €.
• Prerušenie poistenia: Podľa § 231 ods. 1 písm. c) zákona o sociálnom poistení. Zamestnávateľ je povinný oznámiť pobočke Sociálnej poisťovne prerušenie poistenia zamestnanca do ôsmich dní od vzniku prerušenia. Napr. prerušenie od 11. dňa potreby osobného a celodenného ošetrovania fyzickej osoby uvedenej v § 39 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom poistení alebo prerušenie od 11. dňa osobnej a celodennej starostlivosti o dieťa uvedené v § 39 ods. 1 písm. b) zákona o sociálnom poistení.
• Oznámenie materskej a rodičovskej dovolenky: Podľa § 231 ods. 1 písm. d) zákona o sociálnom poistení.
• Predloženie výkazu: Podľa § 231 ods. 1 písm. e) zákona o sociálnom poistení. Ak zamestnávateľ zistí, že pri výpočte mesačnej mzdy vypočítal a vo výkaze vykázal poistné z nižšieho vymeriavacieho základu, ako mal, je povinný prepočítať mzdu nanovo a podať opravný výkaz.
• Oznámenie zmeny: Podľa § 231 ods. 1 písm. f) a g) zákona o sociálnom poistení.

Zdravotné poistenie

• Oznámenie zmeny platiteľa poistného: Podľa § 24 písm. a) zákona o zdravotnom poistení. Zmeny platiteľa poistného z dôvodu, že platiteľom poistného začína, resp. prestáva byť štát (§ 11 ods. 7 zákona o zdravotnom poistení). Zmeny platiteľa poistného z dôvodu, že poistenec v pracovnom pomere sa nepovažuje za zamestnanca v dňoch, v ktorých nepoberá príjem zo zárobkovej činnosti podľa § 10b ods. 1 písm. a) zákona o zdravotnom poistení a súčasne nie je fyzickou osobou, ktorá poberá náhradu príjmu, nemocenské, ošetrovné, materské, ktorej zanikol nárok na nemocenské a ktorej trvá dočasná pracovná neschopnosť alebo ktorej zanikol nárok na ošetrovné a ktorej trvá potreba ošetrovania alebo starostlivosti [§ 11 ods. 7 písm. m) a písm. n) zákona o zdravotnom poistení].
• Oznamovacia povinnosť: Podľa § 24 písm. b) a § 23 ods. 8 zákona o zdravotnom poistení. Zamestnávateľ je povinný oznámiť príslušnej zdravotnej poisťovni zmenu svojho názvu, sídla, bydliska, identifikačného čísla, čísla bankového účtu do ôsmich dní odo dňa zmeny.
• Platenie poistného: Podľa § 24 písm. c) zákona o zdravotnom poistení.

tags: #ako #zaevidovat #ukoncenie #pn #v #mrp